淺析高職院校檔案管理信息化建設

詹俏敏

[摘 要] 檔案管理工作是高職院校重要的工作之一。文章主要分析高職院校檔案管理信息化建設的價值與意義，針對高職院校檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出幾點檔案管理信息化建設的相關措施，以適應高職院校檔案管理現(xiàn)代化建設的發(fā)展需要。

[關鍵詞] 高職院校；檔案管理；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 063

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0138- 02

1 高職院校檔案管理信息化的價值與意義

高職院校檔案資料記載著學院教學、科研方面及建設、發(fā)展的全過程，是反映和維護學校歷史面貌的一項重要工作。隨著科學技術的不斷進步，社會信息化時代的來臨及電子計算機技術的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足高職院校歷史文化的日益積淀及不斷發(fā)展與革新。高職院校檔案管理信息化有利于檔案管理工作的創(chuàng)新，有利于檔案資料安全有效地保存，有利于提高工作效率和管理水平。無淪從管理層面還是服務層面上看，檔案管理信息化都有其重要的意義和價值。

2 高校檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

當前，許多高職院校為了打造特色品牌、快速提高知名度，不斷擴大招生規(guī)模、壯大教師隊伍，并將學校的人力、物力、財力都集中投入到改善教學條件、提高教學和科研水平等直接影響辦學效益的方面。對于短期不會對學校建設和發(fā)展帶來負面影響的檔案管理工作，學校相關領導并未引起重視，因此對檔案的基礎配套、檔案管理的方法、檔案管理人員的培養(yǎng)等方面都缺少相應的投入。

2.2 專業(yè)的檔案管理隊伍匱乏

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，需要具備專業(yè)知識技能和高素質的檔案人才隊伍，尤其是隨著高職檔案管理信息化趨勢的不斷增強，檔案管理的技術和手段的不斷提高，也對檔案管理人員的工作水平和整體素質提出了更高的要求。然而，以往傳統(tǒng)的檔案管理對工作人員的學識水平、綜合素質要求相對較低，甚至對計算機操作也沒有明確的要求，形成雖有檔案管理人員負責但卻不夠專業(yè)的局面。

2.3 檔案信息管理手段相對落后

隨著電子文件的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的需求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化成為必然。傳統(tǒng)的檔案管理模式與時代發(fā)展格格不入，無論是硬件設備、還是規(guī)章制度、管理體制、工作方式等都不適應信息化建設的要求。

3 高職院校檔案管理信息化建設相關措施

3.1 從根本上加強檔案管理意識

高職院校檔案管理需要從領導層面出發(fā)，在思想上重視，認識高校檔案的作用、價值和意義，自上而下樹立發(fā)展意識，制定有效的監(jiān)督檢查計劃和實施標準，從而不斷的完善檔案管理工作各項內(nèi)容。長期以來，學院領導對檔案管理工作不夠重視，資金投入不足、基礎設備購置較少，沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，導致學校有很多重要的檔案資料沒有得到保存，嚴重影響學校檔案管理工作的有效開展。只有通過各級領導、相關部門在資金、人力等方面的大力支持，積極參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協(xié)作，進行檔案信息交流，積極開發(fā)檔案信息資源，根據(jù)有效的監(jiān)督檢查計劃和實施標準，設立專用的檔案管理經(jīng)費，對各個部門用于保存歸檔文件所需的檔案設備，給予經(jīng)費支持，并聘請專業(yè)的檔案管理人員及培養(yǎng)一批優(yōu)秀的兼職檔案管理人員，才能從根本上加強檔案管理意識，全方位提高檔案管理工作。

3.2 培養(yǎng)高素質的檔案管理隊伍

《全國檔案信息化建設實施綱要 》明確指出：檔案信息化建設 ，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源 ，不僅需要檔案專業(yè)人才 ，計算機專業(yè)人才 ，更需要既懂檔案業(yè)務 ，又熟悉信息技術的復合型人才。因此，培養(yǎng)一批綜合素質好、工作責任心強、業(yè)務熟練、人員相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍是高職院校檔案管理工作的重點。例如，有些院校不僅配備專用的庫房設備、聘請專業(yè)的檔案管理人員，還在各個系部設立基層檔案管理員進行各個部門檔案的收集整理工作，并定期對這些基礎檔案管理員進行專業(yè)培訓，聘請檔案學專家和實踐經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才進行業(yè)務指導；對優(yōu)秀的檔案管理員給予充分肯定并進行相應的獎勵，令其安心本職、更好的為學院的檔案工作服務，使得學院的檔案管理工作能夠有條不紊的進行。

3.3 提高檔案管理工作的質量和水平

通過制訂電子檔案管理辦法，加強電子文件歸檔管理來提高檔案信息化管理水平。檔案管理人員利用具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性的檔案管理軟件將收集的檔案資料進行數(shù)字化處理和轉換，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，對高職院校電子文件錄入、加工、歸檔過程處理等工作后，產(chǎn)生真實、完整、有保存價值的電子檔案，并應對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查。檔案部門要除去“等、靠、要”思想，全面深入研究檔案信息化建設的要點，做好文檔電子化工作，做好電子文件歸檔工作，加強文件的收集、錄著和管理，確保檔案發(fā)展與辦公自動化建設保持同步，實現(xiàn)紙質文檔與檔子文檔發(fā)展一體化。

高職院校檔案的管理方式要從傳統(tǒng)的管理轉向現(xiàn)代化管理，為用戶提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務，真正實現(xiàn)資源共享。檔案管理信息化對于保護檔案資料，提高檔案服務質量和水平至關重要。與此同時，又要保證重要檔案信息的機密性，既要積極開發(fā)提供檔案信息，為各項工作服務，又要堅持保密原則。對網(wǎng)絡的運行安全，必須要有充分的認識和相應的防范措施，并同時注意做好信息的備份工作。對重要的檔案信息一定要進行加密處理，也要進行備份存放，以便在信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或受到病毒入侵、黑客攻擊等緊急情況下能快速恢復系統(tǒng)的正常運轉和信息的完整。

4 結 語

總之，高職院校檔案信息化建設對學院的教學、科研、黨政管理和服務社會等工作都會產(chǎn)生積極的影響和作用，也是適應信息化社會的必然趨勢。作為高職院校的檔案工作者，應把高職檔案信息化建設與發(fā)展作為己任，切實做好相關工作，不斷提高專業(yè)知識技能，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守并勇于創(chuàng)新，為加快高職院校檔案信息化建設進程多做貢獻。

主要參考文獻

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