檔案業務外包過程中存在的問題及對策

黃華

【摘 要】近年來，高校檔案館（室）隨著機構和人員的精簡，業務范圍和業務量不斷的增加，檔案管理人手不夠，資金短缺的缺點逐漸顯現。隨著現代社會的進步和發展，檔案工作除了采用傳統的管理方式外，也需要利用檔案中介機構的硬件和先進技術，從而來服務本單位檔案建設是一個很好的選擇。本文分析了高校檔案館（室）目前的管理現狀，就各單位在檔案業務外包整理過程中遇到的問題，從加強各單位的檔案管理角度分析，提出了自己的一些看法和建設。

【關鍵詞】檔案業務；外包過程；問題對策

2014年，中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出“規范并支持檔案中介機構、專業機構參與檔案事務。”在此推動下，檔案業務外包得到了發展。

近年來，高校檔案館（室）隨著機構和人員的精簡，業務范圍和業務量不斷的增加，檔案管理人手不夠，資金短缺的缺點逐漸顯現。隨著現代社會的進步和發展，檔案工作除了采用傳統的管理方式外，也需要利用檔案中介機構的硬件和先進技術，從而來服務本單位檔案建設是一個很好的選擇。

一、檔案業務外包工作的概念及意義

檔案業務外包是指高校檔案館（室）依據服務合同協議，將全部檔案工作或者部分檔案工作委托給外部專業檔案管理機構承擔或者執行的一種檔案管理模式，從而實現對單位檔案的規范化、專業化和標準化的管理。檔案信息化建設是一個需要大量人力、物力、財力的事情，數據的錄入是一個浩大的工程，僅靠檔案館（室）的幾個工作人員是無法完成的。例如像我單位有著很多大型圖紙，掃描需要大型專業設備，上百萬元的設備支出對學校檔案室來說是很大的一筆費用，業務外包也是出于經濟、高效、專業的考慮。在將檔案業務外包的工作情況下，高校檔案館（室）工作人員可將時間和精力投入價值更高的檔案信息資源開發中，例如：檔案編研、大事記、文件匯編、專題檔案籌劃等工作中，這些更有價值的工作可以更加直觀的看到檔案工作的成果，提高領導對檔案工作的重視。

在業務外包過程中，以下六個方面是應該重視的：一是要重視前期準備工作。檔案工作者要制定詳細、具體、具有可操作性的工作服務范圍。二是要重視選擇合作者。合作者最終決定著業務外包質量的高低，優秀的合作者將提供專業的管理、設備、技術人員，能夠給合作雙方帶來效益。三是要重視控制成本。合理的成本，方能確保合作雙方能接受，也確保單位內部討論和審核外包方案時順利通過并予以實施。四是要重視質量監督。通過加強質量監督管理，可以自行開展工作方式，也可聘用第三方機構進行。五是要重視檔案安全。開展檔案業務外包時應該注意檔案的實體安全和信息安全問題。六是要重視后續服務。很多單位把所有的業務外包工作都當成一錘子買賣，容易忽略后續服務工作問題，實際上后續服務工作不容忽視。

高校檔案館（室）藏數字化這項新業務，許多高校檔案館（室）缺乏相應的技術人員與技術設備，而高校檔案館（室）達標升級又有檔案館（室）藏數字化方面的要求，為了升級，高校檔案館（室）不得不花費相當數量的資金將館（室）藏數字化業務外包，這對許多高校檔案館（室）而言，可能是無奈之舉。但這并不是說，在館（室）藏數字化的過程中，高校檔案館（室）人員就可以當甩手掌柜，而應該在力所能及的情況下做一些必要的監督檢查工作，以確保館（室）藏數字化的質量。

高校檔案館（室）業務外包，其實就是以錢來換設備、換人、換時間。設備，包括數量和質量，有足夠質量上能夠符合整理要求的幾臺或更多臺專用設備；人的因素有兩個方面，一個是數量，一個是技術，也就是說有足夠整理能力的幾個或更多人來工作；時間，一個重要的指標，就是成本。人員的工資、設備的損耗、電力的消耗及其他管理成本等。在綜合核算設備、和與時間成本后，可以得出一點，若全部由高校檔案館（室）工作人員來完成一定量的任務，其成本高于外包公司的情況下，可以請外包公司來做。

