淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

摘 要：隨著社會的進步與人類文明的發展，辦公室檔案管理工作在其中起到了越來越重要的作用。文書檔案的收集和歸檔工作作為文書檔案管理工作中的重要組成部分，在文書檔案管理中扮演著重要的作用。所以，在日常生活中，我們一定要密切關注文書收集和歸檔工作進程，不斷提高檔案管理工作人員的管理觀念，提升工作人員的專業技能和綜合素質。只有這樣，才能讓文書檔案管理發揮最大的價值，滿足日益增長的社會需求。本文根據目前文書管理工作中存在的主要問題進行研討，淺析當代文書管理中存在的問題，并根據這些問題提出相應的解決措施。

關鍵詞：文書檔案管理；信息技術；解決方案

1 前言

文書檔案是指那些記錄社會歷史變遷，準確反映社會出現的問題和相應解決方案的社會成果。辦公室內部的文書管理在人們社會的進步中起到至關重要的作用，在人類文明史上占據著重要地位。文書檔案管理中的收集與收檔本身是一個極具技術性質和服務性質的項目。最近幾年，伴隨社會的發展與時代的變遷，文書檔案管理工作在許多行政單位、事業單位中都產生了越來越深遠的影響，并且得到了眾多單位的認可。可是只有實現文書檔案的完整性和真實性，不斷提升文書檔案管理質量，才能充分發揮文書檔案的價值，充分利用文書檔案資源，實現社會的更好、更快、更強的發展。

2 增加管理者文書檔案管理的意識

文書檔案管理的收集與歸檔工作是各個機構單位的關鍵部分，也是各個單位提高工作效率與工作質量的前提條件。除此之外，文書檔案能夠對每一個單位的發展進程和前進歷程進行詳細客觀的記載，從而為單位以后的發展決策提供重要的參考依據。同時，文書檔案的種類十分多，只有將他們進行準確詳細的劃分，歸類并整理，在保障每一份文書檔案的正確性的同時，好要確保文書檔案的時效性，幫助管理者進行管理決策，從而調整單位的戰略發展目標。在這個方面，辦公室文書檔案管理工作應該被單位的管理者視為探究的重點工作內容，在得到管理者重視的同時，加大投資力度，改進文書檔案管理工作模式，從而提高文書檔案管理工作的效率。

3 文書檔案管理工作現有的缺陷

3.1 歸檔文件的內容不全面

在辦公室工作時，經常會發現檔案管理過程中，存在歸檔文件不健全的狀況，具體沒有概括進去的材料有檔案人員沒有顧及到的文件材料。這種文件材料的內容十分多樣，涉及的方向也繁雜，來源途徑更加豐富，具有十分重要的參考價值。文件材料如果被遺留在別的地方或者是遇到意外情況就難以被重新采集，就會干擾到檔案管理人員的歸檔工作效率再加上由于很多文書檔案管理人員大多都是單位的實習或兼職人員，沒有足夠的時間和精力來調整與保存整理文書資料，或者由于其他原因而沒有方法實現文書檔案工作的管理。這些狀況都會造成文書檔案文件材料難以被及時的收集與整理。

3.2 檔案管理工作人員的工作強度不夠

目前，由于很多檔案管理人員對文件收集與整理具有充足的意識，所以在收集文件時注意力不集中，最終導致很多文件丟失，缺乏其真實性。詳細的原因有：

1.很多單位內部的檔案管理程序不規范，很多重要資料都被隨意放置在辦公室的各個角落。

2.不同單位的歸檔形式難以統一，由于需要進行歸檔整理的檔案數量較多，但是很多企業對于檔案管理的歸檔工作沒有十分的重視意識。

3.很多檔案都存在不完整性，很多資料都出現斷章、沒有公款等現象，當遇到需要使用的情況時，必須找到相關部門進行補章，或者將不完善的材料變得完善，再交給補救部門進行填補。

4.文件材料的可靠性

很多單位或者行政部門為了對付上層領導的核查，會針對過去幾年的數據進行模擬計算，導致很多文書資料的可靠性和有用性比較低，讓檔案管理的價值難以發揮到最大。

3.3 檔案管理工作人員尚未形成強烈的責任意識

在文書檔案管理程序里，因為檔案管理部門的責任觀念比較淡薄，僅僅重視重要文件的處理，很難在沒有序號的資料上花費精力，直接導致歸檔工作效率，讓很多材料難以保存的全面，使得很多文件的真實性不高，難以區分檔案管理原件的效果，讓這些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根據這些問題，我們應該提出相應的解決措施，進行檔案歸類與收集工作有效性的提高，從而讓檔案管理工作可以順利進展。

4 提高檔案管理辦公室文書檔案管理的收集與歸檔效率

4.1 加強文化蘇檔案管理人員的培訓工作

身為一個合格的檔案管理工作人員，必須有豐富的檔案管理經驗和高效的檔案管理工作技能，在利用工作的時間提高自己技能的同時，還可以參與省級檔案管理的相關培訓，從而提高自己的檔案管理意識和檔案管理業務水平。針對檔案管理收集過程中存在的問題，檔案管理工作相關人員要向上級部門及時反饋，并且提出修改意見，保障檔案管理工作的順利進行。對于不熟識的人，應該進行專業技術指導，降低相關檔案管理信息系統之后，讓檔案管理工作可以按照科學的流程進行下去，從而確保管理效率。

4.2 健全文書檔案管理和歸檔工作

第一，檔案管理工作人員應該知道文書檔案管理的詳細時間、歸檔規模、保管時間等工作的具體流程，然后再結合每個部門不同的狀況，按照相關制度，明確各個部門的責任，確定不同類型檔案的管理程序。另外，檔案管理部門應該對檔案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同時根據不同時期時代的變化更新檔案管理的秩序，來滿足不同時期檔案管理的社會需求。

4.3 重視臨時檔案的收集與歸檔

任何單位都存在人員調動和人員離職情況，通常會有少量的重要文件遺落在這群人手中，讓這些文件難以及時歸檔。所以，在進行檔案收集過程中，要專門安排工作人員管理收集上一年度的文書檔案，強調臨時檔案收集的重要性。例如，在討論大會結束后，要及時通知檔案管理部門收集整理會議記錄，通報會議事件。當產生人員調離時，應該讓這些人及時交出手中的文件，并且負責人要認真查閱這些文件的真實性和全面性，使其價值實現最大化。

4.4 及時更新文書資料的收集與歸檔方式

文書檔案管理工作在社會的發展中有著重要的作用，文書檔案管理人員應該實時關注社會動態，及時更新文書檔案的管理形式，加強信息化建設，構建完善的檔案管理信息系統，提高文書檔案管理效率，全面掌握檔案材料的內容、時間及保管期限，在實現現代化、信息化管理的同時，能夠及時交出符合使用者需求的檔案，滿足社會對文書檔案逐年提升的要求。

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作者簡介

鄧巧玲（1980-），廣東，東莞市婦幼保健院。