檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

李鳳裕

【摘 要】在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大力推動(dòng)之下，科學(xué)技術(shù)也在原有基礎(chǔ)上取得相當(dāng)明顯的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，將更大的便利性提供給社會(huì)各行各業(yè)。所以事業(yè)單位也需要針對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變，這是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)與方向。本文主要針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行進(jìn)一步分析。這可幫助事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)對(duì)自身檔案管理工作信息化目標(biāo)與需求的滿(mǎn)足，同時(shí)從根本上保障檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代化 信息化建設(shè)

從社會(huì)角度進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式在滿(mǎn)足社會(huì)需求與發(fā)展方面存在一定的不足，這也是導(dǎo)致事業(yè)單位答案管理效率長(zhǎng)期內(nèi)得不到有效提升的重要原因。提升資源的共享性是促使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)對(duì)自身檔案資料利用與管理效率大幅度提升的重要前提，同時(shí)也對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展有積極意義。這要求我們必須充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，并在分析其中存在不足的基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理的改善措施。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)代化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的誕生，為我國(guó)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都提供了優(yōu)良的技術(shù)基礎(chǔ)，并且對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理的落后性阻礙其正常發(fā)展。信息科技誕生后也相繼產(chǎn)生了許多相關(guān)技術(shù)和軟件，其中檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理提供了現(xiàn)今的技術(shù)基礎(chǔ)，并且事業(yè)單位檔案管理的信息化相比傳統(tǒng)管理模式有著突出優(yōu)勢(shì)。

首先，事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存，對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理模式來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理模式能夠?qū)n案信息保存到信息庫(kù)中，只是占有一定的存儲(chǔ)空間不會(huì)像傳統(tǒng)模式那樣占有現(xiàn)實(shí)空間，并且信息化檔案管理時(shí)所耗費(fèi)的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長(zhǎng)期或者永久保存成為可能，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存，并且對(duì)于檔案的管理質(zhì)量來(lái)說(shuō)也是極為可靠的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存是信息化管理的一項(xiàng)優(yōu)越之處。

其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國(guó)事業(yè)單位數(shù)量非常多，各個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料非常復(fù)雜，管理起來(lái)難度非常大，管理人員的工作量也就相應(yīng)加大了，因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)?fù)雜的檔案管理簡(jiǎn)單化，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代信息化檔案管理的過(guò)渡是事業(yè)單位檔案管理建設(shè)所必須經(jīng)歷的一部分環(huán)節(jié)，這要求我們必須針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行一系列的改革與管理，進(jìn)而在制度上實(shí)現(xiàn)對(duì)全面性改革需求的滿(mǎn)足，這也是幫助事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的有效途徑。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力

首先，我們可從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)自身角度進(jìn)行分析。在實(shí)際引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中，我們必須針對(duì)管理人員的檔案管理能力進(jìn)行定期培訓(xùn)，這也是保障檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中人才可靠性的重要方法。通過(guò)與傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法進(jìn)行比較后可以發(fā)現(xiàn)，管理人員在長(zhǎng)期的管理工作中呈現(xiàn)出一種較為迷茫的狀態(tài)，也不能實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面熟悉與掌握。

所以在掌握先進(jìn)管理理念方面也存在一定的不足，這也是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作長(zhǎng)期得不到有效提升的重要原因。事業(yè)單位充分結(jié)合自身實(shí)際，針對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，是改善上述問(wèn)題的重要手段。管理人員的操作以及技能都會(huì)在這一過(guò)程中得到較為有效的提升，也可從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)硬件設(shè)備操作準(zhǔn)確性的保障。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，基本的硬件設(shè)施是不可缺少的，那么在選擇硬件設(shè)備的時(shí)候，事業(yè)單位也要注意一些情況，例如，檔案管理所需的硬件設(shè)施一定要適合保存大量檔案資料，硬件設(shè)施的質(zhì)量一定要保證其可靠性，以此來(lái)避免檔案信息由于硬件故障造成的遺失情況。

（三）積極引進(jìn)或者開(kāi)發(fā)檔案管理軟件

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不僅要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)還需要專(zhuān)門(mén)的、科學(xué)的管理軟件來(lái)支撐龐大的檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，因此，我們需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，或者根據(jù)自身情況來(lái)開(kāi)發(fā)適合自身?xiàng)l件的管理軟件，以此來(lái)完善事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)。引進(jìn)管理軟件或者自身開(kāi)發(fā)軟件的時(shí)候也需要高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)此事業(yè)單位要積極改革傳統(tǒng)人力資源制度，從而保證人才選拔的正常進(jìn)行。

（四）信息化檔案管理要注重資源共享

我國(guó)事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)版的檔案信息為企業(yè)內(nèi)部人員查找資料、應(yīng)用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問(wèn)題，事業(yè)單位要在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的同時(shí)要將檔案信息同步到專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)頁(yè)上，以此來(lái)便利企業(yè)內(nèi)部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網(wǎng)絡(luò)上面也能避免信息化檔案管理發(fā)生故障后檔案的遺失。檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息的共享也從根本上體現(xiàn)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的便捷性，也使得現(xiàn)代化的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到高效利用。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及龐大的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與前提。檔案信息可在這一過(guò)程中實(shí)現(xiàn)向高容量?jī)?chǔ)存空間的轉(zhuǎn)移，并且有效地實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)在這一過(guò)程中被逐步取代，對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展有極大推動(dòng)作用。

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