人才服務機構人事檔案電子信息化建設與管理

張夢婷

摘 要：隨著信息技術的發展、互聯網的出現、新媒體的興起，各行各業的業態發生了較大的變化，市場化進程的加深增強了人才流動性，進而催生了人才服務機構的發展。人才服務機構在人事檔案管理方面受到數字化浪潮的影響，管理模式有待轉變。本文旨在分析人才服務機構人事檔案管理現狀的基礎之上，提出人才服務機構人事檔案管理電子信息化建設管理意義，并提出人才服務機構人事檔案電子信息化建設與管理發展方向。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；人才服務機構

1 引言

近年來，隨著社會經濟的快速發展，互聯網新技術的興起，新領域的不斷活躍，市場對人才的需求增強，崗位也更佳多樣化，導致人才流動規模不斷擴大。各地人才服務機構管理的流動人員人事檔案數量也隨著不斷增加。據武漢市人才服務中心對全市流動人員檔案調查，2014年全市現有流動人員人事檔案近54萬份中，因國企改制而下崗失業人員人事檔案約15萬份，占28%；回生源地就業及未就業應往屆畢業生檔案15.7萬份，占29%；新經濟組織和新社會組織及專業技術人員、國企代理人員18萬份，占33%；出國留學、國企管理等其他人員5.3萬份，占10%；據統計，近年每年轉入人才服務中心的流動檔案在4萬份左右，轉出約1萬份，每年新增檔案3萬份。

人事檔案是社會公共信息一個非常重要的組成部分，通過檔案可以查實個人的工作經歷、學歷、專業技術技能職稱、社會關系、過往獎懲等情況。無論對企業人力資源開發管理還是人們的工作生活都有重要的影響，人才服務機構做好人事檔案管理工作對個人、單位以及人才資源開發都有極其重要的作用。

但是，由于人才服務機構人事檔案管理的政策、手段相對滯后，流動人才人事檔案現存的管理模式出現資源時效性弱、整合度不高、檢索利用開發不足等問題。隨著信息技術的發展、互聯網的興起，人才服務機構人事檔案管理也應該順應潮流，從側重實物靜態管理向電子信息化建設管理的動態管理邁進，從傳統手工到充分利用現代化技術手段，逐步實現人事檔案管理的電子信息化建設。

2 人才服務機構人事檔案管理現狀分析

2.1 管理觀念落后

受到市場環境因素和用人單位需求的影響和制約，人才服務機構的人事檔案管理還處于粗放型的發展階段，沒有體現在人才的市場化運作之中。比如檔案的查詢、借閱、提取、轉存還是需要檔案當事人現場辦理或者代為辦理，雖然很多信息可以通過互聯網查詢，仍然與人事檔案信息化、智能化管理差距較大。

2.2 整體轉變建設難度大

互聯網時代用戶獲取信息的方式發生了極大的變化，信息獲取日益方便、快捷，打破了時空限制，人才服務機構的人事檔案管理體系要向著信息化方向轉變，不單單是一個單一部門的責任和工作，必須從管理決策層進行判斷和決策，層層推進，才能逐步實現電子信息化建設與管理。而且在轉變過程中，還要覺察市場發展和技術發展動向，邊改變邊修正，難度較大。

2.3 缺乏有效的專業團隊和考核機制

傳統的檔案管理以手工人力為主，現代化的人事檔案管理逐步向信息化方向發展。人才服務機構面對的檔案管理較之于其他機構流動性更頻繁、數量更大、種類更多，傳統的團隊在檔案管理方面有優勢，但在人事檔案電子信息化進程中就缺乏有效的專業團隊合作。加上對于檔案管理人員的素質考核制度一定程度上還停留在傳統階段，對電子信息化建設管理進程中的考核制度還不夠完善。

3 人才服務機構人事檔案電子信息化建設意義

3.1 有利于人事檔案資料的有序管理和高效利用

人才服務機構人事檔案是數量龐大的資料，且流動性高，存取頻率高，實現人事檔案電子信息化建設與管理可以讓人才服務機構的檔案管理不再費時費力。實現自動化、網絡化，數據只需要一次錄入即可多次利用，可以實現內部數據共享，提高工作效率，也便于用戶與阿成查閱檢索。

3.2 有利于人才服務機構電子信息化建設與管理的標準化實現

人才服務機構要實現電子信息化建設與管理，人事檔案管理必須實現信息化，這是實現標準化的必經之路。檔案管理涉及流動人才的檔案進、管、出的全過程，只有通過電子信息化技術建設與管理才能使得人才服務機構了解實時數據、優化管理模式，并約束和規范從業人員，將人的不統一因素最大限度縮小，規范操作流程。

4 人才服務機構人事檔案電子信息化建設與管理發展方向

4.1 人事檔案向著電子化方向發展

人事檔案電子化即數字化，是人才服務機構開展人事檔案電子信息化建設工作的重要內容。一方面人才服務機構應當將人事檔案的基本信息和日常管理信息通過互聯網系統進行收集，以便于人事檔案信息的聯網檢索、統計分析；另一方面機構要將現存的傳統紙質人事檔案通過掃描、錄入等方式轉化為電子檔案，便于遠程檢索查閱，最終形成數字檔案庫。

4.2 管理手段向著信息化方向發展

互聯網環境下，用戶獲取信息、處理資料的方式和手段都有很大的變化。人才服務機構服務的對象是流動人才，他們的人事檔案流動性大、檢索使用頻繁，管理手段借助現代化技術實現信息化管理，有助于提高人事檔案的利用率，且能夠最大限度的保護傳統紙質檔案，避免其受到不必要的損害。還有助于保障人事檔案的真實性和時效性，使得檔案管理與存放更加系統規范，便于查閱利用。

4.3 人事檔案管理團隊向著專業全能化方向發展

現代化的人事檔案管理人才是人才服務機構實現人事檔案電子信息化建設與管理的保證。目前來看，大部分檔案管理工作人員對檔案管理的管理知識不夠深入，加上現代化、信息化工作的開展，更是會遇到較大阻礙，導致信息化建設工作開展不利。要改變這種狀況，人事檔案管理團隊必須向著專業全能化方向發展，既有檔案管理工作知識，也有電子信息化建設技能，才能使得人才服務機構的人事檔案管理發展邁上一個新臺階。

5 總結

綜上，人才服務機構人事檔案電子信息化建設與管理是實現信息化人事信息管理模式的必要工作內容，對實現整個機構的信息化社會服務模式有非常重要的現實意義。同時，這也是一項長期而艱巨的戰略任務，機構相關部門務必要認清形勢，積極應用信息化技術創造條件，促進人事檔案管理的根本變革。

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