流動人員人事檔案管理的信息化探討

摘 要：隨著我國社會主義市場經濟發(fā)展、信息技術的進步，各單位人員流動、崗位調換現象也越來越多頻繁。檔案記錄了一個人的具體工作經歷以及獎懲情況，具有參考依據作用，尤其是那些原始性的材料，能夠有效的幫助單位進行人員任用決策。基于此，本文在分析信息化背景下進行流動人員人事檔案管理研究的重要性以及必要性的基礎之上，通過探討信息技術發(fā)展給流動人員人事檔案管理工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，以期能夠為提升流動人員人事檔案管理工作提出一些建議。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；存在問題；解決措施

1 信息化背景下進行流動人員人事檔案管理的重要性

首先，在信息化背景下對流動人員的人事檔案管理工作進行研究，有利于檔案管理工作的理論創(chuàng)新與完善，進而使其更好的服務于檔案管理。其次，有助于推進檔案管理工作改革的整體進程，以適應不斷發(fā)展變化的信息化社會。最后，在新形勢下探討流動人員人事檔案管理工作，有助于激發(fā)檔案管理工作人員的學習熱情，改善檔案管理工作方式，以不斷提高其工作效率。

2 信息技術發(fā)展給流動人員檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

2.1 機遇

1.檔案收集與管理方式更為便捷

隨著信息技術的發(fā)展，紙質檔案逐漸被電子化的檔案所取締。單位流動人員人事檔案管理工作也由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉變?yōu)閷n案的監(jiān)控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得單位檔案管理向著便捷化方向大步邁進。

2.檔案利用率明顯提升

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案主要以紙質為主且長期處于被動翻閱狀態(tài)，使得一些單位對流動人員人事檔案信息的分析利用不到位，失去了檔案信息存在的意義。而在信息化背景下，通過云計算就能夠實現檔案信息的相互關聯，繼而用人單位通過這種方式對流動人員人事檔案信息進行挖掘、利用，將檔案信息的利用方式變被動為主動，實現了檔案信息的最大化價值。

3.流動人員人事檔案的保存更為完整

由于人事檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已經承受不起反復的翻閱。大數據背景下，利用信息技術將流動人員人事檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使得紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對人員檔案進行字跡顏色加深處理，最大程度的使其恢復原有的樣貌，從而達到了保護檔案實體的目的。

2.2 挑戰(zhàn)

1.人員檔案信息安全性有待提升

隨著信息時代的到來，人事檔案儲存量的日益增多，在給數據分析利用帶來便捷的同時也給流動人員人事檔案信息的安全性帶來挑戰(zhàn)。由于很多單位人事檔案管理工作缺乏科學性、嚴謹性、創(chuàng)新性，不僅使得人事檔案管理工作效率低下而且極易使人員信息外泄，安全性得不到保障。因此，在這一時代背景下，如何維護流動人員人事檔案信息安全，提升流動人員人事檔案管理工作效率成為檔案管理工作所面臨的一大挑戰(zhàn)。

2.對檔案管理工作者專業(yè)素質提出更高的要求

信息技術的發(fā)展與應用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業(yè)素質提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進行科技管理。這就對檔案管理者的專業(yè)素質提出了更高的要求。

3 提升流動人員人事檔案管理工作效率的措施

3.1 加強流動人員人事檔案管理人才隊伍建設

流動人員人事檔案管理工作的總體發(fā)展水平，很大程度上依賴于當地檔案管理人員的繼續(xù)教育水平。因此，作為一名檔案管理者首先要樹立起終生學習的理念，并要求自己恪守終身學習制度。其次，檔案管理工作者要經常性的參加一些有關流動人員人事檔案管理的知識培訓講座，不斷擴充自己的知識庫，以提升個人的學歷層次。再次，檔案管理工作者應當積極學習現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應當不斷提升個人道德素養(yǎng)，不僅要時刻保持對工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

3.2 健全流動人員人事檔案管理制度，提高流動人員檔案管理的規(guī)范性

由于當前檔案管理部門正處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之部門缺乏一定的檔案管理經驗。因此，其工作出現了很大的隨意性和不規(guī)范性，對流動人員人事檔案管理信息化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關人員應當結合發(fā)展實際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的流動人員人事檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證流動人員人事檔案管理制度化、規(guī)范化建設的順利進行。

3.3 進一步完善基礎設備，為加快流動人員人事檔案信息化建設進程提供外部保證

完善的軟、硬件配置不僅是完成流動人員人事檔案管理信息化建設的必要條件，也是提升檔案管理質量和效率的有效方式。因此，從這一點來說，單位應當為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)。此外， 由于當前竊密技術得到迅速發(fā)展，因此為了防止信息外泄，我們必須未雨綢繆，設置嚴密的安全防護系統(tǒng)以加強對網絡共享信息的管理。

4 結語

總之，要想實現人力資源的合理配置，就必須積極適應信息技術發(fā)展，正視信息化給我們工作帶來的各種的機遇與挑戰(zhàn)，加強對流動人員檔案管理工作的研究，以完善的流動人員檔案管理制度、高素質的流動人員檔案管理人才隊伍為工作保駕護航。

參考文獻

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作者簡介

倪晶（1982-），女，江蘇常州，碩士研究生，畢業(yè)于華南理工大學，研究方向：檔案管理。