關于城建檔案管理的難點問題及解決對策分析

彭秀顏

（佛山市南海區國土城建和水務局里水水務管理所）

摘要：城市化的深入發展對于城建檔案管理的要求越來越高，城建檔案管理能夠為城市規劃建設提供重要的信息參考。城建檔案管理水平將會影響到城市建設工作的有序開展。其復雜性導致發展過程中需要解決眾多的問題，而能夠明確其中存在的難點，制定出具有針對性的解決措施，這對于城市建設發展將會產生積極地影響。

關鍵詞：城市化；城建檔案管理；難點

在城市化發展的過程中要對城建檔案管理工作給予重視，針對城建檔案管理在城市化發展過程中發揮的作用以及面臨的挑戰，能夠在思想上保持充分的認識，正視發展過程中不同的影響，不斷地完善城建檔案管理工作，才能為城市化的發展提供更為優質的服務。城建檔案管理水平同時也反映出城市化和區域經濟發展狀況。

1.城建檔案管理發展的意義

城建檔案管理在城市化深入發展的過程中具有積極地作用，能夠充分的展現出城市過去、現在以及未來的狀況。通過文字、圖片、影像等原始材料展現出城市的發展，用最為真實文字對城市進行記錄，為城市發展提供了重要的信息依據。新時期的城建檔案管理工作實現了數字化，有效地節省了更多的人力物資財力的投入，并且通過對傳統管理方式的改善，增強對紙質檔案的檢索效果，節省出更大的存儲空間。由于城建檔案具有分散性特點，將會出現資料丟失情況。針對這種情況，城建檔案管理水平的提升有效地保證自理的完整性，避免存在的局限性影響。此外，還可利用信息技術對城建檔案管理進行完善，實現城建檔案信息資源的共享。

2.城建檔案管理難點

2.1城建檔案管理意識淡薄

對于城建檔案管理工作認識不足，不能夠明確城建檔案管理在城市化發展過程中發揮的重要作用。不能夠主動地開展優質的城建檔案服務。工作人員在法律法規、行為方式等方面專業性較差，城建檔案管理工作質量明顯不足。不能夠利用信息化技術增強城建檔案管理規范性。思想意識的淡薄是導致城建檔案管理工作水平差的根本原因。

2.2管理系統性落后

城建檔案管理方式傳統性較為明顯，紙質實體性強無法開展自動化系統的應用。管理方式的落后從而造成城建檔案管理效率低，不能夠通過知識的轉換實現運輸、管理等方面效率的提升。在整體大環境下，傳統的管理方式難以適應信息化發展的影響和滿足基本需求。

2.3檔案內容單一

城建檔案管理結構不合理也是導致內容質量整體不高，檔案管理普遍存在門類不清，結構混亂等情況出現的原因。不同的工程建設檔案中民用建筑檔案占據大多數，在聲像、照片等檔案的數量相對較差，檔案資源明顯缺乏，這樣在一定程度上限制了城建檔案管理信息資源的有效開發與利用，直接導致城建檔案管理工作無法正常的開展。一些施工單位忽視日常檔案工作的搜集，無法建立起系統的檔案管理體系，直接將不規范的檔案移交到城建檔案管理部門，其內容不全、書寫不規范等限制了城建檔案管理工作發展。

2.4工程決算文件缺失

大部分施工單位對檔案館的建設的重視程度不夠，不愿提交工程決算文件，這些單位由于對檔案管理工作重要性的認識不足，導致建筑工程檔案報送不及時甚至不報送。此外，施工單位缺乏專門的檔案館和圖書館，一些重要的建筑工程文件材料未及時存檔以及人事變動后未及時交接工作，這些因素都是導致檔案管理難度增大的原因。

