淺談疾控中心收集專門檔案的管理現狀

孫喜芬

摘 要：疾控中心作為衛生系統的特殊行業，疾病檔案的保存與管理成為疾病預防與控制的重要依據。筆者總結了近幾年疾病類檔案的經驗，查閱了相關文獻，結合該類檔案的發展趨勢，寫出此文，希望為該類檔案的整理提供幫助，便于管理。

關鍵詞：檔案管理科學方法 檔案安全

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0024-01

一、引言

疾控中心作為衛生系統，衍生出特出的資料及信息，它不像醫院病案，國家有相應的規范制度。作為檔案管理人員，圍繞職責，談一下我們近幾年列入、整理專門檔案集中管理體會。

那么筆者工作青島市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重視的今天，如何管理疾控中心這些有效材料信息，成為檔案管理者的新問題。過去我們的檔案由單純的文書檔案，逐步發展到科研、基建、照片等檔案，同時制定了一整套管理辦法。隨著國家國家十三五規劃“深化醫藥衛生體制改革，堅持預防為主的方針，建立健全基本醫療衛生制度，實現人人享有基本醫療衛生服務，推廣全民健身，提高人民健康水平……加強重大疾病防治和基本公共衛生服務，完善國家基本公共衛生服務項目和重大公共衛生服務項目，提高服務質量效率和均等化水平”方針，檔案的門類也發生了變化，疾控中心通常的文書檔案和科研檔案外，從我們的工作性質及職責范圍內，嘗試從內容上我們收集一些記錄和反映疾控專業的專門檔案。如：食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案等……。

二、收集檔案方法和建議

我們之所以收集專門檔案，因為文書檔案包括不了各種檔案，疾控中心的專門檔案也不屬于科研檔案，從收集、整理專門檔案來說開始困擾我們，不收集可能流失，收集又沒有明確的標準和規定。此時只有選擇相近的檔案規定為依據，根據專門特點制定移交、接收及管理規定，根據各門類形成的材料、信息追蹤過程、數據分析結果，將門類檔案管理形成制度化，不斷修訂完善過程，形成了疾控中心獨特的管理規范。通過收集整理，給我們的啟示是：第一、對不同門類的檔案應采取集中管理的原則，制定相應的管理辦法，也是疾控中心在專門檔案管理中一個新的突破；第二、在檔案實行統一領導的基礎上，根據門類不同采取分級管理，比如門類可分為：傳染病檔案、慢性病檔案、食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案、預防接種檔案、艾滋病監測檔案等。即不同專業，根據各自的特點由教育、衛生及檔案行政管理部門共同負責，進行相應的業務監督及指導，使其更好地發揮作用；第三，各門類檔案在管理的規范的基礎上，檔案人員要不斷開發、編研各類防控疾病知識，依據數據有計劃、有目的為衛生宣傳提供健康教育素材，利于有針對性。

我們了解到專門檔案作為一個門類與文書檔案、科研檔案被列入國家檔案發展計劃是在《檔案事業發展“七五”計劃》時期，曾在1982年國家檔案局召開的全國檔案工作會議提出的，記得是這樣表述的：“今后一個時期要在全國范圍內建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學，具有中國特色的檔案事業體系。”2015年12月28日，國家檔案局局長李明華在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話中，就“十三五”時期全國檔案事業發展的主要任務從六個方面作為重點：一是全面推進檔案法治建設，通過科學規劃和推進檔案法規體系建設、完善和加強檔案執法監督體制機制、促進和提升全社會檔案法治意識，實現檔案治理法治化；二是有效推進檔案資源體系建設，一方面要進一步充實、豐富和優化檔案館館藏，另一方面要進一步加強機關、團體、企事業單位以及農村和城市社區檔案的形成管理，實現檔案資源建設多元化；三是創新檔案利用服務模式，推進各級國家綜合檔案館依法開放檔案，加快檔案信息資源整合與共享進程，實現檔案利用便捷化；四是加快檔案管理信息化進程，創新檔案信息化管理模式，一手抓數字檔案資源建設，一手抓數字檔案館（室）建設，實現檔案管理現代化；五是強化檔案安全保障，從檔案實體安全和信息安全兩個維度入手，大幅改善檔案安全基本條件，建立健全檔案安全防范體制機制，實現檔案安全高效化；六是發揮人才的引領支撐作用，通過健全人才培養體系、加大教育培訓力度、鼓勵社會各方參與等方式加強檔案人才隊伍建設，實現檔案人才隊伍專業化。在第二條中提到有效推進檔案資源體系建設，作為疾病控制中心，我們要發現資源，豐富館藏，提升我們的檔案質量，用于研究、利用、開發，使疾控中心專門檔案管理工作有特色，也為今后發展打下基礎。

疾控中心專門檔案是我們在工作中，經過長期觀察發現的，盡管是內容不同，形式不同，但是他反應青島市衛生大系統各種疾病控制的大數據，符合管理需求。盡管單位形成的全部檔案是一個整體，通常按“全宗”管理，專門檔案的不同種類、不同載體有它們的共同性和規律形成，在整理中發現有它的特殊性。如：食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案、預防接種檔案等都有專門檔案的管理要求及特點，與文書檔案、科研檔案有區別，這就要求我們從宏觀上調整檔案的管理規定及管理制度，同時就專門檔案的征集、分類提出了新課題，分析專門檔案與文書檔案、科研檔案之間的關系。從專門檔案的提出，在工作中我們曾糾結于專門檔案應該歸入那一類，是否影響檔案工作進展及標準化進程，比如：學校衛生檔案是在教學中形成的健康衛生信息，學校有獨立管理體系，學校衛生監測作為疾控中心監測是預防性，特別涉及到群發疾病分析其傳染源調查，是預防中必須涉及到的，在認識中就有交叉，我們在探討中前行，然后逐步完善。

三、結語

我們在落實《檔案法》的基礎上，結合青島市檔案局及行業規章制度及實施細則，建立健全對專門檔案工作的管理制度，專門檔案列入管理是一種工作嘗試，是否符合檔案管理要求，我們只能說是一種探索。我們的目的是不斷調研和嘗試疾控中心防控體系專業形成的專門檔案的劃分、界定、管理問題。專門檔案具有鮮明的專業性，實施中也證明我們的做法是行之有效的，推進專門檔案健康發展是我們的責任。在實踐中疾控中心專門檔案的建立，使檔案門類增加、種類齊全、結構合理，豐富了單位檔案室藏，也是我們發展的一個新特點。

參考文獻

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