大數據背景下檔案文化建設的創新

摘 要：大數據時代的來臨，檔案文化建設迎來至今為止最大的挑戰，信息的儲存、傳播和傳承都受到了一定的影響。面對前所未有的困難，我國檔案文化建設的創新與發展確實存在著一些困難，如何運用厚重的社會文化和科學先進的管理技術，全面實現大數據背景下檔案文化建設的創新是本文討論的主要內容。

關鍵詞：大數據；檔案；文化建設；創新

“檔案與文化建設”這一主題首次在2012年我國檔案工作年會中被提出來。什么是“檔案與文化建設”呢？它可以概括性地總結為四句話：一是把檔案資料發展成為文化產品；二是為文化建設提供檔案數據支持；三是為文化創新建設建立檔案記載；四是建立一套高效科學的檔案文化。這四句話概括性地指出檔案與文化建設兩者之間的關系，這也是指引檔案文化建設者工作的“領航語”。大數據時代已經成為一個不可逆推的事實，我們必須正視其帶來的挑戰和機遇，做好檔案管理工作的改進和創新。而這里的創新，并不是說對過往工作的全盤否定，而是在傳統的管理模式中保留仍舊適合時代發展的東西，然后再添加一些創新的、科學的、可行的元素入去，正真做好檔案文化建設的轉型升級。

1 大數據背景下檔案文化建設迎來了挑戰

檔案是人類歷史文化的傳承，是人類文明的載體，它反映一段時期的社會進步和社會狀況，是人類成長過程中寶貴的精神財富。檔案文化建設符合現代化、科學化的發展需求，就必須不斷豐富檔案文化的寓意，發掘檔案文化的價值，延展檔案文化的功能，為適應時代發展的要求逐步提高檔案文化建設水平[1]。然而，在大數據背景下檔案文化的建設和升級面臨著一些挑戰，主要表現在以下方面：

1、快速增長的數據給檔案儲存能力帶來挑戰

過往的數據庫其數據儲存形式比較單一，要求使用統一的數據儲存格式，高度追求一致性和容錯性，沒有較好的容納性和擴展性，導致一些新型的儲存格式如音頻、視頻等不能被兼容。大數據背景下要求檔案文化建設需體驗出擴展性和容納性，要求建立起一個專門保存數據的設備和先進的處理數據庫的技術，盡可能地彌補傳統數據庫的缺點。快速增長的數據對檔案儲存能力帶來挑戰的關鍵原因是數據庫技術水平的不足，研發和設計出分層儲存模式的大數據庫是檔案管理發展的主要方向之一。

2、信息全球化給檔案信息傳播能力帶來挑戰

80年代以來，隨著大數據技術的產生和應用，信息傳播速度飛速提升，傳播的范圍也快速擴張。伴隨生活水平，生活質量的提高，以及科學技術的穩步發展，人們對服務需求越來越多樣化，服務體驗也越來越嚴格化，給檔案信息傳播能力帶來了極大的挑戰。為了更好地應對這個困難，檔案信息的傳播途徑、內容、方式和規則等，都需要有科學的設計原則和系統的政策支持。

3、數據的時效性給檔案文化傳承能力帶來挑戰

大數據背景下檔案的信息來源發生了翻天覆地的變化，已經不再局限于傳統的采集模式，檔案信息的收集更多來源于社會龐大的數據庫，精準搜索后能自動生成和采集，檔案信息的傳承功能將會實現一定的提升[2]。大數據背景下對檔案文化的傳承功能提出了更高要求，在繼承傳統信息采集方式優點的基礎上，時效性、實用性和科學性需要有明顯的提高，建立簡單高效的人工智能數據庫將會是增強檔案文化傳承能力的重要途徑之一。

2 大數據背景下檔案文化建設遇到的挑戰

隨著科學技術的不斷進展，最近幾年，大數據作為一種新型統計儲存技術一直受到人們的關注，由于它尚未發展成熟，仍需進行反復的時間驗證。文化檔案建設在大數據背景下如何實現轉型升級，不管是在技術層面、管理層面還是法律層面都還存在一些改進的問題。

