關于科技檔案的管理與收集及其開發利用

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室）

摘 要：科技檔案的管理工作和企業的發展息息相關，為了能提升科技檔案的管理效果，需要管理人員能認識到科技檔案的重要性，并在此基礎上采取相應的措施，提升檔案收集以及整理的效果。本文就科技檔案的管理與收集及其開發利用進行了分析。

關鍵詞：科技檔案；收集工作；管理工作

科技方面的發展以及信息技術方面發展促使現代社會經濟取得了突飛猛進的發展，在現代社會的各個領域發展之中也充分的認識到了科技的力量，進而在最近的十幾年間科技檔案被重視的程度有了顯著提升，并且對于科技檔案的收集以及管理工作已經成為了企業工作的關鍵組成部分，科技檔案相應的管理工作以及收集工作直接影響企業未來的發展。

1 科技檔案在管理方面的完善化

近幾年，無疑是科技檔案的管理水平的一次里程碑，但是對于我國各大企業來說，還是有相對的不足，在實施工作的過程中將要面臨的主要問題規范化管理的落后，這也是我們要探討的問題。

1.1 管理范圍的精細化

科技檔案的管理范圍，簡要概括一下，就是要求相關的管理對象必須符合科技檔案所具有的特性與其所存在的特點，某種意義上來講，其實具有一定的排斥性的。科技檔案是知識形態的歷史記錄書，記錄人們所從事的科技活動中一些有保存意義的事件，能構成科技檔案特性的要素都是科技檔案的記錄范圍，其是一個整體不可劃分。

1.2 管理范圍的自律性

建立檔案管理的自律機制是管理中的重中之重，是成為本單位在統一公司制度中的重要組成部分，它是檔案部門與其他相關部門的關系的協調管理為目的，并且在實施相關措施時，是以確保對歸檔文件的整體完整性以及其對精準的系統操作加以控制。其本質是一種用來制約的機制，是以規則和制度組成的，如其要達到國家標準等相關明文規定。

2 科技檔案管理過程中的收集措施

相比與過去，現代企業之間的競爭更為激烈，而在搶占市場份額、提升顧客滿意度的過程中最為有力的武器就是現代化的技術，所以現代企業為了能獲得更好的發展，往往會將科技檔案的管理工作列為企業管理的關鍵點，而在實際的科技檔案管理過程中，科技檔案有時候會存在比較零散的情況，需要管理人員做好資料的收集以及整理工作。

2.1 保證科技檔案的完整性

現代企業之中的技術在進行研發的時候，因為所含有的科學技術以及涉及的領域比較多，所以也就使得現代科技在進行研發的時候一般會消耗較長的時間，使得科技檔案資料在進行管理的時候存在一定的難度；另外，現代電子科技的發展，也使得科技檔案的記錄形式不在只局限于傳統的文字、圖表的記錄形式，通過現代化電子技術的使用，可以使得文件記錄形式變得更為豐富，不僅有傳統類型的文字以及圖表形式，還能有視頻、音頻類型的記錄形式，而這些技術在強化了科技檔案記錄形式的同時，也使得科技檔案的在開展管理工作的時候具有了一定的難度。所以在實際的科技檔案管理過程中，需要科技檔案的管理人員能全面的收集各個階段的科技檔案，同時為了能達到良好的效果，科技檔案管理人員要能和科技研發人員隨時進行深入的溝通，并且科技檔案的管理人員還要做好各種形式科技檔案的收集工作，從而保證的檔案資料的完整性。

2.2 保證科技檔案具有層次性

為了能實現企業的多元化發展，現代企業之中的科技研發往往是多個領域同時進行，并且科技的研發也具有加深的程度，所以在目前的科技檔案管理過程中，如果不能在科技檔案管理過程中做好整理工作，那么就會在一定程度上導致科技方案在收集、儲存的過程中出現混亂。所以在實際的管理過程中，需要科技檔案的管理人員能做到邊收集邊整理，使得科技檔案能具有良好的層次以及順序。另外，現代的科研技術不僅有著研究周期長的特點，同時還具有科技含量高的特點，所以在進行資料收集整理的時候牙要保證資料具有良好的層次，這樣就能讓相關人員進行資料收集的時候，更容易理解科技檔案之中的內容，從而是科技檔案有更高的實用性。

2.3 明確科技檔案的相關責任人

科技檔案是企業發展的核心力量，所以在進行科技檔案管理的過程中無論是檔案的管理人員，還是技術的研發人員都能保持高度的重視，需要科研人員能在科技探索的時候，做好的科研技術記錄以及歸納方面的工作，并且在實際工作過程中要建立全面的責任制度，將科技檔案的歸納、整理、移交、收集等各個環節的工作都和責任掛鉤，使每一個工作人員都能明確自身的工作內容以及工作責任。通過在科技檔案管理過程中建立全面的責任制度，不僅能保證工作人員提高對自身工作的重視程度、促進科技檔案管理效果的提升；同時通過這種責任制度的實施，一旦在科技檔案管理管理過程中發現問題，那么也能在第一時間找到相關責任人，從而將問題所帶來的影響控制在最小范圍內。

2.4 收集過程中的完整性

在工程檔案的完整性至關重要，在工程項目竣工時，科技檔案文件包括從管理到施工在到竣工的整個工程施工階段的聲像材料，每一個內容都是不可或缺的，也是科技檔案質量的一個重要標準，科技檔案只有其內容完整精準以及各個施工過程的記錄在案，才能為企業提供可靠的歸檔資料。

3 科技檔案的開發與利用

3.1 改成創新，建立新的服務體制

伴隨著我國市場經濟的發展，多數企業都由原先的生產型企業向著生產經營轉型。企業的經營活動在不斷地增多，產生的科技檔案也越來越多元化，對信息的要求也越來越多。在這種大環境下，檔案人員就要做到開放、主動、服務的理念，要從思想到行動做出改變，并且以往的工作態度。其檔案部門要改變以往對檔案的實體管理單一的借閱方法，要從被動變主動，積極解決科技人員對檔案資料的要求，必須認識到開發利用檔案資源是現階段企業市場轉型的發展需要。

3.2 編輯搜索工具

隨著企業的轉型需要，市場的擴展也使得檔案的內容越發的多樣化，對其開發利用者而言，檔案的信息資源猶如天空中的繁星無窮無盡。這就要求檔案存檔員在開發科技檔案資料時，必須進行編制搜索工具，讓利用者在復雜繁瑣的科技信息資料可以輕松找到相關材料資料，采用現如今的計算機技術進行對目錄的編制，并使其逐步融入以往的檔案資料目錄庫，從而達到提高效率的作用。

結束語

科技檔案對企業的生產與發展有著重要意義，只有優質的信息儲備資源，才能發揮科技檔案的利用率，為企業子在各個方面都帶來了至關重要的意義。在經濟貿易發展的今天，科技檔案的信息技術資源的開發和利用，可以帶來更多的資料儲備，從而達到更好的為企業服務。

參考文獻

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