試論企業檔案管理計算機網絡建立的必要性

沈麗輝

摘要：在現代信息技術的推動下企業的發展逐漸融入計算機的應用，計算機在實際中的應用為企業帶來極大的便利，在此條件下對于企業檔案管理來說其計算機網絡建立的重要性也體現了出來。本文從檔案管理工作的現狀入手，探討了計算機網絡建立對企業檔案管理工作所起到的作用，分析了在企業檔案管理中存在的不足之處，并根據計算機網絡建立內容提出了在實際操作中應注意的事項，全面深入的分析了計算機網絡建立為企業檔案管理帶來的發展契機，使計算機網絡可以更好的在實際中進行應用。

關鍵詞：企業檔案管理；計算機網絡；必要性；要點

目前，檔案工作信息化是檔案管理工作發展的趨勢，也是現代企業發展中對企業檔案管理的必然要求。當今企業檔案管理已經普遍采用了信息化的模式，但多數還是以單機管理為主，在管理中只是應用計算機對檔案進行簡單的整理、存儲、歸檔等工作，此種模式顯然已經無法適應信息化時代，無法為企業檔案管理工作帶來發展及變化。為此，對于檔案管理來說其必須要尋求新的發展及突破，而計算機網絡的建立是目前企業所需要面對的最主要問題與發展需求。

一、企業檔案管理計算機網絡建立的必要性

（一）減少人力資源應用，提高檔案管理效率

計算機網絡建立突破了傳統檔案管理模式的局限，其在應用中可以有效的提高工作效率，通過電子化的檔案管理模式可以減少不必要的人力支出，同時相同的檔案數據可以進行復制、重復使用，使檔案資源利用效率更高。

（二）檔案應用更加方便，提高檔案管理服務水平

通過計算機網絡的建立可以使企業內部形成完整的檔案管理網絡，使檔案資源獲取更加方便，檔案資源的高度共享使其查詢、檢索等不再受時間、空間的限制，同時通過計算機網絡的應用可以完善檔案管理部門的服務功能，使其在實際中可以根據企業內部各個部門的需要提供相應的檔案服務。

（三）建立檔案數據庫，完善檔案管理功能

在企業檔案管理中建立計算機網絡需要具備相應的數據庫，這也是檔案管理向著現代化、信息化方向發展的必然要求。同時，數據庫的建立可以保證檔案資源不受外界因素的影響出現損壞的情況，保證此類檔案資源可以得到良好的存儲及管理。同時通過對檔案管理計算機網絡的建立，還可以增加管理功能，使檔案工作的開展可以滿足企業的多方面需求，推動相關工作的開展。

（四）推動檔案資源共享，保障檔案獲取更加全面

計算機網絡的建立使企業檔案不再只局限于企業內部應用，使檔案資源的利用更加充分，在網絡環境中通過檔案資源共享、推介、交流可以增強外界對企業的了解。同時在網絡環境中檔案資源的獲取也更加方便，有利于信息的采集，從而在其中提取出有用檔案資源。

二、企業檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理信息化水平不高

企業檔案管理工作中信息化建設是企業發展的必然要求，通過數據庫的建立及檔案電子化、數據化，使檔案管理工作的開展更加高效。但是根據調查發現，目前在企業中檔案管理信息化水平整體偏低，其多數處于檔案管理信息化的初始階段，這也使檔案管理工作在實際中所具備的功能及服務較少，達不到信息資源在企業內部全面共享及應用的效果，對企業內部各個部門的檔案信息不能完全匯總及管理，使檔案管理工作沒有達到理想的效果。

（二）檔案管理計算機網絡建立體系不健全

在企業中檔案管理的重要性及起到的作用經常被忽略，這也造成了其計算機網絡建立沒有受到應有的重視，沒有相應的體系及制度作為支持，造成檔案管理工作中其信息化程度不高，計算機網絡建立水平偏低，不能充分發揮出其在檔案管理工作中應有的成效。

（三）檔案管理工作者專業素質有待提高

為確保檔案管理計算機網絡化的建立可以順利施行并運用，要求檔案管理工作人員應具備相應的專業技術，保證計算機網絡建立可以滿足企業需求，并建立起適合檔案管理應用的管理系統，同時檔案管理人員還需具有專業的管理技能，以此來適應企業檔案管理工作的需要。但在實際工作中，一些檔案管理工作者對計算機技能掌握不夠熟練，對計算機技術更新要點掌握不足，造成其無法滿足企業檔案管理的現代化發展需要。

三、企業檔案計算機網絡建立的基本構想

（一）網絡建立的基本目標

建立企業檔案數據庫和檔案局域網，將檔案局域網聯入企業信息管理網和國際互聯網，實現檔案資源信息共享。檔案部門可根據企業的近期基本規劃，制定切實可行的方案。技術、資金雄厚的企業可統一規劃，一步到位；資金不足的企業可采取統一規劃、分步實施的方法，逐步擴大系統功能。

（二）加強人才培訓，提高隊伍素質

檔案計算機網絡建設的成敗，關鍵取決于人才。具有高素質、高技術的人員，才能建立高水平的網絡，因此，應注重檔案人才的業務和網絡化培訓。一方面，要加強檔案業務培訓，提高專業知識水平。另一方面，要加強計算機網絡知識的培訓，不斷掌握新知識、新技術，盡快造就一批既懂檔案業務、又懂計算機技術的復合型人才，以適應檔案計算機網絡建設的需要。

（三）保證檔案資料的全面性

企業檔案管理計算機網絡建立要保證每個細節之處認真、嚴謹、詳細。企業內部員工需要全力配合檔案管理人員，保證個人檔案的真實性，能夠正確反映員工在企業的真實工作情況。檔案管理人員在進行收集工作時，需要從企業內部各部門管理者、人才資源部門和財務部門做好溝通工作，只有做好基礎工作部門，使檔案資料更加全面完整，才能促進企業的未來發展。

四、結語

對于現代企業來說，檔案管理工作的開展水平在一定程度上反映出企業管理的水平及現代化發展程度，為此在實際中必須要通過合理的技術及方法來建立企業檔案管理計算機網絡，使其可以適應社會及企業的發展需要。計算機網絡建立對企業檔案管理具有至關重要的作用，企業管理人員和員工必須充分認識到其價值，是企業的戰略制定和未來發展堅實的后盾力量，而且能夠提升企業核心競爭力。

（作者單位：云南煤礦安全技術中心）endprint