淺談檔案的開放與利用

周承瑩

摘 要：檔案受到越來越多的重視，檔案的開放與利用已成為一種巨大的社會(huì)資源。分析檔案開放利用的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)檔案開放利用存在的問題。探討從法律的完善、社會(huì)環(huán)境的改善及各檔案館的管理服務(wù)提升的角度，如何更好、更深入、更全面的利用檔案，使檔案發(fā)揮其作用。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案開放；檔案利用

檔案如今已受到越來越多人的重視，它作為一種巨大的社會(huì)資源，正依法對(duì)社會(huì)開放，并逐步為全社會(huì)所廣泛利用。檔案中包括了各種各樣的信息，而信息開放的程度已經(jīng)成了一個(gè)社會(huì)開放程度的顯著標(biāo)志。檔案的開放和利用已經(jīng)成為一個(gè)非常重要的課題。

1 檔案開放利用工作概述

如今的檔案開放體系是檔案館—現(xiàn)行文件服務(wù)中心的“文檔一體”、“文檔互補(bǔ)”的開放格局；是檔案館—機(jī)關(guān)檔案室之間的全方位的系統(tǒng)的開放體系。這種開放體系的最終目標(biāo)是： 由“開放檔案”最終實(shí)現(xiàn)“檔案開放”——檔案形成之日便是開放之時(shí)；同時(shí)在開放之時(shí)要制定“安全例外”與“一般例外”，確保檔案開放“不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益”。 ①

（一）檔案開放利用的現(xiàn)狀

通過檔案的定義：檔案是自然人或法人在其社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄按一定規(guī)律集中保存起來以備查考的具有物理載體的文獻(xiàn)。②檔案的保存目的就是用來查考，以此人們從中獲得歷史的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。按照允許開放利用范圍的大小，檔案可分為3種：開放的檔案、限制利用的檔案和保密的檔案。③

1、檔案館開放的檔案。根據(jù)《檔案法》 第十九條規(guī)定，開放的檔案有3種分類：第一，開放期等于30年，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放”；第二，開放期小于30年，“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年”，《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)一步規(guī)定：這幾類檔案可以隨時(shí)向社會(huì)開放；第三，開放期大于30年，“涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年”。

2、檔案館限制利用的檔案。此類檔案雖不向公眾開放，但可以在有限范圍內(nèi)為一定的目的提供利用。根據(jù)《檔案法》，開放期一般為自形成之日起滿30年，限制利用的檔案可分為兩類：第一，沒有到開放期的未開放的檔案。《檔案法》第二十條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案……”第二，超過開放期而未開放的檔案。《檔案法實(shí)施辦法》第二十條對(duì)此作了具體的規(guī)定：到了開放期但“涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其他到期不宜開放的檔案，其向社會(huì)開放的起始時(shí)間可以延長(zhǎng)到檔案形成之日起滿50年，滿50年開放仍有可能對(duì)國家重大利益造成損害的，可以繼續(xù)延期開放。由此可見，超過開放期而未開放的限制利用的檔案也有一個(gè)開放期：大于等于50年。

3、保密的檔案。這類檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)僅供特定范圍內(nèi)的檔案利用者利用的檔案。國家檔案局、國家保密局1991年9月27日發(fā)布的《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第二條規(guī)定：如果原檔案形成機(jī)關(guān)、單位認(rèn)為仍屬國家秘密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案形成屆滿30 年之日前的6 個(gè)月，以文書形式通知同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)和國家檔案館延長(zhǎng)保密期限。對(duì)于建國前后形成滿30 年的已經(jīng)解密的檔案和未定密的其他檔案，原則上應(yīng)該開放利用。但是有“安全例外”和“一般例外”。在《暫行規(guī)定》第七條列舉了20 款“例外”，例外是指開放利用時(shí)需要限制和控制的。

2 積極開展檔案開放利用工作的作用

1、有利于政府實(shí)施“信息公開”制度，有利于體制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開。信息公開是有關(guān)保障公民了解權(quán)和對(duì)了解權(quán)加以必要限制而組成的法律制度。

“信息公開”制度的具體要求有，行政許可機(jī)構(gòu)將有關(guān)行政許可的資料和信息向社會(huì)公開，機(jī)關(guān)集體作出的重大許可決定也必須自覺地向社會(huì)公開其決議過程，從中可以看出要將這些信息向社會(huì)公布，便要借助檔案。這些信息是保存在檔案之中，這類行政檔案的公開利用就關(guān)系到政府信息公開制度的完善情況了。

