信息時代檔案管理的信息化

張煥清

摘 要：在信息技術快速發展的今天，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質檔案，電子檔案、檔案數字化、檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵，也是檔案事業發展的新方向。

關鍵詞：檔案管理；信息化；任務

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。它可以從以下幾個方面來理解：

1 實現檔案信息的數字化和網絡化

檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、音像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子文件，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息網絡化是指按照—定的用途來進行檔案信息網絡建設或者把若干個檔案信息網絡進行整合、疊加的過程。檔案信息的數字化體現了信息資源的管理，網絡化體現了檔案信息化的技術平臺。

2 實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化

傳統的檔案接收是在檔案部門內進行的，信息化后的檔案部門則可以通過網絡接收遠程的文件或檔案，并在系統內進行存儲、處理，同時又可以利用網絡進行檔案信息的遠程傳遞與提供利用。

3 實現檔案信息高度共享

傳統檔案在同一時刻、同一地點往往只能提供一份原件或最多若干份復印件供利用者使用。而數字化的檔案信息在理論上則可以在同一時刻提供無限多的與原件質量一樣的復制品供利用者使用。高度共享的另一個含義是利用者可以在有網絡接入的任何地方在任何時刻利用檔案信息資源，不必像信息化以前必須在特定的時間、特定的地點利用檔案。

4 必將引發檔案管理模式的變革

計算機與網絡在檔案工作中的應用，必然會對原有的管理模式、工作流程有所影響，有些部門或流程會縮小，甚至取消，也可能會增加新的部門與業務流程。檔案管理模式的變革無論對于檔案管理理論還是實踐的影響都是深遠的，也是我們必須關注和研究的課題。

檔案館原有的館藏傳統檔案數量非常龐大，把所有檔案完全數字化是一個工作量非常大的過程。在建立館藏檔案目錄數據庫供客戶查詢的基礎上，可以考慮采用兩種方式逐步把館藏檔案數字化。

1、采用重要檔案與永久性檔案優先處理的方式。在鑒定的基礎上，優先將重要檔案與永久性保存的檔案通過掃描進行數字化，進入檔案管理系統與檔案網站提供利用。

2、采用按需掃描的處理方式。采用這種方式，首先應對館藏檔案的借閱信息與利用者信息進行分析，確定利用量大或是重要利用者的館藏檔案，再對其進行數字化，并與其目錄相關聯以實現網上的全文查詢。同時還可采用以下方式作為補充：當有客戶查詢要求時，將其要求的紙質檔案通過掃描進行數字化進入檔案數寧化管理平臺，并且與其索引相關聯。

通過以上兩種方式，既可以有條不紊地實現館藏檔案的數字化，又可以滿足網絡環境下檔案的提供利用。

館藏檔案是一個實體信息庫，數字化的檔案數據庫也是一個信息庫，數字化的檔案信息庫是為提供利用服務而建設的，從節省人、財、物方面考慮，現階段沒有必要也不可能將館藏的所有傳統檔案都進行數字化，應該說二者是一個不等量的關系。由于館藏檔案數字化的逐步實現，這個不等量值在信息化的初始階段還是比較巨大的。

檔案信息化建設是一項投入大、見效慢的工作，而各地的經濟發展不平衡，歷史文化有區別，領導認識有差異，這就決定了檔案信息化建設不能搞一概而論。面對不同的經濟條件，應該采用分級分步實施的辦法。根據各地經濟發展狀況分為不同的層次，對每個層次提出不同的發展要求，制定不同的實施目標。對于有條件的檔案部門（如中央與省級檔案館或經濟條件較好、技術力量較強的大小型企事業檔案部門），可以率先完成信息化建設的階段性任務，嚴格按照國家標準建設檔案網站，開發自己的檔案管理軟件等。對于條件尚可的檔案部門可以先結合當地實際，確定信息化建設每個階段完成的任務，先構建檔案部門的局域網，進行計算機管理。對于經濟與技術條件較差的檔案部門，主要解決信息化建設中的條件問題，以達到信息化建設的基本要求。三個層次不是一成不變的，當條件成熟時，后面層次的檔案部門應該采取各種措施，力爭進入前面的層次。

沒有標準化就沒有信息化，因為信息化的一條重要標志就是信息共享，而信息共享的基礎則是標準化。在檔案信息化建設過程中，應該建立一套相關的行政法規、業務規范、技術標準和管理規則。標準規范體系包括管理、業務、技術三個層面。

管理性標準規范包括計算機安全法規與標準，工作人員、用戶及設備管理規范，利用管理規定，以及信息資源合法性的確認等。如《檔案網站管理辦法》、《檔案管理網絡安全測試規程》等。

業務性標準規范包括術語標準以及相關的電子文件管理標準、規范。如《電子文件名詞術語》、《電子文件歸檔與管理規范》等。

技術性標準規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保存格式規范、數據加密算法規范、網絡數據傳輸規范和數字水印標準等。

傳統的檔案工作一般是以任務為中心的，而計算機的管理更多是面向業務流程的。在實施信息化的過程中，為了提高管理效率，必然要對原有的業務流程進行重構。因此，應該精簡分散的過程，職能上糾正錯位的過程，執行上刪除冗余的過程，把分散在功能部門的作業，整合成單一流程，以提高效率。在可能的條件下，以平行作業取代順序作業，促進組織扁平化，減少組織的上下層次，增加管理的幅度。在業務流程重組過程中，要實現從職能管理到面向業務流程的轉變；要注重整體流程最優的系統思想；要充分發揮每個人在整個業務流程巾的作用；同時，要利用信息技術優勢處理好分散與集中的矛盾。

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