淺談高職院校系部教學秘書工作的幾點認識

呂潔

摘 要：高職教學秘書工作是學校教學管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學秩序和提高教學效率中發(fā)揮著特別重要的作用。本文以作者本人從事秘書多年的工作經(jīng)驗，談談自己的幾點認識，供同行參考。

關(guān)鍵詞：淺談；高職院校；教學秘書；認識

在連續(xù)幾年的高校擴招之后，中國高等教育從注重辦學規(guī)模的擴張開始轉(zhuǎn)向更加注重人才培養(yǎng)質(zhì)量的提搞，各個高校都在積極的開展內(nèi)部管理體制的改革和探索。高職院校教學秘書工作是學校教學管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學秩序和提高教學效率中發(fā)揮著特別重要的作用。作者本人從事秘書多年的工作經(jīng)驗，談談自己的幾點認識。

一、高職院校教學秘書工作的重要性

高職教學秘書工作是學校教學管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學秩序和提高教學效率中發(fā)揮著特別重要的作用。高職院校教學秘書主要工作是協(xié)助教學主任管理日常的教學活動，同時做好教學服務管理、組織協(xié)調(diào)、檢查監(jiān)督、咨詢反饋等工作。

1.教學服務和管理。

教學管理是為學校師生提供服務，教學秘書的崗位職責是行政管理，要對教學過程中的教學計劃管理、教學運行管理、教學檢查督導。有效維持穩(wěn)定有序的教學秩序。教學秘書每學期都圍繞師生做教學服務，處理各種具體的教學問題，保證教學活動的有序開展。本校“三個一切”，一切為了學生、為了學生的一切，為了一切學生。展示了教學服務管理的重要性和學校辦學理念。

2.教學檢查與督導。

高職院校在讀學生普遍學習興趣動機欠缺，教師現(xiàn)有的教學方法很難提起學生的學習興趣。做為高職基層的教學管理人員，教學秘書在日常的教學活動中要對課堂進行檢查與督導。為保障教學質(zhì)量和教學水平的不斷提高，及時發(fā)現(xiàn)并改進教學過程中存在的各種問題。教學秘書需要協(xié)助教學主任掌握系部教學質(zhì)量，及時了解教學活動的各種情況，做好教學主任的行力助手，為教學主任分難解憂。教學秘書是“教”與“學”的重要紐帶，要經(jīng)常深入課堂了解教師的課堂教學情況、學生的聽課情況。檢查督導教學環(huán)節(jié)的落實是否到位，主動發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，避免教學事故，以保證教學質(zhì)量和提高教學效果。

3.綜合協(xié)調(diào)。

教學秘書還有一個重要的職能就是綜合組織協(xié)調(diào)工作。日常工作中要組織系部落實各項工作。一方面，這些涉及部門人員較多的工作都是要教學秘書協(xié)助教學主任完成。另一方面，由于教學管理工作是縱橫的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，教學任務的完成需要多個部門共同完成。擔起上傳下達、合理統(tǒng)籌的重責，通過有效的溝通手段，協(xié)調(diào)各職能部門與教師和學生之間的關(guān)系。教學秘書良好的協(xié)調(diào)與溝通是維持系部正常教學秩序的重要保障。

4.咨詢反饋。

教學秘書除了承擔日常工作，還要把教學管理文件傳達給師生，并主動征求和聽取他們的意見和建議，及時反饋給系部領(lǐng)導或教學主管部門，做好上情下達、下情上呈的協(xié)調(diào)溝通工作。

二、高職院校教學秘書應具備的素質(zhì)

教學秘書的工作性質(zhì)決定教學秘書需要具備良好的思想政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)以保證教學管理工作的質(zhì)量。

1.思想政治素質(zhì)。

教學秘書要端正心態(tài)，端正服務理念，從思想上給自己進行角色定位。熱愛本職工作，樹立全心全意為教育事業(yè)服務的思想。要有奉獻精神和高度的責任心和事業(yè)心，顧全大局。在工作中堅持原則，嚴格按照規(guī)章制度辦事，不以教師的職務高低和職稱高低取決服務態(tài)度的熱情。

2.扎實的業(yè)務技能。

教學秘書的日常工作需要不斷積累經(jīng)驗和規(guī)律。因此，教學秘書要盡快熟悉崗位職責，明確工作職責，積累扎實的業(yè)務水平。工作過程中要細致謹慎、考慮周到，善于在工作中不斷吸取新的知識，不斷總結(jié)工作方法，完善工作技能；不斷提升自己的業(yè)務技能，能熟練操作辦公室事務管理、檔案整理、計算機應用、寫作技能等。

3.良好的溝通能力。

良好的溝通能力讓教學秘書在開展工作時更順利解決問題，有效溝通可以提高辦事效率，工作中能夠得到同事和領(lǐng)導的幫助；良好的交通能力更容易讓教學部門的團體工作氛圍更融洽。

三、目前高職院校教學秘書工作中普遍存在的問題及解決問題的有效性途徑

1.教學秘書工作不受重視。

教學秘書工作是一項非常繁瑣的工作，且短時間看不到直接的成果。部分學校重教學輕管理，教學秘書地位不高，認為教學秘書當不了老師、搞不了科研，導致很多職員不愿意長期從事這個職業(yè)。因此，學校要重視教學秘書工作。學校要明確教學秘書相應的職責和權(quán)利，要制定相應的教學秘書職稱和職務考核評價體系，充分肯定和評價教學秘書的工作和業(yè)績，激發(fā)他們的工作熱情，樹立做好本職工作的信心，確保教學管理工作的順利進行。

2.教學秘書工作責任重，激勵機制欠缺。

教學秘書工作復雜、面廣、瑣碎。教學秘書工作每一個環(huán)節(jié)都不容許出差錯，不能出教學事故。每一件都很重要，需要教學秘書有較強的責任心才能做好。同時，教學秘書工作的服務性質(zhì)決定教學秘書權(quán)限低，甚至有責無權(quán)。對于類似的默默奉獻的教學服務崗位，部分學校的崗位激勵機制欠缺。因此，強化教學秘書的職業(yè)道德意識是必要的。教學秘書在協(xié)助系部領(lǐng)導下達任務、督促完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等同于領(lǐng)導，要樹立起良好服務的態(tài)度。

3.接受進修培訓的機會少。

教學秘書的工作作息時間跟著學校的課堂作息時間轉(zhuǎn)，需要隨時關(guān)注教學運行狀況，及時處理各種突發(fā)的問題，有時甚至要犧牲休息時間解決各種問題。導致部分教學秘書很難抽出時間參加講座、培訓，外出參觀學習和教學培訓等活動，甚至有的從事幾十年的教學秘書沒有獲得過培訓進修的機會。導致教學秘書視野不寬闊，知識匱乏，知識更新不及時，阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。所以，高職院校要重視提高教學秘書的綜合素質(zhì)。必要時定期開展教學管理方面的培訓，使教學秘書系統(tǒng)地學習教學管理知識，接觸新知識、新理念，不斷提高業(yè)務水平，關(guān)注前沿的教育教學方面的動態(tài)，提高自身的綜合素質(zhì)。

參考文獻：

[1]董志尚.淺談高職高專院校系教學秘書的工作[J].經(jīng)濟研究導刊，2014，22.

[2]李秀芳.高效的高職院教務秘書隊伍建設(shè)之淺析[J].文教資料，2008，10.

[3]向立志，崔曉莉.從企業(yè)需求探討高職文秘教育存在的問題及對策[J].當代教育理論與實踐，2012，2，2.