芻議電子檔案管理要點和有效改進措施

王志

摘 要：信息化已經實現快速發展，由此電子檔案大量產生，使之成為與紙質檔案一樣，具有重要保存和應用價值的原生信息記錄物。與紙質檔案相比，電子檔案的信息量更大、更加節省存儲空間，其生命力和發展空間巨大，但它也有一定的局限性和缺點。本文對電子文件檔案與傳統檔案管理之間差異、特點及實際管理中存在的問題加以分析，并提出針對性解決措施和辦法。

關鍵詞：電子檔案；特點問題；改進措施

當今處于全球信息化和網絡化時代。檔案在以傳統單一的紙質形式存在的同時，各類以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件隨之大量產生，即“電子文件檔案”。該類文件誕生及發展時間較短，由此引發的保管問題也時有發生。本文針對該類檔案如何實現科學管理加以分析和探討。

1 兩類檔案間差異

1.1 歸檔時間不同

傳統檔案在歸檔時，一般在下一個年度年初，對上一年度形成的檔案進行統一規納整理和歸檔。電子文件在歸檔上則靈活性較強。一般可隨時歸檔，還可在規定的時間周期內，按要求來統一歸檔。其流程是：先由文件形成部門，通過專用網絡傳至檔案管理部門，再以電子數碼簽名形式封簽認證；然后，由檔案管理人員登記，做好“原始分類，設定訪問限制級別”等各項工作，用于用戶進行日后查找利用。因其可隨時歸檔，漏歸現象得以避免，歸檔的及時性和完整率有所保證；此外，這種做法快速便捷符合該類文件特點，還可避免電子檔案流失和因病毒致其損壞。

1.2 歸檔方式不同

紙質文件一般采用分類裝盒的形式進行。而電子文件采用的電子編碼技術，其缺點是載體無法固定，可隨時進行編輯修改不留痕跡；如文件，其鑒別文件原始性的憑證性關鍵信息可通過技術手段更改。這些特點，使其辨別“原始憑證性”變得復雜困難。所以，要對電子文件形成過程中每一步的保密性加以關注。即：傳輸、處理文件每一步進程都不得出現錯誤，確保檔案部門收到的電子文件具備“原始性和真實性”。要做到保證電子文件法律憑證地位，必須在“數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護”各個環節，采取保密手段和方法。

1.3 保管方式不同

紙質檔案為保證其安全，一般采用異地備份方式，但其占用大量空間，且工作量較大，浪費大量紙張。電子文件載體因技術更新，在不斷更新換代和升級，其保管方式和手段也在逐步變化。這些變化，都影響了電子文件的長期可讀性。雖然檔案部門也應對電子文件以紙質檔案形式作為備份，但檔案部門還應在接收電子文件和轉換后，再以通用、統一格式進行存儲，以使其在技術不斷更新的情況下，還能實現以往儲存檔案的有效準確讀取，實現信息資源的共享性。

2 電子檔案特點

電子檔案與紙質檔案相比來說，其特點是：

2.1 紙質檔案具有可直讀性

即紙質檔案經過調取后，可以直接由使用者進行閱讀，而電子文檔則對技術設備有較強的依賴性。如常使用的磁性介質（硬盤）或光盤，都需要通過計算機或其他形式來讀取其數據，不能夠直接讀取其內容，具有非直讀性。

2.2 電子檔案存儲環境要求高

存儲量大、保存條件和環境要求高，是電子檔案存儲方面的基本特點。由于電子檔案是存貯于相應的介質當中，其對于貯介質質量、載體存在環境、存儲信息的有效期都有較高的要求。如果一旦存放不當，如濕度過大，其中大量的數據都可能全部丟失或者發生損壞。

2.3 電子檔案的安全性要求高

電子檔案的保密性和對其系統的安全性要求也都很嚴格。如，以計算機保密系統為例，它的各類措施手段比較完備是比較完備的。主要采取的安全性措施包括：可根據檔案級別，設置不同密碼；可根據人群，授予不同管理權限等。但需要強調的是，不但個人操作不當可能造成信息損失， 而且，因受計算機和計算機網絡本身技術性影響，電子檔案都可能因被黑客攻擊或被各類病毒感染而造成不可估計的損失。

2.4 電子檔案方便存儲、查詢，共享

傳統紙質檔案具有實物特征，具有直觀可視性。電子檔案在讀取時，需借助計算機硬件與軟件系統環境，比較麻煩，但在計算機進行分類處理和存檔后，通過電腦上進行檔案資料查詢檢查以及下載打印，就十分便捷，這種優勢，傳統紙質檔案不能比擬的。

