新視野下司法行政檔案管理問題研究

摘 要：如何在適應社會變革的新視野下，綜合社會現實，對司法行政檔案進行高效管理是一個亟待解決的重要問題。本文主要從我國司法行政檔案管理的發展歷史、司法行政檔案的類別演化以及新視野下進行司法行政檔案管理的措施等三個方面出發，對我國司法行政檔案管理的相關問題進行了研究。

關鍵詞：司法；行政檔案；管理

司法行政檔案是指在司法行政工作中所形成的包括文字、圖片、音頻以及視頻等在內的所有資料的總和。司法行政檔案管理工作的成效與司法行政機關處理事務的效率有著密切關系，因此司法行政機關必須對本單位的檔案管理工作多加重視。隨著社會改革的不斷深入和司法行政機關變革的日益深刻，司法行政檔案管理工作也在不斷發生變革。如何根據當前司法行政工作的現實情況，以全新的視野看待檔案管理工作，是所有行政司法機關所要面臨的共同問題。

1 我國司法行政檔案管理的發展概況

我國的司法行政工作從20世紀80年代開始得到較為快速的發展。改革開放對司法行政工作的科學化及現代化起到了巨大的推動作用。從這一時期到現今，司法行政檔案管理工作也順著時代潮流，發生了天翻地覆的變化。從橫向上來說，經過接近40年的發展，我國各司法行政單位的檔案管理工作在軟硬件設施、管理方式以及管理理念方面都得到了很大提升，管理工作實現了質的飛躍；從縱向上來說，全國各個省、市、地市、鄉鎮等的司法部門的檔案管理工作的達標率大大提升，檔案管理的相關制度和體系都較為規范，管理工作基本趨向于合理化和科學化。例如最新的《檔案法》對檔案的內涵、進行檔案工作的原則、檔案機構及其職責、檔案的利用和公布以及相關的法律責任等進行了明確規定，大大提高了檔案管理工作的規范性，提高了依法治檔的水平。

2 我國司法行政檔案的類別

受到經濟快速發展、文化日新月異、社會百花齊放的影響，我國司法行政檔案的內容、類別以及數量等與以往相比，都發生了深刻變化。以司法行政檔案的類別為例，按照時間標準來劃分，我國司法行政檔案的類別應該以1993年為分水嶺，進行具體劃分。

2.1 1993年以前

在1993年之前，我國的司法行政檔案管理工作方面的規章制度都是由各省市根據自身的實際情況各自制定的，并沒有在全國范圍內形成一個統一的標準。因此各個地區的司法行政檔案管理工作是各自為政，水平良莠不齊。而且由于沒有一個全國統一標準的指導，各個地區所制定的檔案管理制度存在諸多不合理之處，這對檔案管理的科學化造成了不良影響。

2.2 1993年之后

1993年，我國司法部制定了《關于司法行政檔案工作暫行規定》的文件，該文件對司法行政檔案的涵義、管理人員的職責、司法部門在檔案管理中所扮演的角色等都做出了明確規定。同時還對司法行政檔案的類別也作出了說明。司法行政檔案的類別主要包括三部分：文書檔案、聲像檔案以及專業檔案。其中專業檔案的類別非常豐富，基本覆蓋了司法行政工作所涉及的所有領域和行業，主要包括公證檔案、財會檔案、科技檔案、教學檔案、基建檔案、律師業務檔案、勞改罪犯和勞教人員檔案等等。

2.3 目前我國司法行政檔案類別的劃分

就我國目前司法行政部門的具體狀況來看，司法行政檔案的類別較之以前有所增加。新增的類別主要包括實物檔案和設備檔案。而在已有的類別中，主要對業務檔案的內容進行了完善和更新。業務檔案的內容新增加的包括法律援助檔案、社區矯正檔案、司法鑒定檔案、信訪檔案、戒毒管理檔案以及司法外事檔案等等。新增的這些檔案類別都是根據現實社會所發生的變化而緊貼時代潮流增加的，基本能夠彌補之前的類別存在的缺陷。