二、檔案業務外包工作存在的問題

1.檔案管理制度不健全。

從國家的宏觀層面上看，已經對檔案業務外包做出了一些原則性的規定。例如：2013年12月27日，時任國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局局長會議上的講話中指出：“在進行檔案業務外包服務前，應做好涉密和內容敏感檔案的挑選、鑒定、解降密工作，不再涉密的檔案可以解降密后委托外包，仍涉密的檔案則堅決不外包，特別是仍屬絕密的檔案一律不外包。對外包公司，要進行保密資質審核。”此外，國家檔案局分別于2012年、2013年、2014年印發《關于切實加強檔案數字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》、《關于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》、《檔案數字化外包安全規范》三個規范性文件，對檔案業務外包中的信息安全保障問題做出了規定。

2016年4月，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中也提到：“鼓勵檔案社會化服務，加快檔案服務外包系統標準規范的制定。”從全國范圍來看，已有個別省份出臺了相關規定，如：湖南省檔案局于2013年印發了《湖南省規范檔案中介服務規定》，2016年上海市檔案局印發了《關于加強檔案業務外包和中介服務管理的指導意見》。但是對于檔案外包機構的制度管理，各單位只是提出一些原則性的規定，對于規范檔案外包的專項規章制度仍屬空白。在檔案業務外包快速發展的形勢下，我國相關檔案管理規范的出臺及制定與實踐發展的需求相比較為滯后，很容易出現實際工作與法律法規相脫節的現象，使檔案行政管理部門在對待檔案業務外包工作時，帶來無法可依的困境。

2.檔案整理分類不連續。

檔案工作具有較強的連續性和系統性，包括檔案的整理、利用過程，既要求掌握檔案外部特征，也需要把握檔案內在聯系。檔案業務外包后，外包公司雖然會根據高校檔案館（室）的要求，對承包的檔案進行分類、整理、按照《檔案法》等法律法規的規定，“及時收集有關材料，建立規范的收集、鑒別、整理、歸檔機制”，但從實際工作來看，高校檔案館（室）會在年中或年底等時間，將檔案業務進行外包處理，無論是外包公司還是高校檔案館（室）都會檔案管理分類方面出現“空檔”期，檔案整理分類缺乏連續性，也不利于檔案后期的查閱、利用。因此，在高校檔案館（室）的工作人員，沒有直接參與外包公司的檔案整理情況下，很多單位的后期數據庫整理和信息開發利用等都難以高效開展。

3.外包機構業務水平發展不平衡。

目前就檔案業務外包機構的總體水平來說，機構管理較規范、業務范圍較廣的外包公司大多是外資企業在我國設立的分公司，近年來，隨著我國檔案業務外包需求的增多，一方面已經有少量實力較強的本地民營檔案業務外包機構在管理方式和服務內容上走在國內同行業的前列。另一方面也有一些外包公司是軟件硬件條件均不達標的“皮包公司”。同時，檔案外包機構的服務內容也相對單一，以筆者在實際工作中接觸到的外包機構為例，由于人員、資金、場地等客觀條件的限制，其提供大多數還是以紙質檔案整理和數字化掃描加工為主，對于檔案代存，電子文件管理、信息系統開發等對于場地或技術要求較高的服務內容則涉及很少。

三、加強檔案業務外包工作的對策

目前許多高校檔案館（室）采用檔案業務外包，弊端和風險是存在的，但也不能因為存在風險而固步自封。在實際操作中要采取措施，規避風險，發揮檔案業務外包最大效益。

1.建立健全檔案業務外包的規范制度。

一是建立行業用人制度，目前檔案業務外包行業尚未建立行業準入制度，甚至存在一些“無照經營”的現象。因此，亟待檔案行政管理部門建立一套對外包公司從業資質的審核制度，從機構的規模、軟硬件條件、人員素質、業務范圍等方面對外包機構的從業資質進行審核把關，嚴格制定專門的法律法規，嚴格檔案外包行業準入機制，實行嚴格的備案登記制，從而確保檔案業務外包質量。二是要與外包公司簽訂協議，保障檔案的安全與完整。要求外包公司要嚴格按照單位檔案管理規定進行管理，隨時接受委托單位的檢查，并及時將工作進展情況向委托通報，對可能破損壞的重要檔案要及時與高校檔案館（室）溝通，在征得高校檔案館（室）的同意后方可進行必要的處理措施。三是建立外包服務考核標準。考核標準可從服務流程和服務內容兩方面著手，在規范服務流程方面，應明確服務開始前簽訂規范的合同，服務過程中要加強全程跟蹤和質量控制，服務結束后要進行質量驗收；在規范服務內容方面，應出臺檔案業務外包的國家標準或行業標準，使規范檔案業務服務標準有據可依。四是檔案業務外包過程中的檔案實體和信息安全保障制度。對檔案業務外包機構應通過保密資質審核做出規定，并明確一旦在檔案業務外包過程中發生檔案原件損毀和信息內容泄密給任何單位、組織或個人，將追究外包公司的法律責任。

