人事管理中人事檔案的信息運用

李婧

摘要：人事檔案為人事管理提供了科學(xué)的依據(jù)，創(chuàng)造了條件，只有加強人事檔案管理，才能為人事管理提供健全、到位、完善的信息，從而確保人事管理水平。本文分析了人事檔案信息對人事管理的重要作用，并分析了人事檔案信息的科學(xué)運用。

關(guān)鍵詞：人事管理；人事檔案信息；作用；應(yīng)用

人事管理具有一定的特殊性，是一項動態(tài)的管理，其中涉及到多項信息的整合、多種關(guān)系的協(xié)調(diào)，只有科學(xué)的人事管理模式才能支持并促進人才的發(fā)展，這其中必然需要借助人事檔案這項資源，人事檔案能夠為人事管理提供客觀、準確的信息，從而支持人事管理，提高人事管理水平，為用人單位的發(fā)展創(chuàng)造良好機遇，實現(xiàn)人才的高效、可持續(xù)培育與發(fā)展。

一、人事檔案信息對人事管理的重要作用

人事檔案是人事管理的重要依據(jù)，是對一個人出身、學(xué)習(xí)、工作等過程的真實記錄，人事檔案是一個人勞動待遇、社會福利、人事關(guān)系調(diào)動等的依據(jù)，有一定的法律效力，是整個人人生履歷的真實記錄。用人單位能夠憑借一個人的人事檔案來掌握員工的基本信息，能夠?qū)σ幻麊T工的能力、素質(zhì)等作出全方位客觀的評價，從中總結(jié)經(jīng)驗，從而達到人力資源的科學(xué)配置。

（一）為全面分析人力信息提供依據(jù)

人事檔案屬于人力信息資源，全面、深刻地記錄了某一人力的整個成長過程，用人單位可以憑借人事檔案來全面掌握其能力、專項技能、工作能力等，再依據(jù)其中的信息來進行人力資源分配，從而達到知人善任、物盡其力、人盡其能的目標，達到人力資源的全方位運用，實際的人員安排、崗位分配中可以憑借對檔案信息的查看來科學(xué)分配人員，最終實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。

（二）支持促進人力資源開發(fā)

用人單位借助人事檔案中的內(nèi)容和信息能夠?qū)σ幻麊T工的整體工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想政治水平等作出全面、綜合的分析，而且人事檔案具有動態(tài)性，是在人事管理中逐漸形成的，是對一個人基本信息、工作業(yè)績、素質(zhì)能力等的綜合反饋與計量，其中伴隨著文字、表格等形式，能夠更加真實、客觀、全面地反饋出員工整體素質(zhì)。從而支持并促進人力資源的開發(fā)。有了充足、完善的人事檔案信息，用人單位就能有所參照、有所依據(jù)地科學(xué)分配人力資源，有效統(tǒng)籌、兼顧用人單位的人才力量，從而促進人力資源的開發(fā)和運用。

（三）有利于人力資源的科學(xué)配置

有了充足、健全、完備的人事檔案信息，通過對信息內(nèi)容加以分析，就能夠?qū)θ肆Y源進行科學(xué)地開發(fā)、培訓(xùn)，從而更加高效地組織、帶動人力資源的分配，達到人才力量的科學(xué)配置，用人單位能夠根據(jù)人才培養(yǎng)、考核的結(jié)果以及人力資源的基本信息等來對人力資源做出科學(xué)的配置，從而達到人力資源的科學(xué)組織與完善。

二、人事檔案信息在人事管理中的應(yīng)用

（一）創(chuàng)建合理的人事檔案管理模式

要想達到人力資源的高效化管理，就必須科學(xué)利用人事檔案，就要創(chuàng)建科學(xué)的人事檔案管理模式，通過歸納、利用與整理人事檔案的相關(guān)信息、資料，來對人員進行科學(xué)地分配，實現(xiàn)用人單位的健康、可持續(xù)發(fā)展，達到資源的優(yōu)化配置。用人單位要形成人事檔案管理模式創(chuàng)新意識，積極改革人事管理模式，不斷完善、修繕舊式的人事檔案管理制度，從而適應(yīng)形勢的發(fā)展，規(guī)范人事制度，全面提升人事管理工作效率。

各個層次的管理部門必須切實根據(jù)上級部門的指示，參照單位自身的情況、特征等來積極充實人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，豐富其內(nèi)部的信息、數(shù)據(jù)和資源，而且要對人力資源的基本信息進行細化、分類化，形成精細化的人事檔案信息系統(tǒng)，同時，借助現(xiàn)代化信息、網(wǎng)絡(luò)科技來推動人事檔案信息的滾動式管理，活化人事檔案信息，從而達到科學(xué)化的人事管理。

（二）人才資源的分類管培

人事檔案是員工成長經(jīng)歷、工作履歷等的真實記錄，具有歷史性、客觀性，用人單位可以通過瀏覽人事檔案資料來對人才做出合理歸類，了解并掌握人才資源的特征、特長與不足，從而對其進行科學(xué)地分類，在此基礎(chǔ)上來逐類培養(yǎng)、培訓(xùn)，逐步形成學(xué)科帶頭人、專業(yè)引導(dǎo)者、業(yè)務(wù)精英等。這樣就能為人才的分類管理、逐類管控提供全面、到位的信息，這樣就能實現(xiàn)用人單位有限的人力資源力量的無限應(yīng)用，一方面能夠促進人才力量的發(fā)展，另一方面又能實現(xiàn)用人單位的人力資源科學(xué)分配。

人力資源通過分類管理與培訓(xùn)也能實現(xiàn)人才資源的科學(xué)分配，這樣就能從整體上實現(xiàn)人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮。

（三）創(chuàng)建人事檔案信息庫，信息化管理

人事管理中的人事檔案信息的利用需要借助一個現(xiàn)代化的平臺，用人單位為了提高人事檔案信息的利用效率，有必要引進電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，依托于這一數(shù)據(jù)庫來及時錄入、收集、整理、歸納人事檔案信息，使得人事部門能夠通過這一信息數(shù)據(jù)庫來調(diào)研、分析人事檔案信息，并動態(tài)地管理人事檔案信息，從而實現(xiàn)人事檔案的高效化管理，通過動態(tài)的搜索、收集與歸納人事信息，就能更加高效、科學(xué)地對人才資源做出科學(xué)分配，從而達到信息化管理目標。信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫能夠支持和帶動人力資源科學(xué)管理。

三、總結(jié)

人事管理中的人事檔案信息是一項有效依據(jù)，必須重視人事檔案信息管理，充分利用人事檔案信息，來支持人事管理，利用人事檔案信息來動態(tài)掌握人力資源的變化與發(fā)展，從而實現(xiàn)人力資源的科學(xué)化管理。

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