論信息化時代的學校檔案管理工作創新

金敏紅

摘 要：在社會發展新時期，信息技術逐漸深入到人們的日常生活中，同時也在各學校中得到了廣泛的應用。學校的檔案管理需要保證其完整性和安全性，而傳統的紙質檔案在上述性能上存在很大缺陷，檔案管理信息化可有效的避免紙質檔案存在的問題，因此，檔案管理信息化建設是時代發展的必然趨勢。然而，受諸多因素影響，目前學校的檔案信息化管理程度還不夠高。基于此，本文對信息化時代中學檔案信息管理存在的問題及對策進行了分析與探討，以期為學校的檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：信息化時代；學校檔案管理；工作；問題；創新

檔案管理的信息化建設不僅僅是形式上的改變，還有管理理念的改變。在傳統的檔案管理工作中，需要在紙質文件上進行登記，然而，在學校中，存在大量的檔案信息需要錄入，從而為檔案管理人員增加了工作強度，同時，在繁雜的檔案管理工作中，需要管理人員能夠持有盡職負責的心態，才能保證檔案的規范性。而檔案信息化使管理人員能夠借助計算機等網絡平臺對信息進行管理，提高了檔案管理的工作效率，再加上多元化形式的發展，通過網絡技術可以對聲音信息、視頻信息等進行管理，完善了檔案管理內容。

1 中學檔案管理信息化的必然性

1.1 信息整合難度對比

近年來，學校不斷擴大招生規模，產生的檔案信息越來越多，還有在學校運營過程中，也會產生諸多的檔案信息，如果只是采用傳統的紙質文件管理模式，不足以反映檔案中全部的內容，信息的分散程度較大，對學校的管理具有較大的影響。并且在進行檔案數據整合時，還要花費大量的人力、財力、物力以及時間和精力，而方案管理信息化可以快速對檔案信息進行整合，提高工作效率。

1.2 信息調取靈活性對比

在以前的檔案管理工作中，需要管理人員親自到檔案儲存室進行查找，并且，在這一過程中，需要管理人員對檔案室內部結構有充分的了解，知道哪些文件放在什么位置，才能對分類的文件進行查找。另外，在進行歸檔時，檔案還要放回原來的位置，不能胡亂放置，否則會造成資源混亂，缺乏靈活性。而檔案信息化管理工作，可以使管理人員在任何教務系統內的計算機都能打開文檔管理終端，精確的查找到需要的檔案，大大提高工作效率，同時也不用擔心會打亂檔案的順序，與傳統的檔案管理相比，在靈活性上具有十分顯著的優勢。

1.3 信息管理安全性對比

紙質化檔案具有高損耗率的特點，不管是在運輸、轉移的過程中，還是保存、整理的過程中，都可能會造成檔案信息缺失或者損壞，從而影響檔案信息的安全性。另外，如果檔案室不幸發生火災，就會造成大量的檔案被燒毀，如果學校沒有進行備份的話，則會造成極其嚴重的影響。而檔案信息化管理，使檔案以電子文件的形式存在于一個安全的網絡平臺，在轉移過程中只需要借助一定的硬盤設備就可以完成，便于攜帶。另外，這種信息化檔案便于備份，不會因為一些破壞性傷害而導致信息丟失。

2 信息時代下中學檔案管理存在的問題

2.1 管理水平信息化程度不高

近年來，學校對檔案信息管理的模式進行了一定的改革，出現了一系列的電子檔案，在某種程度上提高了檔案管理的信息化水平，但是這種情況沒有對此進行充分地利用，導致檔案管理水平信息化程度不高。另外，有些學校因為經費限制，對檔案的信息化投入資金不足，導致一些檔案管理模式仍然停留在初級階段，單純的使用計算機建立檔案目錄管理，沒有對信息化技術進行更深入的利用，從而使學校的檔案管理信息化水平一直得不到提高。