政務(wù)公開的主要內(nèi)容是政務(wù)信息的公開，而政務(wù)信息的主要存在形式是現(xiàn)行文件或未到進(jìn)館年限的檔案。我國實(shí)行改革開放以來，倡導(dǎo)行政公開辦事原則，逐步推行了信息公開制度。由于我國的具體國情，政務(wù)公開制度是從“村級(jí)事務(wù)”開始的。村務(wù)公開的重點(diǎn)是財(cái)務(wù)公開村級(jí)財(cái)政公開的內(nèi)容，主要包括財(cái)務(wù)計(jì)劃及其執(zhí)行情況、各項(xiàng)收入和支出、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、收益分配、代收代繳費(fèi)用、小電費(fèi)、以資代勞情況以及群眾要求公開的其他財(cái)務(wù)事項(xiàng)。1998年6月美國總統(tǒng)克林頓訪華。6月27日隨同訪華的專家在湖南省雙峰縣四個(gè)村參觀時(shí)，既不聽情況介紹，也不看準(zhǔn)備好的材料，而是徑直走進(jìn)村檔案室，通過檔案了解中國基層的民主建設(shè)和村民自治情況。村務(wù)公開所要向人們公開的許多信息，許多內(nèi)容都忠實(shí)地記載在檔案和文件之中，村務(wù)信息公開的重要內(nèi)容就是檔案公開。

2、有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案最重要的功能就是以備人們利用查考，當(dāng)我們充分意識(shí)到檔案的重要性以及其價(jià)值后，如何利用就成了需要思考的問題。在檔案事業(yè)的發(fā)展中，較好地開展檔案開放利用工作正是檔案事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志。檔案利用工作是檔案工作價(jià)值的直接體現(xiàn)，是檔案工作的成果。而檔案開放工作就是讓更多人利用更多的檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案的開放與利用體現(xiàn)了整個(gè)檔案工作的價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3、有利于各檔案館、檔案室在實(shí)踐中提高檔案工作水平。檔案利用工作質(zhì)量的優(yōu)劣，成為衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)工作開展程度及其質(zhì)量高低的主要標(biāo)準(zhǔn)。人們利用檔案通常是到檔案館或是在單位中的檔案室，如果檔案館（室）的開放利用工作做得不好，那么就會(huì)影響其檔案工作水平。而對(duì)社會(huì)開放檔案，并且鼓勵(lì)人們多去了解。去利用開放的檔案的人多了，自然能夠在實(shí)踐中提高檔案館（室）檔案工作水平。

3 如今檔案利用開放工作存在的問題

從現(xiàn)在各方面看，人們利用檔案的范圍比較廣泛，要求也越來越高。檔案作為寶貴的信息資源，發(fā)揮著其查考價(jià)值，滲透到人們的生活之中。但是同時(shí)，不得不說，檔案開放利用工作存在一些問題。

1、檔案開放利用的速度遲緩。1980年中共中央作出關(guān)于開放歷史檔案的決定。1987年我國頒布了《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“各級(jí)國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。”我國檔案開放工作在世界上來說算是比較晚的。1794年法國政府以法令的形式宣布法國所有公共檔案館實(shí)行開放原則。19世紀(jì)后，歐洲各國逐步將其公共檔案館向公眾和社會(huì)開放。與國外不同的是，我國不僅起始開放的時(shí)間較晚，并且從決定開放到真正實(shí)施的持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)。我國雖然在1980年就規(guī)定開放檔案，但時(shí)至今日，檔案仍沒有達(dá)到開放的目標(biāo)。

2、檔案開放利用的深度和廣度不夠。我國明清以前的歷史檔案很少，利用檔案來展現(xiàn)歷史的風(fēng)貌以及還原歷史真相很難辦到。加上現(xiàn)代的檔案大都市機(jī)關(guān)檔案，反映“民間文化”的檔案少之又少，造成檔案的利用率不高。這雖然與利用者的需求有關(guān)，但更主要的問題是檔案工作者對(duì)檔案信息資源的開放程度。目前檔案開放利用的深度和廣度不能滿足人們對(duì)檔案中寶貴信息資源的開發(fā)和利用的需要。

