提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略

龍向群

摘要如今我國市場經濟體制快速發(fā)展，企業(yè)在用工形式上有了很大變化，從傳統(tǒng)人事管理轉向了現(xiàn)代化人力資源管理。這是比較新穎的管理方式，與人事檔案息息相關，本文著重對提升人事檔案在人力資源管理中作用及策略進行了敘述，旨在更好地促進企業(yè)人力資源管理，為企業(yè)帶來良好的經濟效益。

關鍵詞人力資源管理 人事檔案 企業(yè)經濟效益

一、人事檔案和人力資源管理的關系

組織在人事管理活動中形成了人事檔案，它可以對個人經歷、工作表現(xiàn)等進行記錄及反映，把個人檔案集中保存起來的一種歷史記錄。人力資源管理，通過現(xiàn)代化的科學方法，對人員進行有效培訓、配置，讓二者達到最佳比例，其為能夠充分發(fā)揮人的主觀能動性，最大限度發(fā)揮人的才能。人力資源管理堅持以人為中心的核心，實行個性化管理模式。因此，人事檔案和人力資源管理二者間，協(xié)同作用，互相促進。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

在管理對象、內容上面，人事檔案和人力資源管理二者各有不同，然而，歸根到底都是人事管理范圍，有著緊密聯(lián)系。人事檔案在人力資源管理中的作用主要有：

（一）為制定人力資源規(guī)劃提供參考

如今，企業(yè)內部因素主要影響人力資源需求，有效的人事檔案管理能夠促進科學合理的制定及規(guī)劃人力資源工作，同時對企業(yè)人力資源狀況是否合理作出分析判斷，進而為企業(yè)編制人力資源規(guī)劃提供參考。

（二）為制定人才政策提供參考依據(jù)

通過人事檔案能夠很好地了解企業(yè)員工分布以及人員流動信息，進而企業(yè)能夠很好地作為參考依據(jù)，制定合理的人才招聘政策以及標準，最大限度的招納優(yōu)秀賢才，為企業(yè)帶來經濟效益。

（三）提升人力資源的合理配置

人事檔案可以很好的提高人與物的相結合，這在本質上實現(xiàn)了人力資源有效配置。通過人事檔案可以很好地了解員工信息，讓企業(yè)可以充分掌握員工人數(shù)、文化程度、專業(yè)素質等，可以實行有效的管理，進而實施合理的配置，發(fā)揮每個人的最大特長，達到最大工作效益。

（四）作為績效考核的重要依據(jù)

在企業(yè)進行員工績效考評時，通過人事檔案可以快速有效的掌握員工工作效果。績效考核，是對員工在職期間工作表現(xiàn)以及效果等方面進行的收集分析、評價傳遞相關的過程。其作為人力資源管理中重要組成部分，對企業(yè)員工職位晉升、工資獎懲起到很大作用。

三、人事檔案在人力資源管理中的不足

盡管人事檔案在人力資源管理中起著至關重要的作用，但在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應用缺逐漸減少。企業(yè)在人才招聘、采納、留任時對人事檔案缺乏重視，這主要是由人事檔案在人力資源管理中的不足導致。

（一）收集渠道過窄

在進行人事檔案收集時，由于渠道過窄，使得資料內容收集不夠全面，所以，在收集人事檔案材料時需要及時，目前國內企業(yè)的人事檔案，大都存在這方面的問題。

（二）內容真實性考核難度大

在如今，我國就業(yè)壓力增大使得很多人為了更好地找到滿意工作，在個人信息方面造假嚴重，假年齡、假學歷、假工齡等使得個人信息內容缺乏真實性。這樣嚴重誤導了人力資源管理部門管理工作的實行，阻礙了人力資源管理在企業(yè)中的作用發(fā)揮。

（三）高素質復合型管理人才稀缺

在企業(yè)中相對缺乏高素質復合型管理人才，在我國信息化程度高速發(fā)展階段要求人事檔案管理人員具備更高的素質。從目前狀況看，大多企業(yè)的人事檔案工作人員素質還普遍較低，缺乏專業(yè)檔案管理人才，對于復合型人才（具備計算機以及人力資源等多方面知識）十分稀缺。

四、提升人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮作用的對策

如今我國逐漸形成了現(xiàn)代企業(yè)制度，這就大大增加了市場競爭力，所以要求企業(yè)在人事檔案管理上轉換觀念，轉換服務模式，充分發(fā)揮人事檔案的作用，最終帶動企業(yè)經濟發(fā)展。

（一）人事檔案收集形式多元化

在進行人事檔案收集時，要保證形式的多元化，豐富、凸顯其內容特點。進而能夠為人力資源管理提供相關數(shù)據(jù)、信息，例如，進行人事檔案功能定位時，不局限于對基本信息材料的收集，如年齡、學歷、文化程度等，同時要加大對一些體現(xiàn)人才專長、個性以及個人信用記錄等內容的收集，最大程度上保證企業(yè)可以作為依據(jù)進行人才招聘、擇優(yōu)錄用、按需設崗等。

（二）做到客觀公正，保證人事檔案真實可靠性

人事檔案最基本的特性就是真實性，這樣才能充分體現(xiàn)其價值所在。對應人事檔案做到客觀公正，保證人事檔案的真實性，根據(jù)當事人的實際，做到實事求是。有效避免企業(yè)員工的造假行為。

（三）人事檔案現(xiàn)代化管理加快速度

在現(xiàn)代化管理人事檔案方面要加快速度，以及在人事檔案管理中運用現(xiàn)代科技手段，促進網絡化人事檔案管理的形成，學會充分利用網絡平臺，結合計算機建立一種數(shù)字化檔案，能夠實現(xiàn)企業(yè)內部資源共享，大幅度提升人力資源管理工作效率。