2.加強系統性細化檔案分類驗收和監督。

我們要與外包機構共同協商如何系統性細化檔案分類，并實地查看外包機構的檔案分類工作情況，對外包公司整理或加工完畢的檔案進行抽查或全面檢查，及時發現問題，對存在的問題進行指導和糾正，并督促整改。檔案外包后續質量驗收是最為重要的一個環節。對此，要成立由高校檔案館（室）、外包公司、第三方機構進行聯合科學驗收。具體來說，首先，從驗收的內容來看，要重點驗收檔案的掃描圖片效果、數據掛接、檔案還原、檔案裝訂質量、檔案保管外部環境是否“九防”要求；其次，從驗收的方法來看，采取集中檢查和抽查相結合，一方面由驗收小組根據外包公司的完成情況，對委托外包單位的檔案整理情況進行檢查。另一方面，針對高校檔案館（室）的檔案特點，對重要的檔案及完整性，以及還原裝訂和還庫情況進行重點抽查。尤其要注重檔案掃描質量的驗收，防止出現遺漏或重復。從驗收方面來盾，要進一步細化檔案外包驗收制度，建議采用保證金制度，提高外包合作方的專業負責程度。對于簽訂檔案業務外包的服務單位，檔案行政管理部門應當加強日常檢查和指導，必要時可以深入檔案外包服務的工作現場，檔案整理者要隨時接受檔案形成者的監督，并將工作進度及時通報給對方。

3.突出檔案業務外包過程管控。

對于外包機構而言，經濟效益是首位，不同的計費標準對于外包機構的收益會產生顯著影響，如果以卷為單位計費，那么外包機構就會盡可能地簡化卷內件的數量；如果以件為單位計費，那么外包機構就會盡可能多增加件的數量，甚至將本身該是一件的檔案拆分為幾件，以獲取更多的收益。由此可見，檔案業務外包過程管控的重要性：一旦外包機構在整理檔案過程中不遵守規范，檔案形成者就可以依據協議對檔案整理者進行必要的懲罰，從而來降低整理費用。以上強調了過程管控的重要性，而問題在于誰來制定過程管控規范，答案是明確的，那就是檔案行政管理部門。作為領導部門，上級省市檔案局應制定明確的整理規范供下級各部門參考，并積極答復下級的疑問，通過這種上下級的雙向交流，檔案整理的過程管控標準才能及時制定，避免整理中出現許多不必要的麻煩，甚至法律糾紛。

檔案業務外包行業是一個新興行業，目前處于快速成長階段，在成長的過程中難免會遇到這樣那樣的問題。檔案業務外包行業一定要加強自律，努力樹立良好的形象，在追求經濟利益的同時，一定要在整理過程中自覺遵循檔案的形成規律，科學、規范的進行檔案整理工作。具體而言可以從以下三個方面入手：一是加強檔案管理人員的職業道德教育，增強為合作者保密的意識，在整理過程中，徹底杜絕泄露檔案信息的行為。二是在整理的過程中，不能為了簡化工作流程而任意處置檔案，具體表現為不能隨意拆分檔案，不能刪改、污損檔案信息等，需要對檔案作出有可能損害其完整性的處置時，要及時與合作方聯系，在對方許可的前提下方可實行。三是在整理過程中要注意檔案實體的安全，不能亂放，避免由于工作疏忽而導致檔案的遺失。既要認可檔案業務外包帶來的經濟效應同時也要認識到其中的風險，只要合理的規避風險，從根本上解決外包有可能引發的問題，才能使它更好的為檔案工作服務。

【參考文獻】

[1]陳嘉男.我國檔案中介機構研究綜述[J].云南檔案，2015（3）

[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2015

[3]古淑婷.國內檔案中介機構發展探析[J].現代經濟信息，2016（8）

[4]李云平，張紅霞.檔案信息化外包帶來的外部接入風險及防范[J].開封大學學報，2010（2）