淺談疾控中心收集專門(mén)檔案的管理現(xiàn)狀

孫喜芬

摘 要：疾控中心作為衛(wèi)生系統(tǒng)的特殊行業(yè)，疾病檔案的保存與管理成為疾病預(yù)防與控制的重要依據(jù)。筆者總結(jié)了近幾年疾病類檔案的經(jīng)驗(yàn)，查閱了相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)合該類檔案的發(fā)展趨勢(shì)，寫(xiě)出此文，希望為該類檔案的整理提供幫助，便于管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理科學(xué)方法 檔案安全

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）06-0024-01

一、引言

疾控中心作為衛(wèi)生系統(tǒng)，衍生出特出的資料及信息，它不像醫(yī)院病案，國(guó)家有相應(yīng)的規(guī)范制度。作為檔案管理人員，圍繞職責(zé)，談一下我們近幾年列入、整理專門(mén)檔案集中管理體會(huì)。

那么筆者工作青島市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重視的今天，如何管理疾控中心這些有效材料信息，成為檔案管理者的新問(wèn)題。過(guò)去我們的檔案由單純的文書(shū)檔案，逐步發(fā)展到科研、基建、照片等檔案，同時(shí)制定了一整套管理辦法。隨著國(guó)家國(guó)家十三五規(guī)劃“深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，堅(jiān)持預(yù)防為主的方針，建立健全基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，實(shí)現(xiàn)人人享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，推廣全民健身，提高人民健康水平……加強(qiáng)重大疾病防治和基本公共衛(wèi)生服務(wù)，完善國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目和重大公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)質(zhì)量效率和均等化水平”方針，檔案的門(mén)類也發(fā)生了變化，疾控中心通常的文書(shū)檔案和科研檔案外，從我們的工作性質(zhì)及職責(zé)范圍內(nèi)，嘗試從內(nèi)容上我們收集一些記錄和反映疾控專業(yè)的專門(mén)檔案。如：食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案等……。

二、收集檔案方法和建議

我們之所以收集專門(mén)檔案，因?yàn)槲臅?shū)檔案包括不了各種檔案，疾控中心的專門(mén)檔案也不屬于科研檔案，從收集、整理專門(mén)檔案來(lái)說(shuō)開(kāi)始困擾我們，不收集可能流失，收集又沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。此時(shí)只有選擇相近的檔案規(guī)定為依據(jù)，根據(jù)專門(mén)特點(diǎn)制定移交、接收及管理規(guī)定，根據(jù)各門(mén)類形成的材料、信息追蹤過(guò)程、數(shù)據(jù)分析結(jié)果，將門(mén)類檔案管理形成制度化，不斷修訂完善過(guò)程，形成了疾控中心獨(dú)特的管理規(guī)范。通過(guò)收集整理，給我們的啟示是：第一、對(duì)不同門(mén)類的檔案應(yīng)采取集中管理的原則，制定相應(yīng)的管理辦法，也是疾控中心在專門(mén)檔案管理中一個(gè)新的突破；第二、在檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)門(mén)類不同采取分級(jí)管理，比如門(mén)類可分為：傳染病檔案、慢性病檔案、食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案、預(yù)防接種檔案、艾滋病監(jiān)測(cè)檔案等。即不同專業(yè)，根據(jù)各自的特點(diǎn)由教育、衛(wèi)生及檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)，進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督及指導(dǎo)，使其更好地發(fā)揮作用；第三，各門(mén)類檔案在管理的規(guī)范的基礎(chǔ)上，檔案人員要不斷開(kāi)發(fā)、編研各類防控疾病知識(shí)，依據(jù)數(shù)據(jù)有計(jì)劃、有目的為衛(wèi)生宣傳提供健康教育素材，利于有針對(duì)性。

