高校辦公室秘書信息素質培養的思考

高源

【摘要】信息技術的發展極大地改變了辦公室的工作方式和工作效率，同時也對于辦公室成員工作能力提出了更高的要求。高校辦公室秘書是高校辦公室行政工作的主體，繁瑣的日常工作要求高校辦公室秘書必須具備一定的信息素質。基于此，本文對高校辦公室秘書應具備的信息素質進行詳細分析并提出了加強信息素質的方法。

【關鍵詞】高校辦公室秘書；信息素質；培養

一、信息和信息素質的含義

所謂信息是一個比較宏觀的概念，它包含了一些的符號、信號以及整個社會所傳遞的一切內容。在自然界中，信息是普遍存在的，它的存在使得人們能夠正確地交流和對于自然界有一個正確的認識。對于信息素質，很多學者都對其進行了相關的研究，但對于信息素質的含義卻眾說紛紜，并沒有一個統一的認識。最早提出信息素質這一概念的是美國著名學者Paul Zurkowski在1974年提出的，其認為所謂的信息素質是利用一些信息源和一些信息工具來解決問題的技術和技能。隨著社會的發展，人們對于信息素質的認識也在不斷地深化，特別是進入21世紀以來，隨著信息社會的飛速發展，人們越來越深刻地認識到信息素質不僅包括了利用信息解決問題的技術和技能，還包括了對于信息的認識和態度，如信息意識、信息道德和信息觀念等。

基于上述，筆者認為所謂的信息素質是指人們利用一切的信息工具獲得信息數據并利用這些信息解決問題的自身綜合素質，其不僅包含了人們所具備的信息技術和技能，還包含了人們的信息道德、信息觀念、信息意識等。

二、高校辦公室秘書應具備的信息素質

（一）信息意識。所謂的信息意識就是指人們對于信息的一些下意識的自覺的客觀反映和認識。這種認識包括信息的內涵、結構、信息源的類型以及模式等。在如今信息技術飛速發展的時代，作為高校辦公室秘書，要在信息繁雜的大環境下具有信息辨別的能力，能夠去粗存精，有著對于信息進行過濾和提取的能力。只有這樣，高校辦公室秘書在工作中才能夠在海量信息中迅速地找到有用的信息，進而才能夠為自己所用，以高效率地的完成自己的工作。

（二）信息能力。所謂信息能力，就是人們在工作、生活中，對于信息的收集、加工、利用等的能力，是一種對已獲取的信息再加工的一種能力，它是信息素質的重要組成部分。主要包含以下幾個方面：1.信息技術應用能力：具備完善的計算機和網絡知識，能夠將所獲取的信息熟練地應用在自己的工作中。2.信息檢索選擇能力：在眾多的信息中能夠根據自己的需要迅速地的找到需要的相關信息來完成自己的工作需求。3.信息處理能力：對信息進行加工、分析、存儲便于在后續工作中能夠快速地找到并加以利用。

（三）信息道德。信息道德是人們在進行信息活動的時候所需要遵守的道德規范。它的主體包括了信息的制造者、傳遞者、加工者和使用者。只有人們在進行信息活動的時候遵守相關的信息道德，才能夠保證信息社會的穩定發展，這也是高校辦公室秘書穩定工作的基礎以及所要遵守的一種規范。信息道德包括了在進行信息活動的過程中遵守法律和社會相關規范，抵制不良信息。高校辦公室秘書在工作中要本著實事求是的工作態度，嚴肅認真，傳遞真實的信息來反映相關情況，以順利地完成自己的本職工作。

三、高校辦公室秘書加強信息素質的途徑

（一）樹立和培養信息素質意識。隨著信息時代的發展，我國的高等教育也朝著信息化的方向發展，其教學方法和技術手段都廣泛地應用了先進的信息管理系統。高校的行政管理工作也是這樣。就目前而言，高校的行政管理工作要求管理手段需要結合相關的信息技術手段來進行完成。信息交流也就要求了每個人都需要具備一定的信息素質。在這樣的一個大環境下，高校辦公室秘書在工作中一定要轉變工作觀念，從自身的發展、高校工作的需求以及信息使用的角度出發，具備敏感的信息意識，善于抓住一切有利于工作的相關信息進行提取和加工，增強自己對于信息的把控能力，只有這樣才能使信息意識成為自己工作的內在要求。

（二）建立和完善信息化辦公環境。就目前信息化技術應用和發展的情況來看，要提高高校辦公室秘書的工作效率，完善的信息化辦公環境也就成為了必不可少的物質基礎。目前，計算機成為了高校辦公室秘書工作必備的一種工作工具。通過計算機，人們可以查詢相關的信息，這也大大地擴大了人們獲取信息的渠道，也能夠使得人們在較短的時間內獲取自己所需要的關鍵信息。通過郵件以及一些聊天軟件也使得辦公室辦公的無紙化成為可能。就目前的情況看來，越來越多的高校都在大力推廣數字化校園建設項目，辦公自動化（OA）系統也逐步得到應用。完善的信息化辦公環境正逐步成為可能。

（三）實施嚴格有效的信息培訓制度。完善的信息環境能夠大大提高高校辦公室秘書的工作效率，因此，辦公環境信息化也就成為了高校辦公室辦公發展的一個必經的趨勢。但這種飛速發展的信息化大環境對于辦公室秘書來說是比較陌生的，有些高校辦公室秘書還不能完全地適應這種信息化新環境，因此要實施嚴格有效的信息培訓制度對于高校辦公室秘書進行相關的培訓。對于高校辦公室秘書的培訓要具有針對性，如可對其進行崗前培訓和在職培訓等，針對其工作中的薄弱環節進行相關的培訓，以提高高校辦公室秘書的信息應用和處理能力，進而促進高校辦公室秘書的信息素質的提高。'

【參考文獻】

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