2.5先建工程后補檔案

在城市建設中，往往強調加快施工進度、質量，忽視檔案管理的問題。一些建設單位不重視城市建設檔案館，許多施工單位檔案管理意識不強，在工程建設標準、規范、過程中的任何變化，經常會出現文件頭的問題，完整的工程檔案收集困難。相當一部分文件是為竣工驗收手續辦理的，后來請人來“趕”數據，在這種情況下做檔案缺乏其真實性和準確性，會造成大量工程文件丟失，損壞也難以彌補。

3.城建檔案檔案管理完善措施

3.1增強城建檔案管理意識

城建檔案管理部門要樹立大局意識，把城建檔案工作納入城市總體建設規劃，加強城建檔案工作的宣傳工作。通過啟動公示欄，借助電視、報紙等媒體對城市建設檔案管理的法律、法規和措施進行管理，從而提高檔案工作的透明度。合理適度地加大檔案信息公開力度，不僅能滿足社會和人民群眾對城建檔案利用的需求，而且還能增強檔案館的社會意識。此外，城建檔案管理人員也要更新觀念，與時俱進，改變以往“等門到門”的服務方式，樹立主動服務，用戶至上的理念。妥善處理和協調與創造性思維方式的關系，解決工作中遇到的各種關鍵、難點和關鍵問題，提高服務質量。

3.2強化館藏建設

館藏建設是基礎，質量是保證。首先，我們要根據檔案管理的要求，科學、規范地制定各項業務計劃，并在工作計劃的指導下，按時完成質量和數量上的目標。為了加強城市建設檔案管理機構的建設，提高城建檔案管理網絡，理順各種關系，加強協調各部門之間的關系在各領域各專業，加大培訓力度，加強監督工作的專業指導。二要加強對城建檔案工作的收集、整理、鑒定等基礎工作。根據檔案源文件的收集工作原理是檔案工作的重要環節，只有做到及時歸檔，完整的檔案采集工作才是完整的。圖書館藏書結構豐富。整理檔案工作是不可缺少的環節，及時歸檔檔案材料，不系統整理，猶如一堆松散的沙子，是不能科學化、規范化管理的。檔案鑒定工作是檔案工作的關鍵環節，是檔案管理工作中最具決定性的意義。它決定了文件的保存和銷毀，也是最困難的工作，因為評估由城建檔案專業特色、地理環境、城市規模、性質，以及許多其他因素，鑒定是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷、歸檔各環節。評價工作是優化館藏結構，提高圖書質量的重要保證。因此，要提高城建檔案質量，必須加強館藏建設。

3.3信息化建設

為了更好的發展和城市建設檔案信息資源利用，城市建設檔案管理部門應適應社會的需要，通過各種方式和途徑，為社會提供更有用的信息來滿足社會各界的需求。首先，我們必須加強信息基礎設施建設，充分利用現代信息技術，按照國家相關標準和城市建設檔案管理規范，制定了一套完整的、實用的城建檔案管理系統軟件，建立內部局域網；必須加強對數字檔案館的建設，縮短檔案信息和當前的需求之間的發展差距，實現資源共享，為城市規劃、建設、管理創造更方便優質的服務。其次，完善服務手段。隨著社會的進步和信息技術的飛速發展，以手工為主的服務模式越來越不適應現代城市發展的需要。等待上門服務，單一落后的服務方式嚴重限制了城建檔案館的服務領域和服務質量，城建檔案的價值得不到有效的開發利用。因此必須在服務手段上創新突破，逐漸完善服務。

結束語

城建檔案管理在城市化建設過程中發揮著巨大的作用，能夠充分的展現出城市發展狀況。有效地完善和解決城建檔案管理問題，體現出檔案管理水平需要發揮工作人員的功能和作用，這樣才能夠達到預期的管理效果。城建檔案管理要在整體大局上進行把握，正視發展過程中遇到的不同問題，重視實效性的同時解決好各階段的可持續發展，且在思想上樹立管理意識，為城市化建設發展提供更為優質的服務。只有科學的開展城建檔案管理，才能保證城市規劃建設能夠順利的進行。

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