加強辦公室檔案管理的創新思路構架

李莉

摘 要：隨著我國社會經濟的高速發展以及現代化進程的逐漸加快，事業單位在我國的地位與日俱增。通過有效開展檔案管理工作在一定程度上將有助于將科學的決策提供給辦公室管理者，進而能夠對其中存在的各種問題進行科學的分析與解決。

關鍵詞：辦公室 檔案管理 創新思路 構架

中圖分類號： G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0049-01

一、加強辦公室檔案管理的原則

1.規范且靈活的統一原則

事業單位工作制度的制定與執行在一定程度上完全依賴于國家的相關標準，所以辦公室檔案管理工作必須將一定的標準化和規范性充分有效的體現出來。

2.兼顧職責與權益的原則

在實際事業單位檔案管理工作中，需要對工作的具體職責和范圍進一步的明確。基于辦公室檔案管理，首先便需要將其具體的工作目標與任務有效的明確下來，在此基礎上定期或者不定期的便需要對檔案進行科學的指導與細致的檢查。

二、辦公室檔案管理中所存在的不足

1.缺乏對檔案管理工作的重視

目前，大多數辦公室對檔案管理工作的認識程度不夠、不重視，進而導致檔案管理出現各種問題。現階段，大多數事業單位的領導人仍然普遍認為所謂的檔案記錄就是對單位發展的歷史過程以及日常各種情況的簡單記載，并不能科學的預測單位今后的發展變化趨勢。因此，在日程的管理工作中，給檔案管理部門配備的人員素質并不高、設備等基礎設施也不完善，相應的也就更不會對檔案管理工作進行科學的管理和監管，使其頻繁的出現各種各樣的問題。

2.有限的檔案管理條件

檔案管理工作本身就具有一定的系統性，且是一個規模比較大、耗時非常長的工作，相應的對于基礎設施的要求非常高。但是，現階段的許多事業單位的檔案管理部門不僅管理方法老套、落后，并且技術方面也未能進行及時的更新，如在收集檔案信息方面，仍然依賴傳統的人工傳遞的方法，便嚴重影響了信息獲取的及時性、實時性。同時對檔案信息的錄用也采用手工錄入的方式，使得錯誤頻繁的出現，在登記方面所消耗的時間精力更多。除此以外，投入的不足，導致檔案管理的條件并不完善，導致混亂的管理過程，檔案資料丟失和損壞的情況經常出現，這便非常不利于檔案管理工作的順利開展。

3.檔案管理人員的綜合素質比較低

辦公室檔案管理工作本身就包括諸多方面的內容，相對應的便提高了對檔案管理人員的要求。目前，少數從事基層辦公室檔案管理人員的素質和專業能力普遍不高，現有任職的人員多數是從其他科室抽調過來的，并沒有經過專業且規范化的培訓，導致不熟悉工作的具體流程與相關的法律法規，并且大多數管理人員一人兼好幾個職位，最終致使檔案管理工作的開展沒有一個足夠良好的人力資源做保障。

三、加強辦公室檔案管理的創新思路構架

1.辦公室檔案管理工作重視程度的顯著提高

第一，辦公室領導要以身作則，加大對檔案管理部分的人力、物力等方面的支持，使員工從根本上能夠充分的認識到檔案管理工作的重要性。同時，只有領導態度方針的正確，員工才會受其鼓舞，嚴格落實各項方針政策，認真工作，因此領導要給予檔案管理部門更多的關心和詢問，將對檔案管理工作的重視體現出來。

第二，做好宣傳活動開展的各項工作，對檔案管理工作的重要性進行科學的宣傳和講解，從而保證檔案管理的重要作為和地位讓各個階層的員工都能夠認識到，共同促進事業單位的檔案管理朝著科學化的方向發展。

2.先進技術的引進與管理的及時更新

現如今是信息化時代，計算機信息技術已經被廣泛的應用到各行各業中并發揮著巨大的作用。

第一，大力的應用科學技術的巨大作用，在檔案管理工作中引進先進的信息處理和檔案記錄方面的軟件，利用互聯網實現各部門之間信息的快速傳遞、登記檔案以及查詢檔案等，從而能夠極大的避免出現重大失誤，省去不必要的麻煩，促進工作效率的有效提升。

第二，在建設檔案管理信息物資的基礎上，新媒體技術下建設檔案管理信息的要求為準則，實現對各種設備的完善改進與優化，以此將堅實的物質保障建立起來。基于此強化管理網絡和軟件系統的假設你和，通過不斷的優化系統，以此來促進軟件支持力度的不斷增強。另外，將網絡宣傳的優勢充分的發揮出來，借助各種新媒體和媒介，如手機、網站、微信、微博等對一系列管理工作進行大力的宣傳，如工作的動態、具體進展以及所取得的成果等，以此能夠引起更多群眾對于檔案管理工作的關注，強化重視的程度，或者以一種廣大人民群眾喜聞樂見的形式參與到新媒體互動活動中去。

第三，緊跟時代的發展要求，對及時的更新和改造各種應用軟件，從而保證技術和設備的先進性、科學性。

3.不斷提高檔案管理人員的綜合素質

第一，在招聘人員時，側重于他們對檔案管理專業知識的掌握程度以及實踐經驗的豐富性；對現有工作人員的考核中，注重工作能力以及績效的考核，對于能力不足員工安排其他崗位的工作。

第二，定期或者不定期的舉辦檔案管理方面的專業知識講座，對檔案管理的重要意義進行有力的宣傳，以此來提高員工專業綜合素質以及形成強烈的工作意識，并且在講解過程傳授員工的一定的檔案管理經驗，使其能夠掌握一定的管理技巧和方法。

第三，重點培養優秀的人才，組織他們定期去進修、學習；適當的調整工資待遇，盡可能的做到獎懲分明。

結束語

目前，我國在開展辦公室檔案管理工作中不可避免的會面臨各種各樣的客觀問題，隨著我國社會主義經濟體系的快速發展，辦公室檔案管理的工作也能夠做到與時俱進，進行不斷的改革與創新，保證能夠有針對性的解決既有問題，充分發揮檔案管理工作的效能，以此便能夠極大的促進事業單位朝著健康和可持續化的方向平穩有序的發展。

參考文獻

[1]張寶燕. 事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J]. 中小企業管理與科技（中旬刊），2015，（01）.

[2]褚玉美. 加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J]. 辦公室業務，2016，（12）.

[3]關亮，陳玲玲. 事業單位加強辦公室檔案管理的創新性研究[J]. 辦公室業務，2013，（23）.

[4]陳曉敏. 事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架研究[J]. 辦公室業務，2017，（03）.