關于高校數字檔案館建設的思考

湯男楠

摘 要：當今檔案都朝著數字化的方向發展，而高校檔案館擁有著豐富的館藏檔案資源，所以高校檔案館也應該符合現階段的發展趨勢，建設適合高校的數字檔案館。文章通過分析建設高校數字檔案館的必要性出發，探討當前高校數字檔案館發展的現狀和問題，并總結一些相對應的對策。

關鍵詞：高校數字檔案館 必要性 現狀 問題 對策

高校數字檔案館建設是高校檔案信息化建設的重要組成部分，其中國家要求高校檔案信息化建設達到的目標是：以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為基礎，以計算機管理為手段，以檔案信息資源開發利用網絡化為目標，確保具有保存價值的電子文件檔案信息的真實性、完整性、安全性和有效性，更好地為學校、師生和社會需要提供方便、便捷的服務。[1]目前高校數字檔案館建設中仍然面對諸多不可回避的問題，需要我們一代一代從事檔案工作的人員去解決。

一、建設高校數字檔案館的必要性

1、傳統的檔案管理方式不能滿足當前的需要

首先，傳統的檔案管理都是以紙質檔案為主體，以手工檢索作為基本的管理方式，而如今高校小到教室大到高校領導辦公室，都是運用計算機辦公，校園網絡四通八達、覆蓋面十分廣闊，使得計算機系統在學校里得到廣泛的運用，從而導致仍然使用手工檢索的檔案管理不符合大的發展趨勢，面臨著巨大的挑戰。

2、數字檔案館具有無可比擬的優點

數字檔案館是順應計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展而產生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發展趨勢，也是信息時代檔案服務創新、拓展社會服務功能的必由之路。[2]

二、高校數字檔案館建設的現狀

首先，在20世紀90年代，南京大學檔案館就開始進行檔案管理信息系統的研究和開發，并且進行了合理的規劃，在以后的建設中圍繞建設目標，不斷的向前發展。至今，已完成了“南大之星”多媒體檔案網絡管理系統、“南京大學教授成果管理系統”、“南京大學研究生論文電子版上傳與管理系統”、“南京大學畢業生電子和學位電子照片管理系統”等的開發和運行，搭建起了數字檔案館檔案信息管理平臺，實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。這些高校數字檔案館主要是用于介紹檔案館的基本情況、介紹學校的基本情況、提供數字查詢，在用途上有所局限，未來高校數字檔案館還有很大的發展空間。

三、高校數字檔案館建設存在的問題

1、高校檔案信息化資源相對分散

隨著高校大量運用計算機，高校的辦公自動化系統也得以廣泛的普及，高校的信息化程度也在不斷提高，大量的電子文件和信息也隨之產生，這些公文都需要新型的檔案管理系統能夠及時、準確、有效地接收和進行相應的處理。

2、高校檔案信息化中的法律問題

首先，數字化檔案是依靠計算機和計算機技術所展示的檔案，沒有白紙黑字明確展示出它的直觀性，所以大多數人們對于數字化檔案的原始性、可靠性持有懷疑的觀點。其次，對于高校檔案館而言，隨著人們越來越重視對知識產權的保護，相關的信息資源管理部門也會逐漸加強對知識產權的保護，那么這也會產生矛盾。

3、高校數字檔案信息的長期存取問題

數字檔案信息的長期存取問題是高校數字檔案館建設必須面對并且也是一個棘手的問題。首先，數字檔案保管的載體中：磁盤的壽命通常是3到5年；光盤的壽命較磁盤長，但是也不超過30年。與紙質載體相比差距巨大，俗話說的好：“宣紙保千年”。可以說數字檔案載體的壽命與紙張的壽命是沒有什么可比性，同時數字檔案載體還受到眾多外界因素的影響，比如溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。

4、高校數字檔案信息的安全問題

首先，計算機病毒和黑客的存在，往往會導致很多有價值的數字檔案信息經常遭到破壞，其中有的可以進行修復，有的甚至無法恢復，給數字檔案信息的利用造成了嚴重的威脅，從而影響了高校的數字檔案館的建設。其次，高校數字檔案館的建設多由于經費不足，很難爭取到相關安全方面的投資，所以使用的殺毒軟件無法應付現階段網絡產生的眾多漏洞，這也在一定程度上影響了數字檔案信息相關業務的正常開展和運行。

