檔案管理方法的現代化管理思路分析

孫薇

摘 要：社會信息化背景下檔案管理現代化已成為必然趨勢，也是社會發展到一定程度的必然要求。提高檔案管理現代化建設的速度，也是各級檔案管理單位需要面對的現實問題。我國檔案管理過程中存在很多問題，影響檔案管理質量。有鑒于此，本文中筆者主要分析檔案管理方法的現代管理思路，為提高管理質量夯實基礎。

關鍵詞：檔案管理 現代化方法 思路分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0061-01

引言

隨著互聯網技術發展與普及，檔案管理與服務工作已經步入信息化時代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應該意識檔案工作的重要性，借助現代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實基礎。

一、檔案管理現代化概述

所謂的檔案管理現代化指的是借助現代化設備與技術，通過先進的管理手段與方法，通過科學管理理論改變傳統檔案管理方法，逐步實現檔案管理的現代化與信息化。檔案管理現代化內涵主要體現在三點：

1.數字化

隨著現代化科學技術水平提高，數碼攝影技術、縮微攝影技術逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創新提供技術支持。通過攝影技術、信息技術等將紙質文檔轉化為電子文件，電子文件存儲方便、空間小，節省空間，降低難度。檔案資料實現電子化后可以通過互聯網進行管理，實現智能化檢索，避免出現直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。

2.虛擬化

檔案管理現代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現代化的發展趨勢主要方向就是電子儲存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進檔案管理的虛擬化與無紙化。

3.市場化

檔案資料主要記錄單位發展歷程、變化等內容，具有重要作用與價值。檔案管理現代化發展，最大程度發揮檔案作用與價值，通過聯合等方式實現檔案資料共享，帶動檔案管理質量的提高。

二、檔案管理現代化現狀與問題

1.利用效率偏低

檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項有著極強專業性與機密性的工作。按照規范標準保存檔案，直接影響單位與企業發展。目前大多數管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴重浪費信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。

2.專業人才不足

檔案管理縣現代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進科學技術知識，又要在日常工作中利用這些技術與知識開展工作，不斷更新與維護設備，此外還必須具備較高文化素養與管理技能。但目前檔案人員素質不理想，缺乏專業性人才。

3.信息程度不足

大部分當官管理人員檔案意識不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導致無法購買現代化設備，技術落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質人才不愿進入，甚至出現人才流失情況，影響工作的正常開展。

4.管理手段落后

我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計算機等現代化管理設備集中處理檔案資料，嚴重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設備都沒有。檔案管理人員工作時依然依靠傳統手工方式裝訂與保管檔案，費時費力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業進步發展的主要原因。

三、檔案管理中現代化管理措施分析

針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉變檔案管理理念、推動管理系統建設、強化基礎設施建設及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動檔案管理現代化建設。

1.轉變檔案管理理念

在進行檔案管理現代化進程中，領導層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區檔案工作現代化管理的前途和命運，所以要加快實現檔案工作的現代化管理，首先要轉變領導層觀念，強化領導層檔案管理現代化意識。其次，對于檔案管理人員，進行科學管理，依靠科技發展，將檔案管理中封閉式、被動式服務轉化為開放式和主動式服務；同時，對固步自封、等用戶上門的傳統舊觀念進行革新，順應時代發展，樹立科學發展觀，有流程、有規劃、積極而穩妥地進行檔案現代化管理的建設。

2.推動管理系統建設

檔案管理系統指的是傳遞、收集及促進檔案信息應用的系統。首先設置檔案管理系統的管理權限。安排專人負責系統的數據存儲、維護等內容，記錄檔案管理系統人員的措施，詳細記錄各方面內容；不斷完善檔案管理系統的數據存儲功能，支持不同存儲類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲量加大；構建快捷、便利的信息瀏覽網頁。建立完善的信息網頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務。

3.強化基礎設施建設

加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監控報警系統；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案等，錄入微機管理；強化數據庫建設。建立全部檔案案卷級數據庫，實現了檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。

4.提高檔案資源利用率

提高檔案利用率，首先將檔案進行分類整理，按規范修編檔案目錄，實行計算機與手工相結合的檢索方式，便于檔案資料的查閱和使用。其次，加強檔案編研，在對檔案資源進行開發利用的同時，立足于閱覽服務的基礎上，對檔案信息進行二次加工。最后，狠抓檔案服務，開發檔案利用實效。圍繞“抓服務，促實效”，為來訪對象免費提供現場查、來函代查等服務，通過開展多種形式的檔案利用服務，提高檔案服務、利用效率。

四、結語

總而言之，檔案管理工作具有較強的復雜性與系統性，想要做好檔案管理工作，必須構建一個科學、合理且系統的現代化管理體系，進而調動各方面工作積極性，加快現代化建設步伐，實現檔案管理信息化，挖掘檔案管理新型人才，促進檔案管理水平的提高。希望通過本文論述，為檔案管理工作進步完善貢獻一份力量，構建和諧社會。

參考文獻

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