論如何做好煤炭企業采購業務內部控制策略

朱淑杰

摘要：采購是企業供、產、銷的第一道環節。采購物美價廉的物資是企業生產優質產品和低成本的關鍵。因此，做好煤炭企業采購業務內部控制就顯得非常重要，本文就內部控制的策略，論述一些觀點和方法，期望有助企業改善物資采購工作管理。

關鍵詞：煤炭企業；采購業務；內部控制

一、加強物資采購內部控制的重要性

材料物資是企業產品生產的第一要素，沒有它就不能形成產品的實體。但是，在市場經濟條件下，企業生產的產品既要質優，也要價廉才有競爭力。要做到這一點首先必須把好物資采購這一關。確保采購的物資質量好，價格廉。為了達到這個目的就必須抓好物資采購的內部控制，制定控制策略就顯得尤為重要了。

內部控制好了，不僅能為企業生產質量好，成本低的產品，也能為企業節約采購資金，減少庫存資金的占用，加速資金周轉，為企業實現利潤最大化做出貢獻。

二、物資采購內部控制存在的問題

當前煤炭企業物資采購內部控制存在的問題是：

（一）沒有一套完整的、科學的物資采購內部控制辦法。導致采購的隨意性。混亂性受不到有效的監控。

（二）物資采購計劃的編制沒有和企業預算銜接，物資采購的資金得不到有效的管束。

（三）物資采購人員業務素質偏低。對本企業產品所需物資的物理性能、化學成分，缺乏了解，無法做到采購經濟適用的物資。

（四）指標采購流于形式。雖然煤炭企業物資采購也搞指標采購。但在實際操作中沒有完全按指標程序辦理，大部分物資還是自由隨意采購。

（五）物資采購計劃編制不準確，造成庫存物資積壓過多，占用企業大量資金，加大了企業財務成本。

除了上述還有很多問題就不累述了。很明顯，制定煤炭企業物資采購的內部控制制度迫在眉睫，不搞不行。

三、煤炭企業物資采購的特點

煤炭企業屬于采掘業不同于其他工業制造業。它的物資采購的特點主要有三點：

（一）煤炭采購的物資沒有原材料，都是煤炭生產需用的輔助材料、備品備件、機器設備、生產工具。

（二）扎實企業采購物資相對固定，采購物資的批量也相對穩定。

（三）煤炭企業生產計劃決定采購品種和數量。

（四）貨幣資金和貨幣結算影響企業物資采購的資信度。

四、建立完整先進科學的內部控制制度

要建立一套行之有效的物資采購內部控制制度，首先要了解物資采購工作的全部流程。根據調查煤炭企業物資采購流程是：

第一步是編制采購計劃。它包含年、季、月物資采購計劃。

第二步是物資采購。大宗原材料和主要機器設備，常耗備件，實行指標，零星物資到市場采購。

第三步是貨物進庫階段。一要盤點數量，二要檢查質量。

第四步是辦理貨款結算。根據倉庫出具驗收單和采購物資發票到財務部門辦理貨款結算。

要建立內部控制制度，必須按照這四步流程分別制定行之有效的管控。

（一）組建物資采購內部控制監督小組成員由企業主管領導任組長。計劃、生產、技術、企管、財務五部門領導為成員。負責制定物資采購內部控制制度，并負責日常監控工作。

（二）物資采購計劃編制控制制度。供應部門編制完年、季、月采購計劃之后，報送領導小組審查。審查的內容主要看采購計劃是否和計劃部門編制生產計劃吻合；是否和生產部門編制產品生產所需主要物資計劃一致；是否和財務部門編制產品生產所需主要物資計劃一致；是否和財務部部門編制的預算相符。通過審查合格后交由供應部門執行。

（三）物資采購過程控制制度。對于大宗原材料、大型設備、常耗備品備件采購必須實行指標采購，指標會上企業的審計、財務、計劃、生產、技術部門負責人要參加。零星采購物資要做到貨比三家，擇優采購。

（四）采購物資驗收控制制度。驗收入庫的物資，應符合物資采購合同規定的品名、規格、質量。驗收的物資還要有產品出廠的合格證和驗收單。驗收入庫的物資不能有損毀、變質的現象發生。

（五）辦理貨款結算控制制度。辦理貨款結算，要有倉庫保管員填寫的入庫單和供方開出的發貨票，票上采購人、供應部門領導都要簽字。財務部門根據預算計劃進行結算付款，這些程序員一項也不能結算。

（六）盤貨的控制制度。為了減少庫存物資的積壓，節約流動資金占用。保證存貨安全，倉庫除了必須堅持年、季、月的物資盤存制度，還要隨時報告庫存物資存貨變動情況。

（七）建立信息平臺。利用互聯網搜集市場物資供應信息，反映采購計劃信息和庫存物資變動信息以及貨款結算和往來欠款信息。通過這些信息傳遞，掌握物資采購內部控制的主動權。

（八）物資采購內部控制應注意事項。制定內部控制制度必須遵循可操作性原則和內牽制原則，防止出現內部互相扯皮現象，消除權利真空給物資采購業務帶來的影響；在利用網絡現代化管理手段的同時，要嚴防高科技犯罪帶來的損失；加強對采購人員職業道德教育。使他們能夠盡職盡責完成物資采購工作。

（九）采購業務控制的方法。采購業務是由企業內部各部門共同完成的，必須結合各部門的業務特點，制定內部控制的方法：

1.為保證采購物資的安全與完整，防止徇私舞弊。在各控制環境應采取不相容職責相分離的原則。

2.采購業務是一個涉及面廣的系統工作，各部門必須相互溝通，密切合作。

3.采購業務的總目標和加強內部控制的目的是完全一致的。因此，采購業務和內部控制必須保證充分涉足煤炭生產需用。確保內部控制發揮應有的效果。

五、總結

建立和執行好物資采購內部控制制度，將使物資采購工作走上正確軌道，有利于企業提供產品質量，降低產品成本，提高經濟效益，實現企業經濟新常態的健康持續發展。

參考文獻：

[1]江偉.煤炭企業采購業務內部控制策略探討[J].企業改革與管理，2016（06）.

（作者單位：雞東縣煤炭調運辦公室）endprint