做好數字信息時代背景下的學校檔案工作

李彬彬　呂芳

摘 要：檔案作為學校各方面情況的真實記錄，它承載著學校的發展變革，記錄著學校工作方方面面、點點滴滴，是促進學校各方面科學發展的重要依據，伴隨著學校數字信息化的進一步推進，學校檔案室建設和檔案工作卻陷入了一個較為尷尬的狀態。如何才能在新形勢下保障檔案完整，跟上時代步伐，不斷促進檔案管理規范化，保證檔案管理工作有序進行。

關鍵詞：數字化 檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0047-01

一、學校檔案建設的現狀，以及發展趨勢

1.學校檔案建設現狀

1.1學校數字化建設逐年推進和提升，但領導對檔案室的現代化建設關注的不多，絕大多數學校檔案室仍處于十幾年前的老樣子，設備陳舊，觀念陳舊，檔案工作仍處于原始狀態。數字化檔案建設前期投入資金大，檔案數字化采集工程量大。設備的采購，軟件的配備，人力的投入，需要資金的支持；一本檔案實體從拆卷校對、掃描采集、圖像處理、校對審核、裝訂還原、電子數據歸檔，需要人力和時間的保證。這更使得學校檔案數字化建設任重而道遠。

1.2當下，各方面形成的材料、稿件的數字化程度越來越高，電子稿件不能及時歸檔，材料流失過大；學校檔案管理人員絕大多數為兼職，崗位職責的邊緣化，專業性不強，也阻礙了學校檔案建設的健康發展。

諸如此類種種因素，限制和影響了學校檔案現代化、數字化的發展。

2.檔案管理發展趨勢

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向，將傳統紙制材料轉換為數字化信息，通過專業的檔案管理系統提供快捷方便的檔案信息服務，提高檔案的利用率和管理效率，必將是檔案管理發展的趨勢。

二、學校檔案數字化管理的優勢

1.將原始紙制檔案轉變為數字化檔案后，增強了對檔案原件的保護，檔案使用相對更加安全；通過檔案數字化處理，同時也防止了檔案篡改行為。

2.一旦實現了對檔案和檔案材料收集、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，可以使閱檔變得非常簡單，按照檔案管理流程，經過管理員授權，學校內部領導和有關處室可以在各自辦公室查閱所需檔案，外來查檔人也可以通過網絡實現遠程閱檔。這既提高了工作效率，也提升了檔案工作服務水平和質量。

3.用“功在當代，利在千秋”來形容檔案數學化建設一點也不為過。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案轉為機讀檔案，避免了紙張和人力的浪費，節省了占地空間，提高了檢索、查閱效率；即時歸檔，即時提供利用，為領導決策提供詳細準確的信息，為社會大眾提供即時準備的服務。以學籍檔案為例，畢業多年的學生辦理出國、失業證、確認工齡年限等證明，都需要詳細準確的檔案信息，管理員授權下的網絡遠程閱檔，可以減少跑腿、查閱時間，為查檔人提供最為便捷的檔案服務。

三、現階段做好檔案工作的思考

1.建立檔案管理網絡體系，把好檔案材料收集關

1.1針對學校檔案專業管理人員缺失，大多為兼職人員從事，崗位職責邊緣化，專業性不強的特點，結合學校工作實際，建立以學校辦公室為主體，各職能處室為分支的檔案管理網絡體系，協調各部門，形成自下而上的檔案材料傳遞網絡，有針對性的避免檔案材料的流失，做好檔案初期的收集工作。

1.2學校辦公室做為學校檔案管理的主體部門，定期組織分部門檔案員業務學習，明確歸檔范圍，增強檔案意識，學習檔案知識，切實減少檔案資料遺漏發生，不斷完善檔案管理流程，努力加強學校檔案建設。

1.3分部門檔案管理員要把檔案的收集工作放于平日日常工作中，對于在歸檔范圍內的材料要隨時形成，隨時收集，防止檔案材料的流失，為檔案立卷歸檔做好堅實的材料基礎。

2.充分利用現有設備資源，實現檔案管理現代化

目前在學校沒有投入專業檔案管理系統的條件下，如何能更好的利用現有的設備資源管理好檔案，實現檔案管理的初步數字化？

2.1對于管理類檔案，我們采用“兩條腿”的方法，即形成紙制檔案材料按件裝盒成檔，又按照檔號采集數字信息，錄入“金宏辦公”“學校檔案”模塊，進行“數字化”管理。

2.2對于實物類檔案，我們按年度整理歸檔，采用大流水號，將學校建校以來所獲得的獎牌、獎狀、獎杯等實物進行梳理、編號，錄入“金宏辦公”“學校檔案”模塊，實現“數字化”管理。

2.3隨著“數字化”管理檔案的逐年推進，通過計算機檢索，在檔案查閱方面大大節省了查找名錄的時間，方便了閱檔，提高了檢索準確率和利用效率；將傳統的紙制檔案變為數字化機讀檔案后，避免了因多次復印而造成的紙張浪費，對檔案原件起到了保護作用，檔案的使用更加安全，提高了檔案的利用率和管理效率。

3.努力提升個人業務素質，提高檔案材料利用率

3.1檔案工作者要在扎實的檔案管理理論基礎上，要注重計算機知識、信息技術的學習，積極運用現代化的手段和先進的管理方法，努力使自己成為適應數字化和現代化檔案建設需要的復合型人才。

3.2檔案工作者需要極大的細心和耐心面對各種檔案材料整理、統計、檢索……容易產生職業疏遠感和壓抑、失落的心理；同時日復一日單調的、重復的勞動，容易產生乏味、煩躁情緒。這就需要檔案工作者實時調整自己的心理狀態，從自身認知上改變傳統工作模式，提高檔案責任意識，調動自身積極性，用開拓創新的精神去開展工作，煩躁的心理就會自然消退。

3.3檔案工作者要熟悉“家底”，對于分管的檔案材料要做到心中有數兒、心中有底兒，改變重“整理”輕“利用”、“你來要，我才找”的被動服務，逐步實現檔案資源共享，讓檔案“活”起來，充分發揮檔案為學校發展與教育教學服務作用。

這些檔案中包含著一個學校歷年發展的重要節點，這些檔案中記錄著較為隱秘且重要的信息……作為一名普通的基層檔案工作者，亦能深深體會到檔案工作對一個單位的重要意義，亦能深深感受到一個檔案工作者的無奈，學校檔案工作任重而道遠。2014年5月中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，為新形勢下做好檔案工作指明了方向，提供了保障，也為我們檔案工作者提供了更高更遠的舞臺。在新的機遇下堅守我們的本職，實現檔案&檔案人的價值。

參考文獻

[1]張照余 檔案信息化理論與實踐 中國檔案出版社

[2]馮惠玲 電子文件管理國家戰略 中國人民大學出版社

[3]《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》 2014

[4]《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》 2016