2.5 電子檔案資料較容易修改和復制

這種特點，需要檔案管理人員具有較高綜合素質和原則性。傳統的紙質檔案其直觀性和唯一性，很難被修改，即便是被修改，也容易察覺。電子檔案既容易被修改，也難以查出修改痕跡，難以保持它的原始面貌，也缺乏原始依據性。

2.6 電子檔案對檔案專管人員素質提升提出新要求

電子檔案由人操作計算機管理，這要求檔案管理人員既要熟悉檔案管理知識，還要掌握與其崗位相適應的計算機操作和維護知識，傳統的保管員式管理已經滿足不了要求。

3 管理電子檔案的有效措施

3.1 堅持電子檔案原始性，真實性和安全性

堅持確保接收到的電子檔案原始性，真實性和安全性 ，這對于電子檔案管理者是根本性要求。鑒于電子檔案原始性鑒定難度大，其信息內容“出錯”的概率和機會比傳統紙質檔案高得多。而且，電子檔案容易被復制和篡改，且篡改后不留痕跡，在通過網絡傳輸時，還易受病毒的入侵，被竊聽、泄密、篡改和偽造。其信息安全受到嚴重威脅。因此，要重點強化軟件及硬件兩個方面管理措施。軟件上，進一步加強“簽署技術、加密技術、身份驗證、增設防火墻、增加防寫措施”；硬件上，要選擇和使用“性能穩定、功能齊全”的硬件設備。

3.2 對電子檔案管理系統功能進一步完善

在這方面，應該堅持從設計，到管理及使用的全方位管理。在系統設計階段，要嚴格遵循有關規定標準，充分聽取與檔案管理相關部門意見。如，文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門，都應從各自分工、工作流程等各方面，及時提出改進的意見建議，實現流轉部門之間無縫對接。在軟件建設上，要研發功能進一步完善的軟件系統，以保證電子檔案管理真實有效。同時，應加強電子檔案管理作復雜性技術工作認識，積極做好電子檔案管理各項標準和制度建立工作，以制度為有力武器，防止有長期保存價值電子檔案在形成、使用、歸檔過程，遭受損失。此外，還對檔案部門作業流程、工作制度進一步完善，明確職責、權限及義務，維護其部門權威性。

3.3 以法律手段保證電子檔案法律效力及安全

要實現電子檔案與紙質檔案具有相同法律效力，必須要通過及時出臺相關的法律條文，出臺法律補充條款。一方面，應加大打擊電子檔案犯罪力度，嚴懲與電子檔案相關的違法犯罪行為，使犯罪分子對這種違法犯罪行為不想為、不敢為、不能為，確保電子檔案安全。另一方面，國家既要進一步明確電子檔案法定檔案地位，也要由檔案管理部門負責，進一步加強電子檔案業務指導制定規范措施，進一步調查研究現有規章制度，實現其管理的規范化發展，實現更好的宏觀管理。

3.4 強化電子檔案制作環節和人員的管理

3.4.1要緊緊抓住電子檔案制作環節管理。電子檔案每一個環節，如“存儲、檢索、傳輸”等處理都是由人來完成。因此，加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求，是必然要求也是必然之路。要加強電子檔案制作和管理人員，法律法規教育，加強保密性教育，定期做好技術性培訓工作。要采取積極有效措施，切實提升電子檔案制作者和管理人員的工作責任心，使他們工作上認真負責，技術上精益求精，以滿足新時期對于電子檔案管理的新要求。

3.4.2明確電子檔案制作階段職責。電子檔案在進行檔案制作過程中，應明確作為檔案制作人員在保證其制作電子檔案在“真實性”和“能被保管、保存”方面的責任。為避免制作人員相互推諉、扯皮造成電子檔案在制作階段，造成失真現象，要明確具體參與人員各自職責范圍。特別是在以合作方式開展電子檔案制作時，要劃分清楚各環節人員職責范圍，確保其各司其職，各負其責。

4 結束語

電子文件是實現社會進步具體體現之一。加強電子文件管理是新時期檔案管理人員需要認真面對的新課題和新挑戰。如何根據時代發展，探索確保電子檔案的真實性、完整性和安全性的新思路和新方法，是實現安全、可靠的保護檔案資源，也是更好地實現檔案利用，促進經濟建設發展的要求，需要共同努力。