信息化社會背景下的檔案服務模式探索

喬琳

摘 要：在社會實踐的不斷變遷中認識和把握檔案信息服務模式的轉變，自覺調整目標定位和實現目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達到穩定的運行和協調發展，是保持檔案事業蓬勃發展的力量之源。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務模式

當今信息化時代科學技術迅猛發展，人類社會正在從工業社會向信息社會邁進，信息在社會生活中發揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經濟發展的首要資源，信息化建設工作是公司重要的基礎管理工作之一。隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

1 檔案信息服務模式含義

模式是某類問題的方法論，是問題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會所認同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評價。從系統論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術以及多種物質要素構成的具有一定功能的有機整體，是對組成要素及其基本關系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進其運行變化的動態過程系統。檔案信息服務模式是指在檔案信息服務理念這種精神的支配下，通過制定一系列檔案信息服務制度，來規范檔案信息服務機構的運行與檔案信息利用者的行為，使社會檔案信息需求與供給達到平衡狀態的一種檔案信息服務系統運作狀態。檔案信息服務模式一旦建立并發揮作用，就會對檔案信息服務工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務工作的各方面在服務模式的規范下有序開展，但是，檔案信息服務模式又不是持久不變的，它必將隨著社會實踐這個大的運行環境的變化而變化。

2 信息化社會背景下的檔案服務對策

1、制定完善的檔案信息管理制度

檔案信息化建設中，檔案管理人員必須要在重視檔案信息管理，提升檔案管理工作質量。檔案信息管理工作人員需要根據檔案信息化建設難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質量。檔案管理工作人員需要認真學習與掌握計算機信息管理知識，認真參與到軟件開發工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時，還要制定完善的檔案信息化管理規章制度，打破傳統檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創造有利于檔案管理的條件，發揮計算機在檔案管理中的作用。

2、強化信息集成服務模式

隨著數字檔案館的不斷發展與完善，其信息服務模式也日漸增多，其中集成信息服務模式無疑是最為主要的一種，同時也是對數字檔案館效能發揮影響最大的一種，對用戶以及檔案館自身都有著相當突出的作用。信息集成服務模式是一種綜合度更大、效率更好的服務機制，需要數字檔案館對館內的各種要素資源進行整合。具體而言，集成信息服務包含技術、人力、資源等多項整合要素，其中資源是基礎，而技術則是集成能否成功的關鍵，其最終目標是為用戶構建一個多元化、全方位的檔案信息服務模式。相比于傳統信息服務模式中，因用戶界面或檢索軟件等的不同而造成的檢索困難的情形，信息集成服務模式借助集成系統，將格式各異的數字檔案資源串聯起來，使得用戶可以更為簡便迅捷地從集成服務機制中獲取所需的信息服務。

3、加快檔案信息資源開發

信息資源建設是檔案信息資源用戶需求的最基本保障和最為重要的前提。數字檔案館用戶的習慣和偏好已發生變化，廣大用戶更多地依賴網絡，傳統型的檔案信息資源體系很難適應當前社會用戶需求。所以，在信息資源建設方面，我們要根據時代發展要求，不斷優化館藏結構，建立面向公眾的以網絡為基礎的檔案信息資源體系。首先，數字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統基礎工作，構建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務奠定良好的信息基礎。其次，數字檔案館需要加大對檔案信息資源開發工作的投入，加快大難信息資源開發進程。通過對檔案信息資源價值的深層次挖掘，為社會公眾踢狗日益豐富的檔案信息集成品。再次，加大數字檔案信息資源建設力度。數字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網絡上被廣泛查閱、參考。這就要做好當前電子文件歸檔工作，確保電子文件及時歸檔，繼續做好傳統檔案的數字化工作，采用通用標準和先進技術，為檔案信息資源服務建立完整的數字信息資源體系。另外，數字檔案館建設要結合實際情況，在條件允許的情況下，著力構建特色館藏數據庫，如名人信息數據庫、地方特色數據庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務。

4、保護檔案信息的安全

網絡化檔案信息開發利用的正常運行，要依賴于計算機網絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統安全管理上，通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網絡系統正常運行安全。

5、加強科學管理，提高服務效益

數字檔案館與其說是技術問題，不如說是管理問題。因為技術可以購買過改造，但任何根據本館需要，把技術、人員、資源等有效組織起來，將服務建立并運行起來的過程，就需要發揮管理的作用。（1）數字檔案館工作組。成立數字檔案館工作小組，負責推進數字檔案館用戶服務的各項工作，包括國內外調研、本館現狀分析，需要解決的問題等，提出有關開展數字檔案館用戶服務的政策建議；開展數字檔案館用戶服務必須投入一定的人力、物力、和財力。資金短缺已成為制約數字檔案館發展的重要的因素之一。需要利用一切便利條件籌集資金，以保障數字檔案館建設。（2）服務管理。包括服務運行模式、服務機制、服務質量等。（3）組織機構。相應的管理協調機構、質量控制機構、自從專家組織等。（4）人員管理。工作人員的素質要求、培訓、分級認證制度等。（5）完整的標準規范體系。如知識庫-問題元數據規范及問題編輯規則、只是組織體系、檔案規范、系統的標準接口和檢索協議等。（6）隱私與版權保護制度。

3 結語

在當前分眾傳播時代，檔案網絡開展分眾信息服務是更好滿足用戶需求的必然趨勢，通過對檔案網站用戶群體進行細分，并通過對信息資源進行整合，從而為不同用戶提供所需的信息信息和服務，有效地提高了檔案服務內容的個性化，確保了檔案信息資源利用率的提高。而且在分眾信息服務運用過程中，檔案信息個性化服務會有所降低，有利于檔案網絡社會效益最大化目標的實現。

參考文獻

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