3 新視野下司法行政檔案管理的措施

3.1 與時俱進，依法治檔

依法治國是我國的基本國策之一。在整個社會主義法治建設進行的如火如荼的時刻，司法行政檔案管理工作也應該與時俱進，緊貼時代潮流，向依法治檔的方向邁進，這也是所有司法行政單位所應該共同遵循的基本原則之一。依法治檔的實現可從兩方面來進行：一是檔案管理理念的法制化。具體來說，就是司法行政單位在進行檔案管理時，改變以往的進行內部行政運行的模式，加大教育力度，貫徹依法治檔的理念，將依法治檔觀念深入人心；二是檔案管理行為的司法化。具體來說，就是要改變司法行政單位在檔案管理方面的內部運行機制，將法律作為檔案管理的唯一標準，保證檔案管理工作在法律指導下展開。

3.2 利用現代信息技術開展司法行政檔案管理工作

現代信息技術使得司法行政檔案管理工作的模式發生了重大變化。高存儲的計算機以及先進的掃描和拍照技術，改變了以往進行人力管理的落后方式，在資料錄入、修改、查詢、保存以及備份方面體現出無可比擬的優勢。不但節省了傳統存儲方式所要耗費的空間，而且在查閱起來更加快捷方便，保存時效更長且能夠實現備份，防止數據丟失。因此司法行政機關應引進先進的計算機技術和現代檔案管理方式，將本單位特點與先進的檔案管理軟件相結合，提高檔案管理的質量和效率。

3.3 不斷強化司法行政機關檔案管理人員的管理意識

只有具備強烈的檔案管理意識，才能在實際工作中保證檔案管理工作的效率。無論是在過去、現在還是將來，管理意識都是司法行政機關檔案管理人員所必須具備的重要素養。因此司法行政機關應根據實際情況及具體需要，定期對檔案管理人員進行相關管理意識的培訓，培訓內容包括諸如管理工作內容方面的更新、管理工作中的注意事項以及禁忌、管理人員所應具備的專業素養和職業素養等等。還可組織管理人員觀看相應的紀錄片，增強其責任感和管理意識。

3.4 不斷對檔案管理制度進行更新完善

管理制度是進行檔案管理的重要依據。各司法行政單位應該在國家《檔案法》的指導下，針對本單位的具體情況，制定相應的管理制度，以此對單位內部人員的行為進行約束和規范。在新形勢下，司法行政單位對內部檔案管理制度進行更新和完善的主要依據是社會上不斷出現的新情況、新問題以及本單位內部的具體情況。只有如此，檔案管理制度才能和本單位的實際檔案管理工作以及其他法務工作更緊密的結合，從而實現二者之間的相輔相成和相互促進。

3.5 不斷對司法行政檔案管理的服務功能進行強化

檔案管理工作的最終目的是為司法行政單位的其他事務服務，檔案管理工作的本質是為人民服務，因此要不斷對司法行政檔案管理的服務功能進行強化。具體來說，司法行政單位在進行檔案管理時，要以“記錄歷史、服務現實、著眼未來”為理念，將服務放在第一位，并不斷對服務方式進行創新，對服務功能進行完善。從宏觀層面上為依法治國和經濟建設服務，在微觀層面上為人民群眾的生活問題服務。

4 結束語

檔案管理工作是司法行政單位日常工作的重要組成部分，也是其更好的為人民服務的基礎。只有實現檔案管理工作的規范化和科學化，司法行政單位的各項工作才能更加高效的展開。因此司法行政單位要不斷加強對檔案管理工作的重視，同時制定相應的策略來提升檔案管理工作的成效。尤其是在信息技術對各個領域都產生重大影響的今天，檔案管理工作也要與其相結合，促使管理人員以全新的視野對待檔案管理工作，最終促進司法行政單位各項工作的有序開展。

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作者簡介

尹燕（1976-），山東省萊陽市，萊陽市司法局。