文書檔案“件”與“卷”的利弊及對策

楊陽

摘要：近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理過程中以“件”取代“卷”的檔案管理方式越來越普遍，進(jìn)一步方便了人們對檔案材料的查閱工作。但是，客觀來講，以“件”保管檔案的方式也存在著一些弊端，甚至帶來了檔案資料的安全隱患問題。因此，下文將詳細(xì)的分析文書檔案“件”與“卷”之間的利弊，旨在揚長避短，進(jìn)一步發(fā)揮二者在檔案管理中的優(yōu)勢，提高我國的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；立卷方式；自動化管理；改革創(chuàng)新

一、文書檔案管理立卷的具體方法

目前，我國文書檔案立卷的方式主要有兩種，分別是以“卷”歸檔法和以“件”歸檔法。傳統(tǒng)的檔案管理方式是以“卷”歸檔，即根據(jù)檔案的特征、性質(zhì)進(jìn)行分類，并擬寫卷名、裝訂成冊；以“件”歸檔是后期形成的檔案管理方式，主要是將檔案按照時間順序排列，并按照單位、期限、年度、機(jī)構(gòu)等標(biāo)準(zhǔn)分類，并裝盒、蓋章、編目錄，不裝訂成冊。雖然二者的整理程序存在很大的差別，但是它們都保持著相同的整理原則。近年來，隨著辦公自動化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國對傳統(tǒng)以“卷”歸檔的檔案管理方式進(jìn)行了改革，形成以“件”歸檔的檔案管理方法，并不斷推廣開來。但是，不能否認(rèn)，這兩種立卷方式各有利弊，如何揚長避短依然是檔案管理工作者不斷探究的問題。

二、文書檔案“件”與“卷”的利弊

1、傳統(tǒng)的以“卷”歸檔的利與弊

優(yōu)點：首先，以“卷”歸檔可以將檔案資料裝訂成冊，不僅整齊美觀，還可以便于保管，不易被查閱者隨意抽取或者拆卷，因此有利于保證檔案材料的完整性。其次，以“卷”歸檔便于人們進(jìn)行查閱，查閱者可以根據(jù)查閱內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行查找，提高查準(zhǔn)率；而且還可以查閱同類性質(zhì)的問題，提高查全率，有利于全面地分析查閱的資料，提高對檔案材料的理解程度。缺點：第一，以“卷”歸檔的工作量比較大，往往需要“化零為整”進(jìn)行分類整理，工作效率比較低，而且容易出現(xiàn)紕漏，比如檔案遺漏，錯置等等。第二，缺乏安全性，由于檔案裝訂成冊，因此人們在查閱資料時可以整冊翻閱，這樣不利于檔案信息的安全。第三，當(dāng)發(fā)現(xiàn)同類的新檔案材料時不方便增加，因此增加檔案需要通過申請后再拆卷、裝訂，過程異常繁瑣。第四，“雜卷”難以避免，由于檔案管理人員對檔案材料的理解存在歧義，因此在檔案的歸類方面往往產(chǎn)生爭議造成檔案無法歸類。第五，卷名擬寫困難，因為有時候檔案材料不只是體現(xiàn)一個問題，因此有時候存在同一份檔案材料往往會出現(xiàn)在不同的案卷里，當(dāng)然，如何擬寫卷名也就成了一項困難的工作。第六，以“卷”歸檔的程序異常復(fù)雜，需要專職的人員進(jìn)行收集，并移送相關(guān)的檔案部門，然后再進(jìn)行編目、入庫。

2、改革后以“件”歸檔的利與弊

優(yōu)點：第一，以“件”歸檔的程序相對簡單，將檔案整理工作“化整為零”，即“隨辦隨歸”，檔案人員將公文處理后可以隨時裝訂、蓋章進(jìn)行歸檔，后期在對文件的編號進(jìn)行調(diào)整。第二，以“件”歸檔加強(qiáng)了文件的保密性質(zhì)，限制了查閱者的查閱范圍，即指定查閱資料，不會泄露其他材料的內(nèi)容。第三，便于增加新的檔案材料，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有檔案遺漏、錯放的情況下便于對檔案進(jìn)行增減，使檔案管理工作更加靈活。第四，以“件”歸檔的方式相對簡單，便于整理，只需要根據(jù)時間順序按照單位、機(jī)構(gòu)、期限、季度等標(biāo)準(zhǔn)分類，避免了不必要的分歧。第五，便于查閱者對檔案文件進(jìn)行打印、掃描等，減少對原件在利用中產(chǎn)生的磨損，有利于保護(hù)檔案材料的安全。第六，以“件”歸檔便于充分利用計算機(jī)一體化管理的功能，不僅檔案存儲量大，而且查閱方便，進(jìn)一步提高了人們的工作效率與質(zhì)量。缺點：首先，以“件”歸檔按照時間順序排列，在一定程度上會使檔案內(nèi)容顯得雜亂無章，當(dāng)查閱者不記得檔案材料具體時間的情況下就無從下手。其次，以“件”歸檔沒有對檔案材料裝訂成冊，而是采取盒裝等形式，這使得單份檔案容易丟失、折損等，也不利于檔案材料的保管。此外，由于同一份檔案下發(fā)的時間有時存在差異，因此會導(dǎo)致同一份檔案材料出現(xiàn)前后不連接情況，增加了檔案查閱的難度。

三、完善文書檔案立卷方法的具體措施

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，以“件”歸檔比以“卷”歸檔方法有著更大的優(yōu)勢，因此，我們應(yīng)該揚長避短，結(jié)合二者的優(yōu)點不斷完善檔案管理方式，進(jìn)一步提高我國檔案管理水平。首先，我們應(yīng)該正確認(rèn)識以“件”歸檔方式，作為新生的檔案管理方法不可能盡善盡美，因此，我們應(yīng)該采取不斷發(fā)展、創(chuàng)新、完善的態(tài)度積極對待。其次，我國應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展潮流，積極利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，建立健全電子檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的有效性。此外，不斷完善我國在檔案管理方面的政策制度，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供可據(jù)參考的規(guī)范。比如，針對檔案出現(xiàn)的“超期滯后”等問題出臺相關(guān)的條例，各個企事業(yè)單位也可以根據(jù)自身的情況不斷的發(fā)展、創(chuàng)新檔案管理方法。與此同時，我國應(yīng)該重視檔案管理工作，不斷培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，從而不斷地完善檔案管理理論與模式。而我國的企事業(yè)單位也應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視程度，建立健全檔案管理工作人員的培訓(xùn)與考核體系，培養(yǎng)其高度的責(zé)任心和工作能力，有利于進(jìn)一步提高檔案管理水平，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

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