總包模式下文件前端控制探究

摘 要：要實現良好的文件管控，需要解決文檔體系不完備、文檔不同步等一系列問題。通過實現前端控制，可以優化電子文件系統的作用，提高文件流轉和檔案歸檔質量。

關鍵詞：前端控制；文件；檔案；電子系統

近年來，核電行業的建設腳步逐漸加快，核電領域再次回暖。為保證工程建設的穩步進行，核電工程總包的模式越來越廣泛的推廣開來，成為各電站建設的主流方式。相對于二代核電成熟的管理體系，三代核電技術AP1000堆型電站面臨更多的技術難題，作為工程建設必不可少的一部分，文件控制和檔案管理愈發突顯其重要性。

要管控好項目工程文件，就必須保證文件從產生到歸檔過程中的正常流轉和有效利用。在新的歷史條件下，文件的前端控制越發顯得越發重要。

1 前端控制概念

所謂文件的前端控制，是指針對文件（或在工作中形成的各種載體的文字記錄）的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即文件管理系統設計階段）就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并在文件形成和維護階段進行監督。對于核電項目來說，核電站的建設，涉及暖通、建筑、結構等多個專業，需要不同單位在建設的各個周期通力合作，方可圓滿完成項目建設。作為總包方，對這些文件進行前端控制，可以保證文件流轉的準確性，也可以保證檔案體系的完整和利用效率的提高。

之所以對文件進行前端控制，主要包括以下幾點原因：

1. 避免紙質與電子文件收集不同步造成的管理困難

在文件流轉過程中，有效利用文件的同時保證文件信息原始性和文件載體安全性，是文件實現功能的基本要求，也是文件控制工作必須履行的職責。文檔部門對工程建設產生的大量技術文件進行檢查、著錄、傳遞、分發。在信息化推廣階段，現場產生的項目控制文件，編制和關閉仍然需要在線下完成，原始信息保留在紙質形式中，電子文件承載著優化檢索，方便信息傳遞的職責。這就造成了一份文件同時具有紙質和電子兩種形式。在文件完成使命轉化為檔案時，這些紙質文件如果具有保存價值，就要轉化成檔案。

但在實際工作中，由于文件控制管理不到位，體現文件原始性的紙質文件，沒有得到有效保存，在文件歸檔環節，編制文件的責任方向文檔部門移交紙質文件，出現文件內容不完整，電子文件與紙質文件不一致，原始文件丟失等情況。而前端控制就是要明確文檔工作的管理體制，從事后控制轉變為事中控制，事中控制轉變為事前控制。將文檔管理從后端推至前端，從管理體系上保證工程文件的安全，以及項目檔案素材收集的完整。

2.加強文檔一體化的有效銜接

所謂文檔一體，是從文件管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文件到檔案的數據暢通、完整性。具體來說，包括以下幾點：

首先，文件與檔案的傳承關系需要文件一體化。建設項目文件具有分散性，多樣化特點，項目檔案的優劣，很大程度上取決于文件形成質量的好壞，以及文件內容的是否完整、齊全。如果在前期階段，文件的管控不嚴格，后期就會無法滿足檔案管理的歸檔要求，從而直接影響檔案歸檔的及時性和有效性，妨礙檔案的整體驗收。

其次，文件的真實性與原始性需要文檔一體化。檔案的原始性決定了檔案資料不能隨意的替代和修補。而電子文件具有不穩定和易于修改的特點，通過技術手段，對電子文件進行修改、增刪，且不留下痕跡是可以實現的，這就給檔案的原始性和安全性帶來了挑戰。檔案不能真實反映工程建設的建設情況，就失去了它的意義。前端控制技術，可以借助電子系統，對文件的流轉過程進行監督，保證系統中的電子介質能真實反映文件形成、流轉的整個生命周期。