我們了解到專門(mén)檔案作為一個(gè)門(mén)類與文書(shū)檔案、科研檔案被列入國(guó)家檔案發(fā)展計(jì)劃是在《檔案事業(yè)發(fā)展“七五”計(jì)劃》時(shí)期，曾在1982年國(guó)家檔案局召開(kāi)的全國(guó)檔案工作會(huì)議提出的，記得是這樣表述的：“今后一個(gè)時(shí)期要在全國(guó)范圍內(nèi)建立起一個(gè)門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)，具有中國(guó)特色的檔案事業(yè)體系。”2015年12月28日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話中，就“十三五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)從六個(gè)方面作為重點(diǎn)：一是全面推進(jìn)檔案法治建設(shè)，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃和推進(jìn)檔案法規(guī)體系建設(shè)、完善和加強(qiáng)檔案執(zhí)法監(jiān)督體制機(jī)制、促進(jìn)和提升全社會(huì)檔案法治意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案治理法治化；二是有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，一方面要進(jìn)一步充實(shí)、豐富和優(yōu)化檔案館館藏，另一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及農(nóng)村和城市社區(qū)檔案的形成管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)多元化；三是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，推進(jìn)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館依法開(kāi)放檔案，加快檔案信息資源整合與共享進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案利用便捷化；四是加快檔案管理信息化進(jìn)程，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，一手抓數(shù)字檔案資源建設(shè)，一手抓數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；五是強(qiáng)化檔案安全保障，從檔案實(shí)體安全和信息安全兩個(gè)維度入手，大幅改善檔案安全基本條件，建立健全檔案安全防范體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案安全高效化；六是發(fā)揮人才的引領(lǐng)支撐作用，通過(guò)健全人才培養(yǎng)體系、加大教育培訓(xùn)力度、鼓勵(lì)社會(huì)各方參與等方式加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍專業(yè)化。在第二條中提到有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，作為疾病控制中心，我們要發(fā)現(xiàn)資源，豐富館藏，提升我們的檔案質(zhì)量，用于研究、利用、開(kāi)發(fā)，使疾控中心專門(mén)檔案管理工作有特色，也為今后發(fā)展打下基礎(chǔ)。

疾控中心專門(mén)檔案是我們?cè)诠ぷ髦校?jīng)過(guò)長(zhǎng)期觀察發(fā)現(xiàn)的，盡管是內(nèi)容不同，形式不同，但是他反應(yīng)青島市衛(wèi)生大系統(tǒng)各種疾病控制的大數(shù)據(jù)，符合管理需求。盡管單位形成的全部檔案是一個(gè)整體，通常按“全宗”管理，專門(mén)檔案的不同種類、不同載體有它們的共同性和規(guī)律形成，在整理中發(fā)現(xiàn)有它的特殊性。如：食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案、預(yù)防接種檔案等都有專門(mén)檔案的管理要求及特點(diǎn)，與文書(shū)檔案、科研檔案有區(qū)別，這就要求我們從宏觀上調(diào)整檔案的管理規(guī)定及管理制度，同時(shí)就專門(mén)檔案的征集、分類提出了新課題，分析專門(mén)檔案與文書(shū)檔案、科研檔案之間的關(guān)系。從專門(mén)檔案的提出，在工作中我們?cè)m結(jié)于專門(mén)檔案應(yīng)該歸入那一類，是否影響檔案工作進(jìn)展及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，比如：學(xué)校衛(wèi)生檔案是在教學(xué)中形成的健康衛(wèi)生信息，學(xué)校有獨(dú)立管理體系，學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)作為疾控中心監(jiān)測(cè)是預(yù)防性，特別涉及到群發(fā)疾病分析其傳染源調(diào)查，是預(yù)防中必須涉及到的，在認(rèn)識(shí)中就有交叉，我們?cè)谔接懼星靶校缓笾鸩酵晟啤?/p>

三、結(jié)語(yǔ)

我們?cè)诼鋵?shí)《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合青島市檔案局及行業(yè)規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則，建立健全對(duì)專門(mén)檔案工作的管理制度，專門(mén)檔案列入管理是一種工作嘗試，是否符合檔案管理要求，我們只能說(shuō)是一種探索。我們的目的是不斷調(diào)研和嘗試疾控中心防控體系專業(yè)形成的專門(mén)檔案的劃分、界定、管理問(wèn)題。專門(mén)檔案具有鮮明的專業(yè)性，實(shí)施中也證明我們的做法是行之有效的，推進(jìn)專門(mén)檔案健康發(fā)展是我們的責(zé)任。在實(shí)踐中疾控中心專門(mén)檔案的建立，使檔案門(mén)類增加、種類齊全、結(jié)構(gòu)合理，豐富了單位檔案室藏，也是我們發(fā)展的一個(gè)新特點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

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