對檔案管理人員應具備的素質分析

張楓

【摘 要】檔案管理工作是對單位的檔案進行整理的工作，是每個單位必不可少的基礎性工作，因此對于檔案的管理需要專門的人才進行。幾年來，隨著信息時代的來臨，不僅使檔案的管理工作進入信息化時代，也使檔案的種類發生了變化，電子檔案的大量出現，讓原本局限于文字的檔案變成了有聲、有圖的檔案，檔案存儲方式也發生了相應的變化，這一系列變化都對從事檔案管理工作的人員提出了新的更高的要求。本文旨在探索當前檔案管理工作現狀的基礎上，對檔案管理人員應具備的素質進行簡述，以期對檔案管理工作的完善做出貢獻。

【關鍵詞】檔案管理；綜合素質；職業素質

前言

一個單位的檔案管理工作總是處于后方，在一般情況下不會引起人們的重視。實際上，檔案工作的開展是運用文字、聲像、圖表等方式，記錄小到個人、企業、組織，大到國家機關等的信息，是對以往行動軌跡、工作印記的保存，是單位運轉的基礎建設，起到重要作用。尤其是一些重要資料，一經遺失，無從查找，因此，檔案管理工作至關重要。對于從事檔案管理工作的人員來說，肩負著重要責任，不僅需要具有檔案管理人員的相關技能，還對品質和綜合素質有著較高要求，因此，對于檔案管理員所具有的素質要求需要進行嚴謹的討論。

一、當前檔案管理工作現狀

（一）普遍存在卻又常被忽視

檔案管理工作在任何一個單位都是存在的，但在大部分單位都未能引起足夠的重視，尤其是一些企業。在大部分企業單位，從事檔案管理工作的都是公司文員或者人事部門，這些工作從事人員往往將資料簡單的歸類整理，并未進行細致的管理，經常會發生資料堆積、資料遺失、難以找到等現象，為日后的工作帶來不便。當然，一些較為大型的企業會單獨設置檔案室、安排檔案管理人員，但大部分情況下即使一個單位里的人也不能充分認識到檔案管理工作的重要性，甚至會認為檔案管理工作較為清閑。

（二）檔案管理難度逐漸增大

隨著信息時代的到來，檔案管理工作的難度實際上是在逐漸增大的。一方面，檔案的種類與載體發生了重要變化，以往的文字檔案逐漸演變為包括聲音、圖像等多種形式的檔案，檔案的載體也發生了相應的變化，由單純的紙張變為錄音、優盤、數據等，這些變化對于記錄信息固然是好的，但對于管理員的管理工作來說卻是巨大挑戰。同一件事情，在以往的工作中只會生成文字資料，只要將文字資料保存好就行，現在可能既有文字資料，又有視頻與音頻資料、圖像資料等，這就要求檔案管理者既能將同一事件的資料整理好，又能將同一類資料整理好，以便日后查找。

二、對于檔案管理人員素質的探討

根據上面對檔案管理工作現狀的分析，不難發現，一名合格的檔案管理員自身素質要求必須過硬，在此，筆者將從三個方面對檔案管理員應具備的素質進行分析。

（一）品德素質

檔案管理工作往往會觸及到一些單位的內部文件或者機密信息，這些信息一旦流出會對該單位或者個人造成不利影響。因此，作為檔案管理工作人員，首先就要保證自身品質的純潔，對于檔案管理員素質的要求也要講品德排在首位。在具體要求上，檔案管理人員首先要有堅定地政治信仰，只有這樣才不會走邪路、歪路受不良風氣蠱惑；檔案管理人員還要有良好的品德，只有做到志慮忠純才能不因一絲惡念損害集體利益；最后，檔案管理人員還要有嚴謹的態度，作為一名檔案管理人員，往往是要面對大量資料，一旦馬虎就會產生遺漏，對集體造成不可估量的損失，因此嚴謹的態度是檔案管理人員的必修素質。

（二）專業素質

檔案管理人員做好本職工作，就要有過硬的專業素質。過硬的專業素質也就是對檔案管理人員職業素養的要求。以往檔案管理工作通常被分為八個部分，分別是收集、整理、分類、檢索、利用、統計、編研等幾個方面。隨著信息技術的發展，又對檔案管理工作提出了新的要求，僅做到這些方面不夠，想更好地做到這些方面也要付出更大的努力。這些都對檔案管理人員提出了更高的要求，也促使檔案管理人員不斷更新自身知識體系，完善自身技能。職業素質始終都是檔案管理工作者立身的根本。

（三）綜合素質

檔案管理工作的重要性以及完成的難度在前文已經提到過了，在此不再贅述。從中我們可以發現的一點是檔案管理工作對于檔案管理員的要求越來越高，因此檔案管理人員要不斷提高與之相關的綜合素質。包括計算機技能、與各部門溝通合作的技能。甚至于紙質文件如何防潮、電子文件如何保存等，這些都是檔案管理工作者必須具備的知識，也是檔案管理工作者必須學習的內容。

三、結語

以上所述，就是筆者根據檔案管理工作實踐對檔案管理人員應該具備的素質的分析。檔案管理工作由于長期處于單位建設的“后方”，經常成為被忽視的角落，實際上，檔案管理是我們從事一些工作的基礎，尤其是當我們想要向前的時候，總需要回頭來找些靈感。檔案管理工作者的工作任務實際上是非常重要的，作為一名合格的檔案管理人員，要能夠具備過硬的技術，也要能夠耐得住寂寞。在保證自身職業素養的同時，加強自身綜合素質以及道德品質的修養，才能夠在職業生涯中走的更久。作為企業，也要定期為檔案管理工作者提供專業的培訓。

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