第三，提高文件控制與檔案管理工作效率需要文檔一體化。文件由產生到永久保存是一個動態的整體運動的過程。然而，這個過程往往不能有效銜接，文件與檔案的界限劃分的過于明顯，造成一份信息在流轉和保存的不同階段，屬性信息被重復檢查，浪費了有限的人力資源。所以前端控制的介入，可以有效的保證檔案材料歸檔前屬性真實、完整、準確。

3.規范文件傳遞原則

文檔管理不是文檔部門一方的責任，想要做好文檔工作，需要責任部門和其它參建單位通力合作。核電工程周期長、體系龐大，涉及勘察、設計、建設、施工監理等多個環節，不同種類的文件需要總包方統一管理按需傳遞。如果沒有明確的文件遞交原則，就會造成文件信息傳遞不準確，格式要求不規范。因此，文檔部門必須制定明確的文件遞交原則，協調各方按照正確的渠道傳遞文件，保證文件各個的流轉狀態出于控制范圍之內。前端控制技術，可以保證文件在各個流轉過程符合文件遞交的屬性要求，保證文件質量要求。

2 前端控制的實施措施

1.加強電子文件和紙質文件管控同步性

目前，電子文檔系統廣泛應用，無紙化辦公成為文檔今后發展的趨勢，但在一段時間內，紙質文件和電子文件仍會同時流轉。為解決電子介質和紙質介質同步問題，保證文件歸檔的原始性，我們可以在接收電子文件的同時，注意紙質文件的收集。通過電子系統跟蹤兩種介質文件的保存情況。如果電子文件處于已關閉狀態，需要對其進行歸檔，文控必須確保紙質版文件同時移交至文檔中心。這樣，文件的不同介質形式都可以得到有效控制。如果出現未歸檔情況，文控也可以根據“誰編制，誰負責”的原則，及時發現問題源頭，與責任方溝通協調，保證文件完整性。

2.優化文檔系統結構，整合系統功能

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。建立便捷的檔案管理系統，離不開電子文件的收集和整理。目前，檔案電子系統的構建大都在文件系統的基礎上構建的，文件的元數據仍然保留在文件系統中。如果依據文件類型建立過多的電子文件系統，會給檔案系統屬性的設置造成困擾，從而影響檔案查詢的便捷。所以，筆者認為，為實現電子檔案系統的方便利用，文件系統應整合系統功能，將具有相似流程的文件類型整合在同一個電子系統中，以方便檔案人員在電子組卷時搜素和篩選信息。

3.建立電子文件預歸檔制度

由于文件始終處于流轉過程，所以一份電子文件通常保留了不同的流轉狀態。在歸檔時，只有已關閉或已終結流轉狀態的文件才會被歸檔，而其他過程性文件則不需要。文件歸檔時，檔案人員不僅要判斷文件的狀態已關閉，還要檢查文件的著錄屬性是否與實際相一致。如果建立文件預歸檔制度，將文件檢查的工作由歸檔的事后控制，推前至文件形成階段的事中控制，就可以提高歸檔的效率。文件在關閉狀態由文控人員審核，確保流轉狀態符合歸檔需求，文件屬性填寫完整、準確。檔案人員歸檔電子文件時，就無需對文件的屬性和狀態進行再次確認，從而提高歸檔效率。

4.制定長期的監督管理機制

前端控制將對文件的管控進度提前，保證項目檔案的完整、準確、系統，必須建立一個完善的責任監督體系保證實施。文檔部門納入到監管體系中，通過專項檢查、質保聯合檢查，查找電子文件形成過程中監管下游單位的文件流轉不暢造成的原因，并及時提出反饋意見，保證文件的過程的有效利用，避免因人為原因破壞文件原始性，修改文件相關屬性的情況發生。

前端控制是當前項目文檔工作實現高效率、集約化管理的有效途徑，為實現文檔一體化，保證項目檔案系統化提供了新的思路和方法。

作者簡介

楊聲鍵（1988-），男，江蘇連云港人，就職于國核工程有限公司，主要從事文件控制及檔案管理工作。