高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問題和策略研究

摘要：高職院校中學(xué)籍檔案管理是占著很重要的位置，因為受高職院校形成特點的影響也由此存在一定問題在高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中。為了高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理效率更高、管理更規(guī)范。本文分析先階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，并為此提出相應(yīng)的解決對策，希望能夠促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案的有序化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；檔案管理

前言

國家加大對高職教育投人力度，大量涌現(xiàn)高等職業(yè)院校，其大多數(shù)高職院校都是由中專由一家或者是多家學(xué)校合并升格而成的，升格以后的高職院校進(jìn)行優(yōu)化對教育資源配置，大幅度提升了辦學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)效益，為國家、社會對技能型人才的需求做出了有力的貢獻(xiàn)，但是相應(yīng)也存在著一定的問題在高職院校，因此對學(xué)生學(xué)籍檔案管理是件非常的重要事情，高職院校要深入分析學(xué)籍管理工作，不斷完善并提出相應(yīng)的解決對策。

1 高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的構(gòu)成

學(xué)生在讀書期間詳細(xì)全面的記錄即為學(xué)籍檔案，其具體內(nèi)容分為：學(xué)生讀書院校記錄、受到的處分、獲得的表揚，可直接反映出學(xué)生在校時的個人思想道德及品質(zhì)、生活狀態(tài)、專業(yè)研究、學(xué)習(xí)狀態(tài)、社會實踐等等。由八個方面組成的高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案，具體如下：

第一為學(xué)生考學(xué)的入學(xué)信息，包括每年到校報道生的花名冊、學(xué)生入學(xué)登記表、考試檔案、入學(xué)體檢表等記錄。第二為學(xué)生在校期間的每學(xué)年所修課程的考試成績、學(xué)分，必修、選修課程的數(shù)量，是否存在重修課程。第三為在校期間學(xué)生受到的處分記錄和所獲得的獎勵。第四為學(xué)生是否如期畢業(yè)、肄業(yè)、結(jié)業(yè)等信息，學(xué)歷證書的發(fā)放記錄、相關(guān)學(xué)位證書等。第五為在校期間學(xué)生的政治表現(xiàn)、思想品質(zhì)記錄。第六為學(xué)生是否就業(yè)，如果學(xué)生已就業(yè)，就要留存派遣證的存根聯(lián)。第七關(guān)于變更記錄學(xué)生的學(xué)籍信息，包括轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)專業(yè)變更等記錄。第八為所有關(guān)于學(xué)生個人的存檔信息，具有典型的存檔價值信息。以上就是關(guān)于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案八個方面的具體內(nèi)容，學(xué)籍檔案的保存方式具體為：電子檔案、紙質(zhì)檔案。其中紙質(zhì)檔案為：凡是打印的文本、手寫紙質(zhì)材料，電子檔案主要保存在學(xué)生所讀高職院校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中。

2 所存在的問題于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中

2.1 不規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作

有些高職院校是是由直接升格、中專合并而成，原本學(xué)校與晉升為高職院校相比的不一樣的辦學(xué)規(guī)模、管理方式等，這也導(dǎo)致了高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏規(guī)范性，傳統(tǒng)的檔案管理模式不適應(yīng)與現(xiàn)存的高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。時代在發(fā)展進(jìn)步，相應(yīng)的改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。部分高職院校的管理還處于起步階段，還在摸索當(dāng)中的校園工作，不夠全面建立的部門，不完善的制定的職能規(guī)范，由于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式易造成學(xué)籍檔案的缺失、失真，缺乏獨立性的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，這和教務(wù)處、檔案館、學(xué)生處等有著密切的關(guān)系，不同部門間相互作用，管理中出現(xiàn)不少問題，很容易造成管理混亂、管理職能不清、管理漏洞等現(xiàn)象。

2.2 不規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作

學(xué)籍檔案工作中主要環(huán)節(jié)之一是學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作，具體指進(jìn)行收集后的分類、處理學(xué)生學(xué)籍檔案等工作，根據(jù)檔案分類法對學(xué)生在校期間的原始資料信息進(jìn)行處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。因為較大的學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作量，其較高的工作的有序性、規(guī)范性，因此，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作也成了高職院校相關(guān)的考評工作重點，建立的基本原則要以評促建，學(xué)籍檔案工作的規(guī)范有序能夠提高。但仍存在著許多不足在現(xiàn)階段學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作中，比如：學(xué)籍檔案分類編排不統(tǒng)一，檔案作出不同的編排是按照學(xué)生入學(xué)年份、畢業(yè)年份，檔案按照學(xué)生的學(xué)籍卡組卷缺乏一致的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，作出不同的裝訂形式是根據(jù)根據(jù)一個班級 、多個班級，這樣造成了薄厚不一的學(xué)籍卡組卷，不便于及時查找，也缺少了美觀性。相關(guān)輔導(dǎo)員對學(xué)生在畢業(yè)前期的學(xué)籍檔案進(jìn)行保管與填寫，不少輔導(dǎo)員缺乏一定的檔案意識，分別使用鉛筆、圓珠筆在填寫檔案時，不規(guī)范的部分欄目填寫，造成了檔案內(nèi)容缺少標(biāo)準(zhǔn)性、正確性。

