城建檔案信息化建設(shè)突出問(wèn)題與完善策略探討

戰(zhàn)杰

摘 要：城建檔案的收集、保管和利用帶有一定的行政職能，受一系列法律法規(guī)的約束和保護(hù)，但在實(shí)施過(guò)程中仍存有不少其他制約因素，影響了城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在目前狀況下，進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案的管理具有一定緊迫性和必要性。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)城建檔案現(xiàn)代化的早日實(shí)現(xiàn)。基于此，本文就城建檔案信息化建設(shè)突出問(wèn)題進(jìn)行了分析，對(duì)問(wèn)題完善策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化建設(shè)；突出問(wèn)題；完善策略

我國(guó)城建檔案信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，其存在的主要問(wèn)題有：一是城建檔案信息化建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)有限；二是城建檔案信息化前期工作準(zhǔn)備不足；三是城建檔案管理技術(shù)水平滯后；四是資源共享觀念淡薄，資源開(kāi)發(fā)不足；五是城建檔案信息化管理人員整體水平偏低，影響城建檔案信息化進(jìn)程；六是檔案館信息化水平不平衡，主要體現(xiàn)在各地區(qū)、大中小檔案館差異明顯。因此，就整體而言，我國(guó)城建檔案信息化整體工作雖已啟動(dòng)，但是建設(shè)還處于初步發(fā)展階段，尚未形成建立健全的城建檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化多維立體化管理體系。

1 城建檔案信息化建設(shè)突出問(wèn)題分析

1.1 觀念陳舊，認(rèn)識(shí)不足

對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現(xiàn)代化的名片沒(méi)有認(rèn)識(shí)到；信息化是適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。由于城市城建檔案信息化建設(shè)觀念的束縛，堅(jiān)持艱苦樸素的傳統(tǒng)，以盡量少花錢(qián)為標(biāo)準(zhǔn)，找當(dāng)?shù)氐蛯哟蔚募夹g(shù)人員進(jìn)行開(kāi)發(fā)工作，到頭來(lái)設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)不能用。另外，綜合性人才缺乏，資金投入不足，盡管引進(jìn)了高科技的產(chǎn)品設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用。第一，電子檔案的形成對(duì)檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料，不能順應(yīng)形勢(shì)必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對(duì)檔案館的壓力：如對(duì)地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫(kù)房的壓力。

1.2 檔案是保密信息，不能上網(wǎng)、不能信息化

錯(cuò)誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長(zhǎng)30年后也必須解密。第二，不是說(shuō)敏感信息就不能上網(wǎng)。三是沒(méi)有證據(jù)作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達(dá)到，由此導(dǎo)致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問(wèn)題上。

1.3 效果不顯著

城建檔案信息化的前提是城建檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，各地方城建檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作存在差異，參差不齊，這為城建檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了一定的難度。城建檔案信息化建設(shè)中使用的軟件共享性差，另外各地城建檔案部門(mén)信息化進(jìn)展不一，各自運(yùn)用的軟件不能互用，大多數(shù)網(wǎng)站只是建立簡(jiǎn)單的鏈接，總體上還是孤立分散的，制約了城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。一是信息化沒(méi)有減輕工程檔案形成單位的負(fù)擔(dān)。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求兩套制，不僅沒(méi)有減輕負(fù)擔(dān)，反而增加了負(fù)擔(dān)。二是信息化對(duì)城建檔案館起到的作用不夠顯著。

1.4 城建檔案信息化機(jī)構(gòu)設(shè)置不當(dāng)

城建檔案信息化建設(shè)中的機(jī)構(gòu)設(shè)置一直是城市城建檔案信息化建設(shè)的弊端。城市城建檔案信息化建設(shè)的主要負(fù)責(zé)部門(mén)沒(méi)有明確的指示，也沒(méi)有具體的部門(mén)對(duì)其進(jìn)行管理，在遇到問(wèn)題時(shí)無(wú)處解決。只有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的統(tǒng)一的管理，才能使城建檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行。

2 城建檔案信息化建設(shè)突出問(wèn)題完善策略

2.1 加強(qiáng)行政力度依法治檔

在著力推進(jìn)城建檔案工作法治化的同時(shí)，要按照有關(guān)法規(guī)和城建檔案的職能要求，加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督，提高執(zhí)法水平和執(zhí)法能力，開(kāi)展城建檔案執(zhí)法大檢查，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)和法制觀念，努力提高依法管檔、依法行政的水平。自建設(shè)部《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來(lái)，各地城建檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來(lái)越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問(wèn)題，城建檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城建檔案信息化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城建檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開(kāi)展城建檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，全面提高城建檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)城建檔案利用的需求。

2.2 加強(qiáng)城建檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

城建檔案內(nèi)容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識(shí)，既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識(shí)，加強(qiáng)全面學(xué)習(xí)。第一，加大教育培訓(xùn)工作力度。開(kāi)展多層次、多門(mén)類(lèi)的檔案教育培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類(lèi)型的培訓(xùn)班，建設(shè)一支開(kāi)拓進(jìn)取、知識(shí)和專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)合理，既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的城建檔案干部隊(duì)伍。加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不斷擴(kuò)大高級(jí)、中級(jí)職稱(chēng)的人員比例。第二，組織業(yè)務(wù)交流，專(zhuān)題學(xué)術(shù)研討。舉辦多種形式的專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等活動(dòng)，介紹先進(jìn)檔案管理方法、手段和應(yīng)用情況，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。第三，開(kāi)展建設(shè)領(lǐng)域檔案的調(diào)研工作，及時(shí)向政府主管部門(mén)提出合理化建議。第四，強(qiáng)化檔案相關(guān)學(xué)歷教育，重視繼續(xù)教育，提高職稱(chēng)水平，搞好編研成果。第五，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng)。創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，積極做好相關(guān)服務(wù)工作，做到熱情接待，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 強(qiáng)力推進(jìn)城建檔案管理現(xiàn)代化

通過(guò)城建檔案信息化，城建檔案的日常管理、分類(lèi)、查詢(xún)等工作都可以由信息系統(tǒng)來(lái)完成，通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入大量的城建檔案信息并在檔案整理過(guò)程中編制各種專(zhuān)題目錄，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案資料方便快速檢索，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡，從而大大提高了城建檔案檢索的效率。一是讓公眾熟悉和了解城建檔案工作，擴(kuò)大城建檔案工作的知名度。二是宣傳城建檔案意識(shí)和宣傳城建檔案工作，變“看攤守業(yè)、等客上門(mén)”等被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)方式。同時(shí)改變傳統(tǒng)的城建檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起電話咨詢(xún)、主動(dòng)清查到期建筑物、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等城建檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地服務(wù)，通過(guò)城建檔案信息的上網(wǎng)和新開(kāi)發(fā)的建筑物地理位置查詢(xún)，可以向利用者提供更加準(zhǔn)確的館藏城建檔案，提高了服務(wù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

2.4 扎實(shí)推進(jìn)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字城建檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，然后開(kāi)展對(duì)重要城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步將所有館藏城建檔案全部數(shù)字化。總之，我們城建檔案工作部門(mén)要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，全面開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，積極探索信息時(shí)代城建檔案工作的新思路，大力開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期城建檔案工作的新局面。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，城建檔案信息化建設(shè)要依據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，有針對(duì)性地趨于完善，不僅要體現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變，還要做好扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，敢于突破與創(chuàng)新。建議相關(guān)部門(mén)和單位要從思想上重視這項(xiàng)工作，加大投入力度，實(shí)現(xiàn)信息化操作，打造一流隊(duì)伍，完善管理制度，切實(shí)推動(dòng)城建檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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