1、檔案文化建設技術需要進一步提升

日新月異的信息變化，以及復雜繁多的數據轉變是大數據時代信息增長的主要特點，給檔案文化信息管理的采集、儲蓄和應用帶來了前所未有的挑戰，其信息類型多種多樣，復雜程度也有顯著的增加，致使檔案儲存和計算規模也隨之增加。對支持復雜多樣大數據應用的設施設備的技術也提出更好的要求，包括了硬件設施：服務器和儲存；基礎設施：數據庫和運作系統；應用軟件：各種電腦軟件等。就目前信息管理技術而言，設計出集合理性和實用性的分層、分架構儲存信息架構是當前檔案文件管理和應用最為關鍵的技術，當然還包括了容量性高、運作速度快等計算機軟件，高度運作的數據搜索引擎，以及數據整理、采集和分類的計算機技術。縱觀檔案文化建設的整個過程，大數據技術的應用在實際應用中存在著一些有待解決的困難，。比如：大數據技術如何符合各企業部門營運實際進行適合的應用？這是大數據技術的實用性問題。大數據技術怎樣才能實現與傳統信息技術的完美融合，對數據資源的采集、整合和應用實現無縫瑕接？財政投入的資源能否滿足大技術技術的提高對人力、物力資金等方面資源的增長？大數據庫的應用在檔案文化方面能否確保公民的隱私是否得到最好的保護？這些是檔案文化建設長久以來都存在的問題，即使的發展成大數據技術層面，也是不可避免的挑戰。

2、檔案部門缺乏明確的職責和作用

從古到今在人們的印象中，檔案部門就是做好檔案采集和儲存的機構，承擔著保管公民“成長經歷”的社會職責，發展至今，檔案管理部門還需肩負起資源的有效利用和產出成正比，維護社會穩步發展的重大責任。而普遍企業的人員檔案管理直接交由人力資源管理部門，或者是行政管理部門負責，甚至在工作分工中，沒有明確有哪個部門哪些員工負責檔案管理的什么工作。在信息化技術的推動下，信息管理部門已不可僅僅延用傳統的管理方式就能達成檔案數據的有效管理，如何使用先進的大數據技術，實現新技術與舊資源的科學融合，是檔案管理部門面臨的實際問題。應當選擇怎樣資質的第三方信息處理服務商進行數據的有效整合？在大數據背景下，檔案管理部門如何明確自身的職責和作用？對于這些問題，不同的專家提出了不同的觀點，主要分為兩派：一派學者認為，檔案管理長久以來都是檔案管理部門的職責，而且一直處理得妥當，假如把檔案信息的儲存工作轉移給外包服務商，實際上就是放棄了這個職責；另一派學者則認為：大數據技術確實檔案管理和文化建設提供了良好平臺和機遇，檔案管理部門實際工作過程中的資源是非常有限的，假如還是沿用傳統的檔案管理方式，超然于大數據的環境以外，檔案原本的價值就會受到很大的影響，成為“靜態”的“寶物”，這明顯與時代發展不吻合。由此可見，在大數據背景下，檔案管理部門如何樹立明確的工作職責，實現有序的分工合作，發揮管理檔案的主導作用，是當前國家和政府在文化建設創新過程中必須考量的問題。endprint

