以制度化促基層檔案管理工作邁上新臺階

牛慧

（寧波二十冶建設有限公司 315800）

摘要：在經濟飛速發(fā)展的當今社會，我國的基層檔案管理工作逐漸凸顯出了其重要地位，為切實有效提高基層檔案管理工作的質量，就要求對基層檔案管理工作的方式與內容進行規(guī)范。本文將就時代發(fā)展背景下我國基層檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，進而以此為依據(jù)從制度化的角度出發(fā)對基層檔案管理工作的方式進行改善來促進我國基層檔案管理的質量得到有效提升。

關鍵詞：制度化；基層檔案管理工作；現(xiàn)狀；對策

基層檔案管理是檔案管理中最為基礎的內容，對我國檔案管理的總體質量有最為直接的影響，因此以更加制度化和規(guī)范化的手段進行基層檔案的管理能有效提高我國檔案管理工作的整體質量。所謂制度化具體到基層檔案管理工作中指的就是利用更加制度化和規(guī)范化的方式來對基層檔案管理工作的內容與方式進行協(xié)調，促使基層檔案管理工作與經濟發(fā)展背景下檔案管理工作的實際需求更加適應，進而從根本上提高我國基層方案管理工作的質量。

一、我國基層檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.未給予基層檔案管理工作充足的重視

我國現(xiàn)階段仍有大多數(shù)的基層檔案管理工作人員對基層檔案管理工作的內容存在錯誤的認識，導致他們在日常的工作中未能給予基層檔案管理充足的重視。因此在實際的基層檔案管理工作中，絕大多數(shù)工作人員都只進行簡單的檔案記錄與整理，而忽視了對檔案的維護與更新，導致基層檔案管理工作一直無法得到有效的發(fā)展。尤其是對企業(yè)而言，基層檔案涉及企業(yè)內部各環(huán)節(jié)最為基礎重要的信息，如果不能給予其充足的重視就會給企業(yè)的經營發(fā)展帶來不利影響。

2. 檔案管理制度與檔案管理需求不適應

基層檔案管理的制度與現(xiàn)階段基層檔案管理工作的需求不適應也是影響基層檔案管理質量的重要原因之一，就現(xiàn)階段來看，檔案管理制度對基層檔案管理工作的限制主要表現(xiàn)在以下的三個方面：首先，基層檔案管理制度未能就基層檔案管理的各內容進行規(guī)范影響了工作的有序性；其次，基層檔案管理制度在依據(jù)國家相關制度法規(guī)的同時會因制定者的不同而出現(xiàn)明顯的差異性；最后，基層檔案管理制度未能根據(jù)單位的實際情況對管理工作做出明確的規(guī)定。

3. 人力及硬件設備對基層檔案管理的制約

首先，因人力因素對基層檔案管理工作造成的制約主要表現(xiàn)在基層檔案管理工作人員自身的能力及精力無法與現(xiàn)階段的基層檔案管理需求相適應，一方面是因為未能給予基層檔案管理工作人員充足的培訓，另一方面則是因為部分工作人員不止承擔檔案管理工作；其次，因硬件設備因素對基層檔案管理工作造成的制約主要表現(xiàn)在未能就基層檔案管理建設專用的檔案室大大降低了基層檔案管理的有效性，或為配備完善的檔案維護設備造成了檔案的損壞等。

4. 傳統(tǒng)基層檔案管理方式的運用

在網絡信息技術不斷普及的檔案社會，我國仍有大多數(shù)單位在基層檔案管理中采用傳統(tǒng)以紙張為媒介的檔案管理方式，這樣的方式不僅容易造成檔案信息的損毀與丟失，且不利于工作人員對其進行分類整體與檔案查找。除此之外，紙質檔案的管理維護也相對較為困難，既要注意防潮以免信息失真，又要注意防火以免造成信息丟失，因此往往需要運用大量的人力進行管理，且需要消耗大筆資金構建維護器材等。

二、 以制度化促進基層檔案管理工作質量提升的對策

1.從意識角度加強對基層檔案管理的重視

從意識角度加強基層檔案管理工作人員對基層檔案管理工作的重視是提高基層檔案管理工作有效性的重要保障之一，這要求各單位的管理者能通過有效的手段轉變基層檔案管理工作人員對基層檔案管理工作的認識來提高他們自身對基層檔案管理工作的重視。一方面，要強化基層檔案管理工作人員對基層檔案管理工作的重視首先就要提高各單位領導者對基層檔案管理工作的重視，繼而充分發(fā)揮領導者在單位的帶頭作用來對基層檔案管理工作人員進行引導；另一方面，各單位應重視基層檔案管理工作重要性的宣傳，從根本上提高檔案管理工作人員對工作重要性的認識。

2. 對基層檔案管理工作的制度進行完善

制度化和規(guī)范化的基層檔案管理是提高基層檔案管理工作質量的重要保障，因此各單位也應給予基層檔案管理工作制度的完善足夠的重視。一方面，基層檔案管理制度應就基層檔案管理工作的主要內容進行完善，確保制度能對基層檔案管理工作的各內容進行規(guī)范；另一方面，基層檔案管理制度應確保在符合國家相關制度法規(guī)的基礎上與單位的實際情況相符合以確保單位各基層檔案管理之間的統(tǒng)一性。與此同時，針對單位內部各基層檔案管理工作還應通過制度制定對其內容及方式進行明確規(guī)定，從根本上提高基層檔案管理工作的規(guī)范性。

3. 以制度化為導向對人力資源和硬件設備進行完善

就單位的人力資源而言，首先，針對單位基層方案管理的工作人員要重視其自身素質能力的培養(yǎng)，確保其自身的工作能力與現(xiàn)階段的基層檔案管理需求相適應；其次，可通過相關激勵機制的構建或者是輪崗的工作方式來調動其工作的積極性。就單位基層檔案管理的硬件設備而言，首先，為提高基層檔案管理的有效性，可謂單位的基層檔案構建專門的檔案室以更好得對其進行管理；其次，為更好的對基層檔案進行保護，各單位應購置充足防火防潮設備及掃描儀、照相機等用于檔案備份的設備。

4. 將信息化管理納入到基層檔案的制度化管理中

傳統(tǒng)的基層檔案管理方式顯然已經無法與時代科技發(fā)展背景下的基層檔案管理工作需求相適應，基于此，針對現(xiàn)階段的基層檔案管理，各單位就應將信息化管理納入到基層檔案的制度化管理中，為信息化基層檔案管理的運用制定相應的管理制度以明確信息化基層檔案管理的方式進而更加有效地提高單位基層檔案管理工作的質量。一方面，信息化管理的運用能有效利用網絡信息技術所具備的存儲性進行電子檔案信息的存儲，在擴大檔案信息存儲量的同時能為單位節(jié)省跟多的人力；另一方面，信息化方式的運用也在很大程度上提高了檔案管理的安全性。

三、結語

綜上所述，基于檔案管理工作在國家發(fā)展建設中所占據(jù)的重要地位，國家及相關部門必須給予其工作管理的強化足夠的重視，以制度化為導向為基層檔案管理制定相應的管理制度來提高基層檔案管理工作的規(guī)范性，進而從根本上提高基層檔案管理工作的質量與效率。

參考文獻：

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[2]吳煒.以制度化促基層檔案管理[J].辦公室業(yè)務.2016（05）