檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

彭炬勇

【摘要】眾所周知，伴隨著信息化時代的正式到來，在當前的國民經濟和社會發展過程中，信息技術扮演著至關重要的角色，其重要價值和作用是其他任何技術都難以替代的。在現階段的檔案管理工作當中，信息化建設也成為了一種必然的發展趨勢，尤其是在近幾年當中，檔案信息化建設的步伐頻頻加快，在很大程度上推動了檔案管理工作的效率和水平。本文將就檔案信息化建設與檔案管理進行深入的分析與探究。

【關鍵詞】檔案信息化；檔案管理；信息化建設；具體分析

當前，檔案信息化建設的強勁發展勢頭是有目共睹的，但是縱觀現階段的發展概況，我們必須要認識到其中出現的問題以及不足，解決好這些問題，掃清楚障礙，才能夠保證檔案信息化建設的順暢性，提高檔案管理工作的水平。以下是筆者結合自己多年的相關工作經驗，就現階段檔案信息化建設中存在的問題進行分析，并且提出幾點切實可行的解決對策。

一、檔案信息化建設中出現的問題分析

（一）管理人員的先進性意識不高。作為檔案信息管理人員，在檔案信息資源的開發與利用環節存在著一定的問題，部分檔案信息管理人員將精力集中在了檔案信息的過度開發，一味地開展數字化采集工作，嚴重忽視了檔案信息的利用工作，只顧盲目地采集，卻沒有真正利用檔案信息，這就出現了當前信息檔案管理工作中的“重開發、輕利用”的現象，這無疑是對眾多人力與物力資源的浪費，這對于檔案信息資源工作的開展是非常不利的，這些龐大的信息數據不僅僅占據了基本的存儲空間，更是對相關工作人員造成了強大的數據整理壓力。

（二）電子文件保存的安全性低。眾所周知，采集檔案信息需要花費很長的時間和精力，想在短時間內收集全檔案信息是絕對不可能的，同時，正是因為收集過程的艱巨性，在很大程度上提高了檔案信息的價值。有了信息技術的支持與幫助，檔案信息的采集速度得到了飛速提升，其質量也得到了提高。但是，其中存在著一個比較嚴重的問題，那就是電子文件很容易丟失和改變，常常會因為數字代碼序列和儲存載體之間關系的不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

（三）檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規劃。就目前的情況來看，有一部分住建局檔案管理部門對于自身的發展是缺乏長久規劃的，而且也不具備科學有效的管理辦法，尤其是對檔案信息化建設，很多還停留在基本的目錄錄入層面，保管工作也是簡單的網絡化和數字化形勢，在近些年中都沒有得到實質性進展。此外，檔案管理信息并沒有做到對資源的有效整合，導致已經開發出來的信息資源并沒有實現聯網互通與數據共享，仍然保持著非常分散的局面。

二、如何有效推動檔案信息化建設

（一）強化檔案信息管理人員的現代化意識。檔案管理現代化的靈魂便是檔案管理信息化，因此，當前最重要的任務便是實現管理服務的專業化和管理思想的現代化，作為一名檔案信息管理人員，一定要不斷審視自己的管理理念和管理工作，適時適度改變自己管理檔案的態度，緊跟時代發展的形勢，確立現代化的檔案管理意識，提高自身管理工作的開放性，從自身做起，不斷審視自己的工作，全面提高自身的服務意識，真真正正將為大眾服務作為自己的重要責任。

（二）積極壯大檔案信息管理隊伍。要想加快檔案信息化建設的步伐，就必須要依靠優秀的專業團隊和高質量的專業人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊伍成員的選拔、培訓與考核，建立科學合理的競爭機制，激發檔案信息管理工作人員的責任意識和進取心，與此同時，更要加大對檔案信息管理人員的專業知識培訓力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓的力度，全面提高工作人員的計算機系統網絡安全防護知識，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

（三）將電子文件的管理工作做到位。我們都知道，在檔案信息化建設工作中，最關鍵的工作內容便是要維護好電子文件的真實性、全面提高檔案信息的可識別性、存儲系統的可靠性以及載體的兼容性和完好性。所以，我們必須要進一步加強檔案信息化硬件設施的建設力度，將現代科技和縮微術的重要作用充分發揮出來，與此同時，也要加快通用軟件的研制力度，全面推進檔案信息數字化的處理速度，實現檔案信息化建設與檔案管理工作的可持續發展。

三、結束語

綜上所述，在現代檔案管理工作當中，檔案信息化建設是一種必然趨勢，更是提升檔案管理水平的最有效方式和最重要的保障，先進的信息化建設能夠幫助我們不斷提升檔案信息資源的豐富性和多元化程度，確保檔案采集與管理工作的高質量，與此同時，還大大提升了檔案信息的精確性和真實性，因此，我們必須要對檔案信息化建設做出進一步的規劃，促進檔案信息化建設的健康發展。

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