3、檔案管理人員的素質參差不齊

在我國大部分企業單位中，沒有設置專門的檔案管理人員，因此，負責檔案管理工作的員工往往身兼多職，他們沒有足夠的時間和精力做好檔案文化建設的創新，對于這部分工作的績效考評也是無從依據，導致很多檔案管理工作再三延遲，工作效率和工作質量更是不可言喻。首先，檔案管理人員的工作責任意識薄弱，缺少對檔案管理重要性的認識，他們主要意識認為檔案管理只是做一些檔案信息的整理、分類和保存，把信息一字一句地按照實際情況錄入電腦即可，這些表明的工作不能激發他們的工作熱情，缺乏明確深刻的認識是影響檔案管理工作有效開展的重要原因之一；然后，大部分企業在檔案管理人員安排上都存在一個“通病”，習慣性地把一些知識水平不高，且年紀較大的員工，甚至他們沒有接受專業崗位職能培訓就直接上崗，在信息化大數據時代下，他們對新鮮事物和新知識新技能的接受能力也是十分有限的；最后，檔案管理人員缺少科學的檔案知識儲備，是影響企業單位實現檔案管理基礎工作和推動檔案文化創新的重大阻礙。在大數據背景下，我國企業單位的管理水平逐步提升，檔案管理模式也在不斷的探討中顯著進步，通過搜索一些常用引擎，企業單位能快速便捷地獲取第一手的檔案信息 [3]。檔案管理人員不僅僅是檔案資料的“搬運工”，還是檔案管理的“美化工”，在做好基礎檔案信息收集的基礎上，還需要把重點工作放在檔案的歸納整理和資源優化上。而當前檔案管理人員缺乏有效的檔案知識儲備，是影響單位企業實現檔案文化創新建設的重要因素，必須引起我們的高度關注。

3 大數據背景下檔案文件建設創新的建議

針對上述大數據背景下檔案文化建設遇到挑戰的三大問題，結合社會發展的需要和目前運作的實際情況，提出了以下三點對策建議：

1、做好檔案大數據文件建設創新的硬件和軟件支持

大數據背景下，檔案文化建設將會面臨龐大爆炸性的數據處理，怎樣才能做到快速高效地采集、歸納和應用檔案文化資源，是檔案文化建設創新發展必然面臨的困難之一。技術研發人員在吸收傳統檔案管理模式優點的基礎上，實現大數據技術與傳統模式的無縫融合是我們一直追求的目標。采用文檔、音頻、視頻一體化分層次、分類別的管理數據庫，專注研討檔案管理的規則、內容、背景等統一標準的操作方式，才能開發研究出符合大數據時代檔案文化建設需求的信息管理的技術工具。大數據與傳統相比，其優勢在于它不局限在單一的或某一領域的數據，而是集中從非結構或半結構的繁多復雜的信息中提煉出正在發生或可以預見未來將會發生的，從而搜索、采集、分類、歸納、整理出有價值的檔案文化信息，為滿足現在以及推動未來社會發展需求做出貢獻，為檔案文化建設創新做好準備。

實現檔案文化建設的創新與發展，關鍵需要抓好技術。信息資源放在不同的地方，其作用和價值顯著是不相同的。分析和挖掘檔案中有作用的部分，并把它歸納整理在合適的地方，才能發揮檔案信息管理的最優化，實現檔案文化建設的創新工作。做好檔案大數據文件建設創新的硬件和軟件支持，具體來說，硬件方面包括了計算機設備、數據庫儲存設備、打印機掃描設備等；軟件方面包括了數據庫信息處理系統、檔案管理歸檔系統、搜索引擎等。設施設備是推動一件事情往先進科學發展的基礎條件，沒有了基礎設施的支持，其他都是紙上談兵的事情。因此，大數據背景下檔案文化建設創新發展，首要是做好檔案大數據文件建設創新的硬件和軟件支持。

2、劃分工作流程明確各層次工作職責

信息資源是檔案管理部門工作得以開展的重要基石，假如沒有了檔案數據信息，可以說，檔案部存在的價值和意義就會大打折扣。而檔案管理部門作為檔案文化功能傳承和發揚的主要負責人，企業單位要梳理個部門檔案管理的審批流程，部門內部工作人員必須明確自身的工作內容和工作任務，在具體化、有目的性的指引下認真負責地工作。檔案管理部門應當整理一套處理流程，總結歸納平常工作中可能出現的突發事情，設計出同一問題的相對應的多個切實可行的解決方案，在提高檔案管理工作效率和質量的同時，能防止“踢皮球”現象的發生。與此同時，企業單位應當明確指出不同檔案文件的不同使用權限和使用范圍，經過部門主管審批簽字后才能歸檔文件材料以便日后應用。檔案文件包含了一個人的隱私，不能隨意翻閱資料和盜用信息，所以，明確檔案文件的使用范圍和使用規則是大數據背景下檔案文化建設創新必須堅持的原則之一。

