新時期檔案管理信息化建設研究

蔡學名

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經被廣泛地應用到社會中的各個領域中。人事檔案作為推動社會經濟不斷發展的重要資源，對社會人才的管理和優化配置有著重要作用。在新時期背景下，加強對人事檔案管理的信息化建設是新時期對人事檔案管理的需求，也是當前社會人力資源建設的一項重要內容。充分構建人事檔案的信息化管理，能夠大大提高人事檔案管理的有效性和時效性，能夠實現人力資源的優化配置，對國家的人才儲備和人才戰略管理都有深刻的意義。本篇文章主要針對新時期人事檔案管理信息化的建設進行相應的研究，以期通過信息化建設，不斷完善新時期背景下的人事檔案管理。

關鍵詞：新時期；人事檔案；信息化

現代檔案管理信息化主要是指利用現代信息網絡和科技手段代替傳統的人工管理工作，從而使檔案管理工作模式、管理方法以及管理目的實現信息化，使現代檔案管理工作更加便捷、全面。但是要做好信息化管理，必須要進行檔案的整理、數據庫的建設以及管理人才的培養、制定相應的管理制度才能滿足檔案和管理信息化的要求。

1 現代檔案信息化管理的實際意義

（一）有利于實體檔案的管理

在傳統的檔案的管理過程中，由于需要經常翻閱檔案，極容易造成檔案的損壞和丟失，在一定程度上還會使檔案的存放秩序混亂。為了建立和維護檔案存放的順序，最大限度地保證實體檔案的完整和安全，從而延長檔案的壽命，使檔案資料有據可查，信息化技術的引入就能夠充分解決這一問題。通過對現有的檔案錄入系統，將實體檔案全部轉化為數字信息，在現代信息技術的支持下，就可以進行計算機查閱檔案，從而減少了因為需要而造成的檔案磨損，從而對實體檔案進行更好、更隱秘、更妥善的管理，延長實體檔案的使用壽命[1]。

（二）有利于檔案現代化管理的需求

在信息技術和網絡技術快速發展的情況下，檔案的保管完整并不是最終的目的，更重要的是要將檔案進行分層分類，完善檔案信息服務，保證在需要檔案的時候能夠為其提供方便快捷的信息服務。傳統的檔案管理很難做到這點，所以，通過現代檔案管理信息化的建設，充分將各種信息手段和計算機技術以及網絡技術整合起來，形成一套完善的現代檔案管理系統，在檔案查詢和管理中發揮積極作用，進而不斷提高檔案管理的現代化水平，對推動相關工作的順利開展和檔案的信息化管理有重要意義。

2 新時期檔案管理信息化建設的措施探究

在新時期背景下，檔案管理也應該跟隨時代的發展，實現信息化，進而提高工作效率，更好地保存和查閱檔案，為人力資源的有效分配提供后勤保障。在新時期，構建信息化檔案管理應該從以下幾個方面入手：

（一）盡可能收集原始材料，建立完善的電子信息歸檔

對于業務檔案的信息電子檔案管理，就要盡可能多的收集到原始業務資料，要加強宣傳，加強對《檔案法》的解讀，建立起檔案的意識，從而在日常的工作中自覺主動地收集有關資料，最大限度的保障檔案的完整性、準確性。同時，相關主管部門還應該建立業務檔案的收集整理歸檔制度，讓相關工作人員定期提交自己的檔案，通過收集到較為原始的檔案之后，建立完善的電子檔案，為實現檔案管理信息化提供基礎。

（二）加緊檔案信息化管理人才的培養

要實現檔案的信息化管理，就不離開計算機的使用。這就要求相應的管理人員要具備熟練的計算機知識和精通檔案管理學的專業知識，在實際管理過程中具備現代信息技術的專業技能，熟練掌握數據處理，信息聯網以及網絡應用技術。加強高校的人才培養，在高校開設相應的課程，引導學生積極參與學習，培養應用性和復合型的檔案管理人才。進而保障現代檔案信息化管理的有效實施，為檔案信息化管理提供人才供應[2]。

（三）完善人事檔案管理服務

在信息化建設的過程中，要實現人事檔案信息的接受、傳遞、存檔以及利用提供一體化的服務，使人事檔案管理更加高效和科學，實現人事檔案信息的共享。在實際工作中，人事檔案的使用范圍通常很廣泛，由于人力資源的調動和人才自身的流動，也就要求人事檔案同樣具有相應的流通性，滿足人事檔案的需求。所以，在信息化背景下，就要不斷完善檔案管理服務內容，為檔案使用單位提供高效、及時的服務。同時，在管理過程中，還要注意人事檔案的保密性，避免造成不必要的信息安全問題。

（四）加強現代檔案信息化管理的安全建設

首先，要提高管理工作人員的安全防范意識。從電腦硬件到具體檔案信息管理的軟件都要加強安全檢查。在日常管理過程中積極學習安全管理措施，當遇到安全事故的發生的時候，要及時、有力地進行解決，避免因為安全事故造成的檔案信息遺失。其次，檔案管理工作人員還有較高的信息資產安全意識，在工作中主動規避和消除安全隱患，進而全面保證我國現代檔案信息化管理工作的順利發展。

3 結語

總的來說，在新時期實現檔案管理的信息化是工作的需要以及檔案管理的發展必然。相關主管部門應該在實際工作中充分認識到信息化管理的益處，從而從各個方面加緊對檔案管理信息化建設。

參考文獻

[1]李霞.新時期電力部門檔案管理信息化建設方案探究[J].辦公室業務，2015，03：49-50.

[2]關英慧.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].現代國企研究，2017，10：81.