5、建設高校數字檔案館的人才問題

現階段，高等院校檔案機構中從事檔案工作的檔案人員的綜合素質和專業技能水平都不夠，這也是許多原因導致的：目前人們對于高校數字檔案館的認知不多、工資待遇較低、一位工作人員需要從事多種工作使得人們覺得檔案工作強度大等等。這些原因會造成從事檔案工作的人員學歷層次低、男女工作人員比例失調、工作的積極性差等現象的發生，在很大程度上不利于高校檔案工作開展，也不利于高校建設數字檔案館。

四、當前高校數字檔案館建設應該采取的策略

1、整合數字信息資源

高校每天各個部門和每個教職工、學生都會產生大量的數字信息，這些數據涉及到學校的教學、科研、行政、財政、后勤等各方面，需要我們經常對這些數字信息進行準確、及時的整理。首先，整合學校內的數字信息資源。其次，應該優化館藏檔案目錄。對于傳統的紙質檔案、膠片、磁帶等數據，我們應該有選擇的、分步驟地實行數字化。最后，建立起檔案信息網絡。通過前期的分析和調查，確定好數字信息資源，構建起一個能夠覆蓋全校的檔案信息網絡，實現定期的從學校的各部門接收處理事先指定的信息資源，從而高校的數字檔案館才可以順利的開展并得以可持續的發展。

2、完善基礎設施的建設

基礎設施的完備是高校能夠進行數字檔案館建設的前提條件和有效平臺，所以我們應該完善現有的基礎設施。根據數字檔案館的功能需要，基礎實施包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案數字加工設備、存儲設備等。具體有交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼照相、攝像機、掃描儀等。這些都需要高等院校通過爭取投資來不斷完善學校的基礎設施。

3、建立檔案信息安全管理體制

由于現階段數字檔案的安全受到了嚴峻的考驗，所以高校應該切實的建立起檔案信息安全管理體制。首先，國家應該盡快制定出網絡安全發、國家信息安全法等相關法律，從法律上、制定上保證網絡信息的安全以及數字檔案的安全。其次，高校數字檔案館應該采取身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，及時、準確的對檔案館內的計算機設備進行維護。

4、提高檔案工作人員的綜合素質

檔案工作人員的整體素質影響著高校數字檔案館的建設，這也要求高校要切實提高從事檔案工作的人員的綜合素質。首先，檔案工作人員應該熟悉檔案的專業知識，理解檔案業務，精通計算機技術和網絡技術。其次，高校既應該面向學校內外招聘有經驗的、專業知識豐富的檔案工作人員，又應該對于現有的檔案工作人員進行相應的培訓，提高他們的知識和業務水平，使檔案工作人員能適應高校數字檔案館建設的需要。

五、結束語

高校建設新型的數字檔案館是不可避免的一個趨勢，傳統檔案館已經不能適應當代高校的發展需要，而數字檔案館又具有傳統檔案館無可比擬的優勢，所以眾多高校應該切實開展數字檔案館的建設。而目前高校數字檔案館的建設還停留在一個初步階段并存在不少問題，這就需要我們在未來的日子里通過整合數字信息資源、完善基礎設施、建立檔案信息安全管理體制、提高從業人員的綜合素質等方面不斷發展高校的數字檔案館。

參考文獻

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].人名大學出版社，2001.

[2]蘇梅.論高校數字檔案館建設現狀與發展趨勢及對策研究[J].文教資料，2009，（15）.

[3]曾憲言.關于高校數字檔案館建設問題的思考[J].南陽師范學院學報，2010，（7）.

[4]方艷平.數字檔案館建設的障礙性因素分析[J].湖北檔案，2009，（3）.

[5]李宇紅.高校數字檔案館建設淺議[J].檔案，2009，（4）.

[6]李翠萍.高校數字檔案館建設的現狀、問題與發展[J].文教資料，2011，（3）.