淺析高職院校檔案的社會化服務研究

豆亞玲

【摘要】高職院校的檔案記錄著各種資源，是高職院校制定發展規劃的重要依據。因此，檔案管理是高職院校教育教學的重要組成部分。近年來，高職院校改革不斷深入，構建社會化檔案管理服務模式已經成為高職院校檔案發展的必然趨勢。本文首先分析了高職院校檔案社會化服務的原則，并從強化資源共享意識、加強社會化服務宣傳、建立聯合協作機制等方面，探究了高職院校檔案社會化服務的策略。

【關鍵詞】高職院校；檔案；社會化服務

隨著信息化技術的不斷發展，我國高職院校檔案體系已經由以往的封閉式管理轉變為開放式管理，其社會化服務功能也逐漸增強。高職院校的檔案信息資源內容豐富、范圍廣泛，且真實有效，便于社會各界更加全面、客觀地了解高校。若要促進高職院校的進一步發展，加強其與社會各界的合作協調，就應當增強檔案管理的規范性，開放檔案信息資源，與社會相關部門合作聯系，構建協作機制，實現高職院校資源的社會共享。

一、高職院校檔案社會化服務的原則

（一）堅持以人為本原則

高職院校檔案管理部門應當制定切實可行的措施增強檔案的社會化服務，及時關注社會的實際需求，構建多層次、多結構的服務平臺，滿足社會各界的多樣化需求。

（二）遵循系統開放性原則

在社會化服務進程中，高職院校要正確處理檔案的保密和開放關系，最大限度地實現檔案信息的公開化。要積極走出校園，為社會大眾服務，增強檔案部門的社會性。

（三）遵循多維創新原則

高職院校檔案部門應當更新市場觀念、信息觀念，并增強自身的競爭意識。同時，檔案管理人員還應及時調整知識結構，更新知識儲備，以滿足當前的時代發展要求。此外，還應擴大、調整和發展檔案工作的社會職能，樹立“大檔案”的服務理念，增強高職院校檔案管理的時代性。在工作機制方面，則應建立和完善激勵機制，充分調動檔案管理人員的創作性與積極性，推動高職院校檔案管理的革新。

（四）遵循協作聯合原則

高職院校可以和社會相關信息機構合作協調，以滿足公眾的信息需求。當然，也可以和其他機構、高校的博物館、圖書館進行業務合作，最大限度地實現資源共享。同時，還可以與研究機構共同進行檔案專題編研，或與相關政府部門聯合舉辦檔案展覽。

二、高職院校檔案社會化服務的策略

（一）強化資源共享意識

高職院校檔案的社會化服務首先應當著眼于檔案信息資源共享，促使社會大眾都可以查閱、使用檔案信息，提升檔案信息的公眾化水平。高職院校應當構建檔案網絡信息平臺，引導人們進行網絡檔案查詢。這不僅可以有效減輕高職院校檔案管理人員的工作負擔，還可以增強高職院校檔案的知名度。此外，高職院校還應當加強與其他信息部門的合作，重視信息服務的聯合協作，利用校內外的各種力量、技術和資源，提升高職院校檔案資源的使用效率。同時，還應當提供特色檔案服務，精心推出精品檔案服務項目，以便提高高職院校檔案的形象。

（二）加強社會化服務宣傳

高職院校檔案管理人員要根據檔案信息的內容與主題，定期開展展覽活動，全面展示高職院校的檔案信息資源，促使更多的人了解這些資源，并發現這些檔案資源的價值。同時，高職院校還應進一步挖掘檔案的潛在價值，并將這些信息轉化成社會效益。若要提升高職院校檔案的社會化服務水平，就必須促使社會各界對服務范圍、服務內容更加了解與認可。為此，高職院校應當將檔案宣傳納入檔案工作體系，并采取多樣化手段積極進行檔案信息宣傳。具體而言，高職院校檔案工作人員可以組織入校新生參加檔案宣傳講座，介紹檔案的利用方法，普及相關的檔案知識，增強學生對檔案信息的關注度。此外，高職院校檔案館還可以通過網站、展覽等方式加強宣傳，并不定期舉行檔案工作咨詢、檔案法律宣傳等活動，組織相關人員到公眾場合開展檔案社會化服務講座。此外，還可以增加便民服務，擴大檔案館的服務范圍。

（三）建立聯合協作機制

若要不斷推進高職院校檔案的社會化服務進程，就需要在社會機構、高職院校檔案館、信息中心、圖書館之間構建聯合協作信息服務機制。高職院校檔案管理部門還應當及時采用先進的信息技術設備，與各部門建立資源共享模式。同時，高職院校檔案館還應當與培訓機構、教育局等部門合作統一，在合理范圍內滿足這些部門的檔案信息需求。除此之外，還要與信息中心、社會檔案管理部門、圖書館構建協作機制，不斷豐富檔案信息資源。

參考文獻：

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（作者單位：寶雞職業技術學院）