2.3 不到位對于電子檔案的認(rèn)識

高職院校的學(xué)籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，由于受到傳統(tǒng)思維管理模式的影響，按照以往手寫的形式對部分高職院校的學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，沒有妥善的保存部分電子檔案，電子檔案信息丟失現(xiàn)象容易出現(xiàn)，學(xué)生學(xué)籍檔案保存方式應(yīng)該采用紙質(zhì)與電子檔案，或者是以電子檔案、紙質(zhì)檔案為主。假如對學(xué)生學(xué)籍檔案只以一種形式保存，當(dāng)檔案信息丟失或不全時，對學(xué)生和學(xué)校而言，將會造成難以補(bǔ)償?shù)闹卮髶p失。

3 加強(qiáng)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重視性

高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案對每位學(xué)生都是很重要的，對學(xué)生所有的讀書生涯的信息進(jìn)行記錄，所以，要充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性對于高職院校的學(xué)生和教職工來說，特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作崗位時，進(jìn)行嚴(yán)格考核其檔案思想與專業(yè)技能，定期對相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)檔案職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)知識。學(xué)籍檔案管理激勵機(jī)制與考核制度要建立完善好，學(xué)校各個部門要配合和支持學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，確保順利開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)生學(xué)籍檔案保存工作的通暢性要不斷加強(qiáng)，不能出現(xiàn)掉以輕心、敷衍、相互推卸責(zé)任的情況。

3.2 制定學(xué)生學(xué)籍檔案的基本規(guī)范

學(xué)生學(xué)籍檔案使用表格要統(tǒng)一，規(guī)定建立不同表格的統(tǒng)一樣式按照高職院校檔案管理進(jìn)行，督促學(xué)校有關(guān)部門及人員要注重規(guī)范性在書寫學(xué)生學(xué)籍檔案時，具體包括學(xué)生的基本信息、社會實踐意見、考試考核成績、表揚及處分內(nèi)容、等信息的填寫，都要求統(tǒng)一書寫標(biāo)準(zhǔn)，并且信息要求具有客觀性和真實性，規(guī)范書寫格式、字跡、用筆等，書寫統(tǒng)一使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆，不能使用圓珠筆或鉛筆，使其工整的字跡，檔案信息不得任意修改，這是對填寫檔案內(nèi)容的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而確保學(xué)籍檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、可用性、真實性。

3.3 電子檔案建設(shè)力度要加大

科技不斷進(jìn)步，各行各業(yè)廣泛的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息技術(shù)越來越得以重視，高職院校學(xué)籍檔案管理工作也是如此，這也是符合了未來發(fā)展的必然與趨勢要求。采用科學(xué)技術(shù)在當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理工作中，以往的學(xué)籍檔案錄入、查閱方式得以轉(zhuǎn)變，對學(xué)院各部門信息化檔案管理工作要加強(qiáng)認(rèn)識，在實際電子檔案建設(shè)中，檔案管理系統(tǒng)和學(xué)院相關(guān)部門學(xué)籍管理系統(tǒng)交流工作要做好，電子檔案平臺要構(gòu)建完善，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。并且在加強(qiáng)加強(qiáng)建設(shè)電子化學(xué)籍檔案管理期間，還要重視紙質(zhì)檔案予，使其電子檔案、紙質(zhì)檔案同存同用、相互補(bǔ)充，高職院校學(xué)籍檔案管理工作得以大力發(fā)展。

結(jié)語

作為高職院校管理工作的重要組成部分的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，對于學(xué)校與學(xué)生都是具有特別重要的意義，由于高職院校受學(xué)院發(fā)展的影響，也就目前還仍存在不少問題于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，不夠完善的管理相應(yīng)的規(guī)范。再加上繁多的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容，且要求比較細(xì)致的工作內(nèi)容，所以對于存在不少問題于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，就必須對其進(jìn)行深入研究、分析，并為此提出可實性的解決措施。每位學(xué)生的切身利益和學(xué)籍檔案密切相關(guān)，不管是晉升還是工作的選擇都是會涉及到學(xué)籍檔案信息，因此為了負(fù)責(zé)好對每一位高職院校學(xué)生，高職院校的學(xué)生、檔案管理人員以及院領(lǐng)導(dǎo)，都要充分重視應(yīng)對學(xué)籍檔案的管理工作，學(xué)籍檔案的管理與服務(wù)水平要不斷提升，確保每位學(xué)生學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。

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作者簡介：

沈?qū)W雁（1984.12）男，漢族，廣東省連州市，本科，學(xué)籍管理，研究方向：學(xué)籍管理。endprint