4 如何擴(kuò)大檔案開放，提高檔案利用

（一）擴(kuò)大開放

1、推進(jìn)法制建設(shè)，完善檔案法規(guī)，檔案的開放需要一個(gè)較好的法律環(huán)境和法律保護(hù)，檔案的收集，保管，利用都需要法律的保護(hù)，需要一系列的法律、條例、規(guī)范、規(guī)定等組成完整的法律體系，明確的執(zhí)法程序和相應(yīng)的全民檔案法律意識(shí)及良好的法律環(huán)境。大力宣傳《檔案法》、《保密法》，使人們自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護(hù)國家、集體和個(gè)人合法權(quán)益。有了良好的執(zhí)法環(huán)境，對(duì)于檔案的開放十分有益。作為檔案工作者，要利用法律的手段，加大檔案開放力度。并且在法律允許的范圍內(nèi)，拓寬開放空間。

2、構(gòu)建良好社會(huì)環(huán)境。在全社會(huì)營(yíng)造尊重歷史，重視檔案的氛圍，增強(qiáng)人們對(duì)于檔案信息資源的需求。隨著改革開放，社會(huì)對(duì)檔案需求越來越大，檔案被越來越多的人認(rèn)知并利用。在這樣的形勢(shì)下，在社會(huì)中宣傳檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)。檔案信息資源是社會(huì)原始活動(dòng)的記錄，客觀地反應(yīng)歷史面貌和人們的思想活動(dòng)的特點(diǎn)。我們需要營(yíng)造人們對(duì)社會(huì)信息的需要，使人們了解到檔案中的資源可以滿足人們不同需求，為檔案開放營(yíng)造良好的環(huán)境。逐步深化人們對(duì)檔案性質(zhì)和價(jià)值認(rèn)識(shí)是有利于檔案開放的。

3、擴(kuò)大現(xiàn)行文件的開放。作為檔案開放職能的延伸，我國許多綜合性檔案館承擔(dān)起開放現(xiàn)行文件的職能。現(xiàn)行文件的本質(zhì)是提高和保障我國公民知情權(quán)，加強(qiáng)政務(wù)信息共享，促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明，政治文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展。④開放政府的現(xiàn)行文件，不僅保障公民的知情權(quán)，提高政府工作透明度，還推進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)工作的開放與檔案管理的開放，推進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）提高利用

1、確保提供高質(zhì)量的信息。高質(zhì)量的信息是檔案事業(yè)發(fā)展的源泉。因此在做檔案收集工作時(shí)，就要把好關(guān)，努力豐富優(yōu)化館藏，在數(shù)量和質(zhì)量方面都要注意。在接收檔案時(shí)不管是現(xiàn)行單位的檔案還是撤銷單位的檔案都要顧全，特別是歷史檔案的收集，不光是紙質(zhì)檔案，還有一些特殊載體檔案如甲骨檔案，金文檔案等；以及一些相關(guān)的資料，如地方志，文集，家譜等。這樣保證了館藏的數(shù)量與質(zhì)量的豐富從而提高檔案信息資源的質(zhì)量，吸引更多人利用檔案。

2、提供一流的服務(wù)。這就包括了檔案人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，檔案利用的環(huán)境，以及設(shè)備。檔案人員的素質(zhì)也成為提高檔案利用的一個(gè)要素，能夠與檔案需求者很好的溝通，從而提高他們的滿意度非常重要。利用檔案時(shí)的設(shè)備條件要符合快速，便捷，這也是國家和檔案部門需要努力的地方。另外，檔案部門可以簡(jiǎn)化手續(xù)，使用電子檢索系統(tǒng)提高檔案利用時(shí)的效率。

3、使檔案利用進(jìn)入社會(huì)各個(gè)階層。檔案館是檔案事業(yè)的主體，可以通過檔案館將檔案工作的管理制度，技能讓全社會(huì)知曉。使檔案工作進(jìn)入社會(huì)各領(lǐng)域、各層面，尤其是新領(lǐng)域的管理。例如：近年來興起的民營(yíng)企業(yè)檔案、農(nóng)業(yè)與農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案、證券檔案以及當(dāng)前的熱門話題信用檔案等等，檔案部門面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇。使檔案服務(wù)層面變廣，提供服務(wù)不論地位，不講學(xué)歷和政治傾向，不看職業(yè)。只有讓檔案進(jìn)入到各個(gè)階層，各個(gè)領(lǐng)域，才能引起人們對(duì)檔案查考興趣，使人們充分利用檔案，提高檔案的利用率。

總之，在我國高速發(fā)展的今天，在透明度原則的要求下，我國的檔案的開放工作受到了挑戰(zhàn)。我國檔案信息開放利用還需要進(jìn)一步的改善提高，需要檔案人員的思想的解放創(chuàng)新，以及全社會(huì)的努力，營(yíng)造利用檔案信息資源的氛圍。

參考文獻(xiàn)

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