信息化在中小學檔案管理的應用

宋家勝

摘 要：社會的發展，時代的進步，都離不開信息技術。由于信息技術的不斷發展和信息技術的廣泛應用，傳統的數據采集，數據保存，數據處理已跟不上社會的發展需要。由于中小學檔案管理要求的不斷提高，顯然傳統的檔案管理已不能滿足其需要，因此，中小學檔案管理信息化的實現已迫在眉睫。本文將在中小學檔案管理現狀、中小學檔案管理實現信息化的優勢、中小學檔案管理如何實現信息化等方面進行簡單表述。

關鍵詞：中小學檔案管理；信息化；中小學

這些年，從手機、電腦等一些電子產品的更新速度中不難看出時代的進步速度之所快，從明星的八卦新聞中不難看出，信息在這個網絡發達的世界中占了多么重要的地位、也不難看出信息的共享性、速度性對于新聞愛好者是有多么大的吸引力。極具現代化氣息的信息化普遍應用于中小學的檔案管理中，不僅提高了檔案的利用率，在一定程度上也簡化了檔案的管理方式，減輕了檔案管理者的工作量，這在無形中推動了檔案管理事業的發展，這也是檔案管理改革的必然趨勢。

1 中小學檔案管理的現狀

1.1 領導班子尚未意識到檔案管理的重要性

在以往的檔案管理中，學校領導尚未意識到學校檔案管理的重要性，還單純的認為只要把學生的成績搞上去、把學校的教學目標達成，這就算管理好學校了，認為學校的檔案管理應由檔案管理部門來負責，然，并不知學校教學部門的教學資料等重要文件不能及時入檔，造成文件的積壓或丟失，對檔案的完整性和安全性有多么大的影響。

1.2 檔案的管理方式過于傳統

就拿“圖書館找書這一例子來說”我們去找書，并不知道這本書有沒有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發現，圖書館沒有這本書，或是這本書已經被借走了。如果圖書館實現了信息化，我們找書時就有了針對性，我們可以檢索書名，得知有沒有被借走，得知該館有沒有收藏這本書籍，當我們的檢索結果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據這個索書號，去對應的樓層，對應的書架去尋找，這樣既節省了閱讀者的時間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實現了信息化，如果沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問題。隨著信息技術的不斷發展，電子文檔這一新產物的出現，無形之中加大了檔案管理人員的工作負擔，當在不實現信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。

1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高

學校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來管理，缺乏具有全日制檔案管理專業畢業的高素質人才，缺乏既具備檔案管理專業和通曉計算機專業知識的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。

2 中小學檔案管理實現信息化的優勢

2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率

檔案管理進入信息化和數字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復雜手續逐漸改變，實現了檔案管理的現代化、自動化，在一定基礎上極大的提高了工作效率。

2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命

檔案管理由一開始的紙質資料逐漸轉換為電子資料，紙質資料對保存條件有較高的要求，藏儲地點過于潮濕，過于干燥都不符合紙質資料的藏儲條件，加上紙質資料有個最大的缺點就是它的存儲壽命要遠遠的低于電子資料。

檔案管理存儲方式的轉變，并不代表數字文檔完全替代了紙質文檔，而是，現在的檔案管理方式由單一的紙質方式逐漸演變為紙質和數字相結合的多形式并存的存儲方式。數字檔案的出現，使歷史久遠、具有極高保存價值的資料得到了有效保護，延長了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節省了空間，還為保護大自然做了貢獻。可見，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環境的污染。

2.3 檔案管理方式的改變，有助于實現資源共享

中小學檔案信息不僅記錄了學校的發展過程，最主要的是學校檔案的信息能夠服務于學校。信息化在中小學檔案的應用，加上網絡管理系統靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時間內從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結果更準確，查詢速度更快速，從而實現了資源的共享。網絡這么發達，學校都想通過網絡來更好地宣傳自己，因此，每個學校都有自己的網站，檔案信息通過學校的網站得到更好地展示，使更多的人了解學校的發展歷程，了解學校的教學質量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。

3 中小學檔案管理如何實現信息化

3.1 對檔案資料進行科學管理

學校的規模大小不能決定對檔案資料的重視程度，也就是說，不管學校規模的大小，都應該重視檔案管理。因此，有條件的學校應選擇檔案管理專業，思想素質高，責任心強，有較強業務能力的人員來管理檔案，沒有條件的學校，也應該找責任心強，熟悉學校工作，思想道德方面有較高素養的人員來負責學校的檔案管理工作，逐漸實現中小學檔案管理的專業化和科學化。

3.2 建立相應的規章制度

檔案管理的信息化不僅是社會發展的需要，也是學校實現現代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實施，應該建立相應的規章制度，加強檔案管理的力度。規章制度的制定要多參考相關法規和密級要求，制定合理的規章制度。還要做好相關人員的保密工作，使其能按照規章制度來科學的管理檔案。

3.3 做好安全工作，保護數據安全

檔案管理方式的改變，對檔案的安全性有了更高的要求。由于檔案信息不能直接讀取，需要依賴軟硬件設備，這就使數據容易丟失和篡改，而且還容易受病毒的侵襲、破壞的可能性，數字檔案的保存環境要在之前紙質環境的基礎上還要做好網絡上的安全，因此，對于檔案管理方式的改變，一定要做好數據的備份、和病毒防護等工作，才能更好地保護數據的安全。

4 結語

在中小學檔案管理信息化的過程中有利也有弊。好的一方面可以促進教育現代化、學校管理的科學化、規范化，能夠提高資源的使用率、實現資源的共享、不好的方面，那就是對檔案管理人員的要求提高了，對檔案的管理要求也提高了。不管哪一方面，對中小學檔案管理信息化的實現都是不能缺少的，只有這樣才能使信息化更完善，更現代化。

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