檔案信息管理中電子文檔歸檔分析

詹穎琪

摘 要：電子文檔歸檔工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔歸檔工作相比具有一定差異，其工作量較大且難度系數(shù)較高，在傳統(tǒng)觀念影響下相關(guān)檔案管理人員未能將電子文件與原有文件畫上等號，對其歸檔工作有所忽視，并且不愿增加額外的工作量，對電子文檔歸檔工作的開展產(chǎn)生一定阻礙。本文對檔案信息管理中電子文檔歸檔工作進(jìn)行分析，以期為檔案管理工作的開展提供一定可供參考的建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；電子文檔；歸檔

電子文檔歸檔工作涉及到的內(nèi)容較多，并且受到諸多因素的制約，為了對檔案信息管理水平進(jìn)行提升，做好電子文檔歸檔工作，需要計算機(jī)及信息管理部門、檔案管理人員、電子文檔形成部門等多方配合，在了解電子文件形成規(guī)律、歷史等方面的基礎(chǔ)上更好的完成電子文檔歸檔工作。下面對電子文檔歸檔工作進(jìn)行具體分析，希望對電子文檔歸檔工作質(zhì)量及效率的提升提供一定幫助。

1 電子文檔歸檔途徑及方式的選取

電子文件較紙質(zhì)檔案相比在載體穩(wěn)定性、安全性方面存在一定不足，損壞情況時有發(fā)生，如何對電子文檔歸檔方式進(jìn)行選擇便顯得尤為關(guān)鍵。通過長期實(shí)踐人們發(fā)現(xiàn)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、磁盤等介質(zhì)移交方式可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失問題的出現(xiàn)，在磁盤質(zhì)量較差的情況下，對文件可讀性產(chǎn)生一定影響，基于此檔案信息管理人員需要進(jìn)行多個備份盤存檔，但是該做法導(dǎo)致檔案管理人員工作量急劇增加，存儲磁盤數(shù)量同樣有所增加。為了對上述問題進(jìn)行解決，檔案管理人員借助網(wǎng)絡(luò)平臺完成歸檔移交工作，然后通過光盤完成存儲，下面對網(wǎng)絡(luò)移交途徑進(jìn)行具體分析：

1.1 對電子文件信息匯集點(diǎn)進(jìn)行合理選擇

電子文檔歸檔工作需要由計算機(jī)及信息管理部門負(fù)責(zé)，在辦公自動化發(fā)展背景下，檔案信息管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化及信息化建設(shè)工作已經(jīng)受到人們廣泛關(guān)注，對系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)時將目光聚焦于“集中統(tǒng)一”的方向，檔案信息管理工作不再受到立卷單位人方面的限制，其系統(tǒng)能夠更好的服務(wù)于某一方面或是某幾方面的檔案管理工作。信息管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃同樣為該部門工作的重點(diǎn)之一，并且需要帶頭做好集中統(tǒng)一式檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，充分發(fā)揮自身電子文件信息聚集點(diǎn)的作用，保持相關(guān)技術(shù)設(shè)備和人才方面的優(yōu)勢，為檔案信息管理及歸檔工作的開展提供更多支持。

在檔案信息管理及歸檔人才、檔案信息管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)設(shè)備的支持下，能夠?qū)哂写鎯r值的電子文檔進(jìn)行歸檔，并且可將其視為最佳途徑之一。例如，我國某著名大學(xué)計算機(jī)及信息管理中心借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對本校的行政信息管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，將其細(xì)化成人事管理、教學(xué)及科研等幾個子模塊，財務(wù)結(jié)算處、教務(wù)部門、學(xué)生注冊中心等均可與教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系，共同組建數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，財務(wù)結(jié)算部門需要完成學(xué)生交費(fèi)信息的共享工作；學(xué)籍、畢業(yè)審查、授予學(xué)位及教學(xué)方面的工作由教務(wù)部門負(fù)責(zé)；學(xué)生注冊、排課、選課及成績信息共享方面的工作由注冊中心負(fù)責(zé)。計算機(jī)及信息管理中心獲取上述數(shù)據(jù)之后，需要完成集中處理工作，對信息匯總整理之后傳遞至不同的業(yè)務(wù)管理部門。每一年數(shù)據(jù)均有所增加和更新，信息中心需要嚴(yán)格根據(jù)檔案管理部門要求對過期數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，并且完成整理編目一類的工作，并完成在線傳輸工作，移交至檔案管理部門進(jìn)行存儲歸檔，亦或是通過光盤對其進(jìn)行存儲，每隔一段時間對其進(jìn)行歸檔。

