高校檔案信息化建設的研究與探討

摘 要：檔案信息化建設的地位在各單位內部都逐漸得到重視，作為一項基礎性工作，其工作水平隨著整個單位的工作水平的提高而提高。因此，依托教育改革的不斷推進，高等教育的重要組成部分——高校的各項工作水平得到了明顯提高，檔案信息化建設水平也水漲船高。然而，就現在的發展形勢與速度來看，高校的檔案信息化建設與時代的需求有著顯著的差距。由于檔案信息化建設對高校的發展有著不可忽略的影響，對社會人才的培養也發揮著舉足輕重的作用。因此，面臨社會越來越快的發展形勢，我們必須加強對檔案信息化建設的重視。完善檔案信息化建設制度，促進檔案信息化建設水平的進步一步提高以更好的為高校培養人才服務。本文就在分析檔案信息化建設的作用和現狀的基礎上，提出了一些更為合理的改進途徑。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

1 檔案信息化建設的存在意義

（一）檔案能夠反映高校的發展歷史

高校的檔案，不僅記錄著學校內部的黨政工作，更是對學校內部一切教學活動和管理工作的原始記錄憑證。只要是稱得上完善的高校檔案，必然是包含著整個學校的各種教育教學活動和校務管理活動過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個院校的發展歷程以及發展水平，對高校的改革發展，推陳出新，有著寶貴的參考價值。

（二）檔案可以銜接起各項工作

具體來說，高校的檔案不僅能夠為各位領導了解本校歷史，基于此狀，提供改進的借鑒價值。更重要的是，由于檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變為檔案。因而，無論是高校的管理部門還是教學部門，如果能夠對本校檔案進行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度或是教學工作的針對性和具體性。高校的科研和教學以及管理工作都和學校一樣有著連貫性的特點，將檔案完整的保存下來，對學校內部各項工作都能起到銜接作用。

2 新形勢下高校檔案信息化建設面臨問題

（一）檔案信息化建設重視程度不夠

雖然高校已經把檔案信息化建設明確歸為一項基礎性工作，但是由于檔案信息化建設的服務性質，導致院校上至領導、下至教師都對檔案信息化建設對學校產生的效益和價值抱有懷疑態度。因此，在大多高校中，檔案信息化建設處在一個不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。雖然各校領導對檔案信息化建設給予了高度的重視，但是在實際扶持工作的落實中，檔案信息化建設的實際職能和作用被削弱，處于一個較為低下的位置。這種人為的不重視，容易導致面臨檢查、審核、評估的時候，這些院校都會選擇突擊編造完成檔案，毀壞了檔案的真實性。

（二）檔案管理人員綜合素質不適應信息化建設

據調查顯示，雖然部分高校已經開始聘請專業的檔案信息化建設人員進行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多高校的檔案信息化建設人員不是科班出身，甚至有些人員并沒有接受過高等教育，專業知識與技能水平過低，對現代化信息技術的掌握能力也很低。就此影響了檔案信息化建設的速度與質量，最終影響高校管理水平的提高。

（三）基礎設施建設投入力度小

雖然當前電腦的普及程度已經很高了，各大高校也在辦公室配備了電腦、打印機、復印機、掃描儀等等現代化辦公設備。但是對于檔案管理這種地位不高的部門，配備的電腦數量和質量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來進行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無法安裝最新的軟件，影響了檔案信息化的建設進程。甚至有些高校沒有給予檔案信息化建設一個足夠的管理空間，嚴重影響了檔案信息化建設水平的提高。而且現如今的信息化時代，電子檔案已經開始流行，而高校內部還是因循守舊用著紙質檔案，不利于越來越多的檔案保存。這種繁重的工作量導致在進行檔案的收集、整理與分類的過程中，工作人員出現倦怠情緒，出錯率也驟然上升，影響檔案質量。

3 高校檔案信息化建設改進途徑

（一）落實對檔案信息化建設的重視程度

只有真正得到領導的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領導的高度重視，是高校檔案信息化建設有效進行的重要依據。高校的上級部門如果能夠定期檢查檔案信息化建設，并高度重視其科學化建設，以學校整體發展規劃為目的，這樣才能引起相關學校領導的重視。作為檔案信息化建設人員，應該充分發揮其管理職能，必要性的向領導宣傳檔案對于教育健康發展的重要性，從而引起學校領導的高度關注。同時，加強對檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視檔案信息化建設，讓檔案信息化建設向著規范化發展，讓檔案信息化建設得到長期健康的發展，不斷為教育事業發揮其應有的作用。

（二）完善檔案管理制度，致力于信息化建設規范化

所屬高校檔案人員都應當掌握檔案信息化建設，強化檔案信息化建設意識，學習了解關于檔案信息化建設的法律法規，結合本校的具體實際情況，對檔案工作的管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應歸檔的檔案材料要按照相關規定保證能按時、按量、按質歸檔，從而確保專職人員對檔案信息化建設的順利進行。檔案室也應負起責任，認真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（三）加強檔案隊伍建設，培養信息化人才

如今高校最缺少的就是復合型的檔案信息化建設人才，專業知識與能力的不足和學習能力的缺乏嚴重拉低了檔案信息化建設水平。因此，雙管齊下的培養檔案信息化建設人員的專業素質和業務能力，為檔案信息化建設部門擁有高精尖的檔案信息化建設人員而努力，是校內相關領導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案信息化建設人員必須擁有高度的責任心和使命感，以及相當高的耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶檔案信息化建設人員的情操，培養他們的思想道德素質，打造一支德才兼備的高素質管理隊伍。

（四）明確檔案管理工作性質，提高檔案利用率

糾其根本來講，高校的檔案信息化建設屬于一項服務性工作，其根本任務是為高校的其他管理事務服務的，也是為了高校的工作水平提高而服務。為了完成這項職能，必須科學規劃檔案信息化建設制度，轉變工作思路，開展檔案信息化建設的調查與研究工作，多方面的進行檔案編研工作，力爭把檔案信息化建設的作用發揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

4 結束語

當前我國的檔案信息化建設正在向著數字化、信息化、現代化的方向進步，面對瞬息萬變的新形勢，各大高校必須緊緊抓住信息技術的尾巴，實現檔案信息化建設的現代化轉變，實現資源共享，加強各大院校之間的聯系，齊心協力向著更美好的未來邁進！

參考文獻

[1]王艷玲. 淺談高校檔案管理信息化建設[J]. 現代情報，2007，06：63-64+67.

[2]孫艷麗. 高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J]. 情報科學，2012，02：254-258+263.

[3]賈曉宇. 高校檔案管理信息化建設的思考[J]. 赤峰學院學報（自然科學版），2015，01：181-182.

作者簡介

劉萍（1991-），女，河南信陽人，本科，畢業于安陽工學院，初級，助理館員，研究方向：信息化與檔案的關系。