實施事業單位檔案信息化管理

葛顏澤

摘 要：隨著當前科學技術的迅猛發展，信息的儲存與搜索也變得更加迅捷。企業與單位內部的各種檔案信息儲存的完整與否對于企業與單位來說是十分重要的，然而，隨著企業與單位規模的逐漸擴大，人員數量的逐漸上升，其相應的檔案信息也變得越來越龐雜。如果按照傳統的信息儲存方法對信息進行管理，必然會導致資源極大的浪費，并且難以對信息進行有效的管理與調度。因此，對檔案信息進行信息化的管理是必不可少。本文就針對事業單位檔案信息化管理進行研究，幫助我國各單位檔案有效管理。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化

自中國改革開放以來，經濟得到了迅猛的發展，伴隨著經濟的發展，計算機技術也得到了長足的進步。由于企業與單位的不斷擴大，如何對其內部的人員檔案信息進行有效的管理成為管理工作者所頭疼的問題。而這種信息化的管理方式，能夠有效的增加檔案管理的速度與安全性，避免信息的丟失，使信息的隱秘性得到保證。由此可見，檔案信息化管理是大勢所趨，但是，其自身仍具備一定的缺點，因此，本文對事業單位信息化管理的特點與弊端以及提升事業單位檔案信息化管理建設措施進行分析。

1 事業單位信息化管理的特點與弊端

1.1 事業單位信息化管理的特點

事業單位信息化管理的特點較為明顯。首先，在檔案的存儲環境方面，信息化管理有其自身的優勢。傳統的信息記錄與查閱的載體大多為紙張，采用人工的方式將相應的信息記載于紙張上，由于紙張自身不耐保存，穩定性差的特點，使得在存儲的過程當中容易發生信息丟失的現象。然而，通過計算機技術對事業單位的檔案進行信息化管理，采用電子記錄的方式，將相應的檔案數據信息保存于磁盤當中，一個磁盤內部能夠保存大量的信息，可以有效的解決原始保存方式所存在的所占空間較大的問題。而且磁盤儲存對于儲存環境的要求相對較小，傳統的信息管理當中由于紙張的特殊性，文件不能保存在較為潮濕的環境當中，然而，利用計算機技術進行儲存管理則沒有這方面的影響。另外，在檔案的使用與查詢方面，信息化管理也有其不可取代的優勢。傳統的資源查詢要對檔案的目錄進行查閱，查詢出其所處的存儲位置，然后進行調閱。這一過程極其繁瑣，特別是當檔案內容過多時，會極大的延緩檔案的查閱進度。但是，利用計算機技術進行查閱，能夠極大的增加查閱速度，縮短查閱進程，提升工作效率，由此可見檔案在使用和查閱方面的優勢。

1.2 忽視檔案管理工作的重要性

檔案工作在單位內的重要性是顯而易見的，但是，當前單位內的一些工作者與領導人員對于檔案管理工作的重要性卻認識不足。這些領導大多是從基層一步一步干起，在工作的過程當中，往往更加注重于人才的專業素質與專業能力，認為只有這些專業能力豐富的人員才能夠更好的在單位當中發揮自己的能力。所以，在日常的工作活動當中，主要是注重對他們專業知識的傳輸與專業技能的培訓。進而使得對于檔案管理的重要性逐漸的降低，使得檔案管理工作出現失誤的情況大大的增加。檔案內部記載了諸多的專業性，機密性較強的問題，并不是簡單的記錄與保存，必須進行妥善的管理，才能保證信息的完整性，如果出現事務，很有可能會導致單位利益出現損失。因此，檔案管理工作的重要性不容忽視。

1.3 缺少相應人才以及信息化程度不足

人才的缺失與信息化程度不足也是很明顯的問題。在一些單位內部，進行檔案管理的人員常常不具備相應的管理專業知識與技能。由于管理工作是一個整體，如果在各個檔案的細節部分不能進行有效的控制，便會造成檔案信息工作管理的缺失。本來這些管理工作需要具備專業知識的人員，如果缺乏專業的訓練，這些工作人員不僅缺失相應的工作重要性的認識，對具體的管理細節也會存在失誤。在工作的過程中不負責，不認真。當前的一些事業單位當中，雖然采用信息化的方式進行檔案資料的控制，但是信息化的程度不足也是不容忽視的一個問題。部分信息采用電子記錄，但是一些關鍵信息的記錄仍是采用紙張。因此，全面做好檔案的管理工作，促進單位內部檔案的信息化管理進程，既是重點所在，也是難點所在。

2 提升事業單位檔案信息化管理建設措施

2.1 提高事業單位檔案管理人員的整體業務素質

若想要提升單位內部檔案管理的效率，采用專業的檔案管理人員是不容忽視的一個方面。單位常常將一些其他崗位上年齡偏大的人員調到檔案管理的崗位上，這些人員可能并不具備相應的專業素質，在進行工作時很可能出現問題。雖然在現在的事業單位檔案管理當中采用信息化的手段，但是，在整體的過程當中仍舊離不開手工抄寫的程序。而這些年齡偏大的人員在進行這些工作的過程當中較容易出現失誤。因此，在為相應的檔案管理崗位招收相應的工作人員的過程當中，首先要做到的，便是保證招收的人才具備相應的專業文化知識與技能，并且對于在職的人員進行相應的考核與技能培訓。進行考核的目的是偵查其是否具備相應的知識技能，進行培訓則是幫助其不斷的提升自身的專業能力。只有保證工作人員的質量，才能夠保證檔案管理工作的質量。

2.2 實施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工作

要想要做好檔案的信息化工作，首先應當讓工作人員意識到檔案信息化的重要性。雖然許多單位都在推行檔案的信息化管理，但是，一些工作人員由于對這一問題的認識不充分，在進行具體的工作過程當中，仍然會采取一些較為傳統的方式進行工作，這也是工作人員素質不足的體現之一，這樣便會導致工作質量下降，工作效率降低。因此，一定要提升他們的認識，明確其重要性以及相應的政策。由于檔案的隱秘性與重要性，因此在進行實際的檔案管理工作的過程當中，工作人員要有一個明確的認識，不能隨意泄漏檔案，做好備份工作的同時，降低出現問題的可能性。按照檔案的機密程度進行劃分，一定要保證檔案資料的完整性與安全性。

2.3 完善事業單位檔案管理的應用軟件的開發工作

單位檔案管理的信息化離不開軟件的參與，而想要進一步的促進檔案管理的信息化進程，需要不斷的開發一系列的應用軟件。只有將這些新的應用軟件運用到事業單位的檔案管理當中，在能不斷地提升信息化水平與工作效率，加快工作進程，降低工作的失誤率。在進行軟件開發的過程當中，一定要針對本單位的實際情況，有針對性的進行設計，不適合的軟件如果被運用到單位的檔案管理當中不但無法提升工作效率，還有可能降低工作速度，影響工作質量。

3 結語

企業與單位內部的各種檔案信息儲存的完整與否對于企業與單位來說是十分重要的，因此，本文就事業單位檔案信息化管理進行研究，首先分析了事業單位信息化管理的特點與弊端，包括忽視檔案管理工作的重要性以及缺少相應人才以及信息化程度不足的缺陷，隨后，就這些缺陷的解決方案進行簡單的探討，從而為我國的事業單位檔案信息化管理提供有效的手段。

參考文獻

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