2.2 中學檔案管理效率低下

在一些經濟水平較低地區的學校其管理模式仍然以人力管理為主，這使得檔案管理的效率得不到提高，而傳統的檔案管理介質主要通過紙質文件來完成，在進行檔案的管理時，需要管理人員翻看大量的紙質文件才能找到需要的內容，浪費了管理人員的大量時間，同時在進行文件翻看的過程中，還不能夠打亂文件擺放的順序，這也會給管理人員整理檔案帶來巨大的困難。另外，學校的主要職能是教育，因此，在檔案管理工作中只會配備少量的工作人員，在有限的時間內，管理人員的工作效率相對較低，不足以滿足學校管理的需要。

2.3 專業管理人員嚴重缺乏

受傳統教育體制影響，學校往往只會重視學生的學習水平，忽視檔案管理工作的重要性，從而使學校的檔案管理建設程度不足，一些當單管理工作是由其他一些代課老師或者是其他部門抽調而來的人員，沒有管理經驗，同時，這些人員對檔案管理的認識程度不足，認為檔案管理只是對紙質文件的整理與保管即可，不愿意花費更多的時間了解檔案信息化管理的工作，從而導致學校的檔案信息化管理建設止步不前。

3 中學檔案管理信息化建設創新

3.1 檔案管理思路的創新

檔案管理的創新，首先樹立先進的管理理念，以人本的管理思想為主導，以觀念創新作為管理創新的前提，對檔案管理工作另辟蹊徑；其次，對管理內容進行創新。中學學校中存在大量的檔案，只是對檔案進行儲存已不能滿足學校發展需要，因此在進行檔案管理時，要注重資源的收集，進行有目的、有計劃的對檔案內容進行整理與分析，實現檔案資料的優化管理；再次，重視先進人才的培養工作，吸引具有檔案管理工作經驗的人員進行管理工作，并營造良好的工作環境；最后，重視現有檔案管理人員的創新思維的培養，并加強檔案管理人員之間的交流，共同創新出一套合適的檔案管理思路，并進一步將思路落實到實際行動。

3.2 檔案管理手段的創新

傳統檔案管理手段多為手工執行，與信息技術廣泛普及的現代化管理手段相比，其較低的工作效率已無法滿足行業需求。運用現代化管理手段來替代傳統手工管理是中學檔案管理改革創新的重點之一，盡快做好庫藏資料的錄入工作以實現檔案檢索自動化，能夠提高檔案管理工作效率和服務質量。并科學合理協調中學學校檔案管理的服務與被服務關系、保密與開放關系、社會與部門利益關系，提高其創新發展程度，從而優化檔案的管理手段，促進檔案管理工作的可持續發展。

3.3 檔案管理模式的創新

就目前的檔案管理工作而言，其屬于校辦科室，只是一個服務于校園管理的科室，對檔案涉及的信息內容沒有決策權力，從而一些檔案管理人員認為自己的工作可有可無，對工作內容責任心不強，導致中學的檔案管理工作質量不高，隨著中學管理體制改革，檔案管理工作的重要性逐漸受到校領導重視，對此，需要學校需要對管理模式進行創新。首先，將檔案管理部門脫離于校辦科室范疇，完善檔案管理部門職能；其次，改變檔案管理部門的被動性，使其具有一定的自主決策權，從而提高檔案管理人員的工作積極性，這種管理是對傳統檔案管理模式的一種挑戰，在管理變革工作中，具有十分重要的意義。

4 結束語

在信息化發展背景下，學校一定要做好檔案管理工作這一重要環節，正確運用檔案管理帶動學校健康發展。檔案管理的本質是服務于學生和教師，學校的檔案管理要與學校的發展具有一致性。因此，中學學校要打破傳統檔案管理模式束縛，借助信息化時代提供的改革契機，努力構建和運用信息化系統，有效地推動我國學校的檔案信息化管理工作，滿足其長期發展需求。

參考文獻

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