3、塑造高素質的復合型檔案管理人員

檔案文化建設的創新除了具備先進的科學技術以外，還需有充分的知識儲備，高素質復合型的檔案管理人員是推動企業單位檔案管理工作優化的決定性人物。可以說，企業單位要想提高檔案管理水平，實現文化建設創新，必然離不開高素質的檔案管理人員，因為他們的素質技能一定程度上決定了檔案管理工作的工作質量。培養和組建一支不僅具備專業的檔案管理知識水平，還擁有高超的檔案處理能力，同時具備計算機操作技能，判斷能力、應變能力、決策管理能力的高素質復合型檔案管理人才隊伍是我國企業單位檔案文化建設創新一直追求的目標[4]。

塑造高素質的復合型檔案管理人才隊伍，可以通過兩種途徑實現：一是通過外部招聘，經過一系列的考察考評篩選出具備專業檔案管理知識和素質的人才；二是通過內部培訓，對現有的檔案管理人員進行技術培訓，采用專家講座、外出學習、課件學習、繼續教育等培訓方式，讓他們深刻認識到做好檔案管理和文化建設對企業的可持續發展的重要性，懂得如何從現有的檔案數據中，挖掘可用的信息資源，結合檔案管理的基礎知識和實操技能進行有效的檔案管理[5]。就個人而言，建議企業單位更多地選擇第二種方式做好檔案管理復合型人才的培養，因為這種方式的招募成本較低，且員工與企業的融合度更好，通過培訓后能在更短的時間內創造出更高的工作價值。

總體來說，大數據時代提高人們生活水平的同時，也改變了人們的生活方式，同樣地檔案文化建設在大數據背景下，也發生了翻天覆地的變化。過往傳統的檔案管理模式已經不能完全滿足社會發展的需求，運用科學高效的運作手段更能提高資料信息的采集、處理、分類和整理的效率。檔案文化建設的創新與發展這一課題已經成為社會關注的焦點。如何提高檔案管理質量，實現文化創新建設，是一個需要持之以恒的工作項目，也是擺在檔案工作者面前的一項重要任務。所以，面對目前檔案文化建設創新中存在科學技術跟不上發展需求，檔案管理部分工作職責分工不明確，檔案管理人員素質有待進一步提升等問題，我們應當積極地面對困難和挑戰，從實際問題出發，尋找出根本原因，有針對性地提出解決問題的對策和建議，為推動檔案文化建設的創新與發展出謀劃策。

參考文獻

[1]席暢.大數據背景下檔案文化功能探析[J].蘭臺世，2017，（11）：40-42.[2017-08-07].DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.11.09

[2]付彩霞.大數據背景下檔案管理模式的轉換與創新[A].國家檔案局.建設與文化強國相匹配的“檔案強國”論文集[C].國家檔案局：，2014：6.

[3]高靜.大數據背景下電子信息檔案管理創新研究[J].中國培訓，，：1.（2017-06-22）[2017-08-07].http：//kns.cnki.net/kcms/detail/11.2905.G4.20170622.1011.096.htmlDOI：10.14149/j.cnki.ct.20170622.048

[4]李靜.大數據背景下企業檔案信息化管理建設的思考[J].管理觀察，2015，（27）：117-118.[2017-08-07].

[5]王美云.大數據時代背景下檔案信息化建設的思考[J].城建檔案，2016，（09）：17-19.[2017-08-07].

作者簡介

戴晶君（1985-），女，漢，江蘇，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。endprint