1.2 對計算機(jī)信息管理網(wǎng)進(jìn)行充分利用

通過電子文檔歸檔網(wǎng)線的開通能夠?yàn)闅w檔工作的開展提供更多支持。在計算機(jī)信息管理網(wǎng)日趨完善的情況下，數(shù)量眾多的重要文件被上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺，業(yè)務(wù)管理部門需要對其進(jìn)行挑選，進(jìn)而對職能活動情況進(jìn)行了解。上傳工作開始前，需要根據(jù)檔案信息管理人員的統(tǒng)一要求對文件格式進(jìn)行統(tǒng)一和轉(zhuǎn)換，為數(shù)據(jù)通用性及可靠性的提升奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，提高電子文檔歸檔水平。至于未被傳輸至計算機(jī)信息管理網(wǎng)中的且需要存儲的文件，需要交付電子文件形成部門完成整合及編目工作，借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺將其共享給檔案信息管理部門，在信息管理網(wǎng)的支持下檔案部門及不同業(yè)務(wù)管理部門間設(shè)置了電子文檔歸檔專用網(wǎng)線，并且在信息管理網(wǎng)基礎(chǔ)上完成了歸檔專用子模塊的構(gòu)建。無論是上傳或是未經(jīng)上傳的電子文件，只要其具有存儲價值便需要借助系統(tǒng)分享給檔案信息管理部門，在辦公自動化及信息管理部門的配合之下，對電子文件歸檔工作的格式提出要求，并避免出現(xiàn)格式唯一的情況，需要將.dbf、.txt、.doc等通用性強(qiáng)文件格式進(jìn)行適當(dāng)應(yīng)用。

上述兩種電子文檔歸檔方式中，均需要電子文件形成部門通過統(tǒng)一格式對其進(jìn)行整理和編目，將其送至檔案信息管理部門，并且避免檔案部門出現(xiàn)私自下載等情況，為數(shù)據(jù)客觀性及準(zhǔn)確性提供更多保障，在對電子文件進(jìn)行接收時，最好以光盤替代磁盤進(jìn)行存儲，提高電子文檔歸檔及存儲工作的安全性。

2 電子文檔歸檔制度的健全

過去檔案信息管理部門的歸檔工作以紙質(zhì)文件的歸檔工作為主，并且已經(jīng)形成了較為固定和穩(wěn)定的歸檔團(tuán)隊(duì)，具備一定工作基礎(chǔ)，不同立卷部門一般均具備立卷牽頭人或分管領(lǐng)導(dǎo)，對立卷相關(guān)工作的開展進(jìn)行監(jiān)督管理。計算機(jī)及信息管理工作者的工作與檔案信息管理工作聯(lián)系甚少，因此對該部分工作較為陌生，與立卷歸檔工作者相比在經(jīng)驗(yàn)方面有所欠缺，未能和檔案部門進(jìn)行更多的合作，并且不具備較為穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，在電子文檔歸檔工作中容易出現(xiàn)不同的意見。基于此需要對原有紙質(zhì)檔案立卷人員的作用進(jìn)行充分發(fā)揮，為電子文檔歸檔團(tuán)隊(duì)建設(shè)及工作開展等方面提供更多支持。對電子文件進(jìn)行處理時，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理及手工操作方面具有較大差別，相關(guān)電子文檔歸檔人員應(yīng)加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)、知識、理念等方面的學(xué)習(xí)，迅速適應(yīng)新形勢下電子文檔歸檔及檔案信息管理工作需求，在技術(shù)培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)方面的支持下對自動化知識及技能進(jìn)行更好的掌握，為電子文檔歸檔工作的開展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)錄入者、信息管理及技術(shù)人員、業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人等均為電子文件的形成者及重要來源，對來源如此復(fù)雜的電子文檔進(jìn)行整合歸檔時，需要通過相應(yīng)的制度對歸檔工作進(jìn)行規(guī)范限制，確保歸檔人員能夠嚴(yán)格遵照制度辦事，根據(jù)立卷歸檔制度中對電子文檔歸檔工作的要求開展工作，遵循信息管理程序開展工作，為信息管理工作的布置、考核及檢查等工作的開展提供更多依據(jù)，提高電子文檔歸檔水平。

3 電子文件歸檔

“電子文件歸檔登記表”的填寫是歸檔工作中的重要組成部分，相關(guān)工作人員需要定期將具有保存價值的電子文件進(jìn)行存儲，根據(jù)格式要求將其存儲至脫機(jī)載體中。此外需要做好歸檔鑒定、完整性及有效性鑒定方面的工作，根據(jù)國家文件及規(guī)定要求開展工作，將標(biāo)識附于目錄上，并且對審核、負(fù)責(zé)人意見簽署等方面工作進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，根據(jù)歸檔要求完成電子文檔歸檔工作：其一，匯總含有歸檔標(biāo)識的電子文檔，對歸檔數(shù)據(jù)集進(jìn)行健全，并且復(fù)制到耐久性載體，一式兩份，分別用于查閱使用及存儲；其二，在包裝盒及載體位置貼標(biāo)簽，對編號、保管期限、軟硬件條件等進(jìn)行注明，并且附上相應(yīng)的歸檔登記表。

4 結(jié)束語

總結(jié)全文，為了對檔案信息管理水平進(jìn)行提升，做好電子文檔歸檔工作，需要對歸檔方式及歸檔途徑等方面進(jìn)行正確選擇，對電子文檔歸檔制度進(jìn)行健全完善，并且嚴(yán)格按照歸檔要求開展電子文檔歸檔工作。上文從選擇電子文件信息匯集點(diǎn)、借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)等幾方面對電子文檔歸檔途徑和方式等進(jìn)行分析，并對制度的完善措施進(jìn)行研究，希望為檔案管理工作的開展提供一定啟發(fā)和參考。

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