如何利用計算機提升檔案管理的有效性

仲志誠

【摘要】計算機在檔案管理工作中的應用，可以節省大量的管理時間，把原本復雜的工作量變得簡單起來，還可以實現檔案管理中的智能化和集約化，大幅度提升檔案管理工作效率。本文以檔案管理工作為研究對象，主要闡述了如何提升計算機在檔案管理應用中的方法策略。

【關鍵詞】檔案管理； 計算機技術；應用分析；方法策略

近年來，計算機技術在檔案管理中的應用已經簡化了檔案管理的工作任務，改變了傳統管理理念。同時檔案管理工作是一個既機密又充滿挑戰性的任務，但是就目前計算機在檔案管理中應用的情況來看，還存在著很多的不足之處，那么如何才能更好地應用計算機技術進行檔案管理工作成為了每一位工作人員需要認真思考的問題。檔案管理工作人員要做好人才的培訓工作，為計算機技術檔案管理工作提供人才支持，形成長久的計算機管理體制。另外檔案管理人員還要采用多樣化的管理手段，以保障檔案安全性為大前提，積極開展管理組織工作，致力于提升檔案管理工作的效率。

一、完善檔案管理機構，健全計算機檔案管理人才機制

計算機技術在檔案管理的應用過程中面臨著挑戰，管理人員要逐漸完善計算機檔案管理機構，引入更多的專業性技術人才，確保檔案管理工作的高效、正常進行。一個公司中的檔案信息包含著該公司中員工的個人信息以及一些機密性質的文件，檔案信息數據的安全重要性不言而喻，因此健全計算機檔案管理人才機制也是基于這方面的要求，更好地保護檔案信息的安全，另外通過引入專業性人才還可以提高檔案管理整體的工作效率。

如果是一個公司或者一些其他的企業中的檔案管理工作，這些部門對檔案處理的周期比較短，在很多的方面都會應用到檔案，這就需要全面提升檔案管理的效率。這時候可以通過引入專業性的技術人才提升管理效率，比如可以通過這些專業技術形成一個完整的檔案管理機構，并且制定一些管理上的規章制度用來規范工作人員的工作行為，另外還可以讓這些技術性人才培訓其他的工作人員，提升管理工作人員的整體專業技能，對提升計算機技術檔案管理工作的效率有很大的幫助。

二、加快計算機技術的培訓應用，增添計算機管理工作的趣味性

計算機技術在提升檔案管理工作效率的同時，也難免會出現一些問題。就如長期在計算機面前進行檔案管理工作容易產生厭煩的心理一樣，可以說檔案管理工作太過于枯燥無聊，每一天的工作內容都大致相同，沒有什么挑戰性可言。所以在進行計算機檔案管理工作培訓的同時，還要想辦法給計算機檔案管理工作增添一些趣味性，激發起工作人員的工作興趣。

比如培訓人員可以在計算機檔案管理培訓工作中采用小組培訓的方式，把工作人員簡單地分成幾個小組，在培訓的過程中首先針對計算機的基礎操作和應用，比如如何進行檔案信息的檢索。但是傳統的考察模式可能達不到預期的效果，這時候培訓人員可以讓小組之間進行競爭比賽的形式，比如在公司檔案信息中找到一個名字為某某的個人的檔案信息，這時候需要利用計算機進行信息檢索，輸入公司中名稱信息進行檢索，看哪一個小組成員找得又快又好。此外培訓人員還可以采用提問的形式開展培訓，比如如果一個公司的檔案信息中有兩個完全相同的名稱信息應該怎么做，怎樣才能找到正確的檔案信息和虛假檔案信息。培訓小組之間可以采用搶答的形式，這樣可以提升不少培訓趣味性，另外還可以保障培訓過程的高效性。通過這種方法可以很好地提升檔案管理工作人員的專業技能，對保障計算機技術在檔案管理工作的高效進行有著積極的作用。

三、加強檔案管理評價機構，保障管理工作高效進行

從傳統意義上來說，管理程度的好壞很大一方面取決于管理人員的工作熱情，所以一定要激發起管理人員的工作熱情：一方面加強管理制度的評價機構，調動起管理人員的工作積極性，另一方面要完善評價內容和方式，保障管理工作的高效率進行。檔案管理工作人員必須要端正工作態度，更好地應對自己的管理工作。

計算機在檔案管理工作中的應用雖然會提高管理工作效率，但是從某一個角度上來講，工作人員也會對管理工作產生厭煩的心態，導致管理工作人員的工作熱情不高，很容易在工作環節中出現一些問題。因此要在管理過程中加強評價，可以專門組建一個評價小組，可以在工作時間針對管理工作人員的工作態度、工作效率進行打分，另外有一些工作人員可能在管理過程中有過突出的表現，評價人員可以針對這部分成就進行酌情打分。如果有的管理人員在巡查的過程中工作不積極，或者是有偷懶的現象，就可以進行適當的扣分。隨后這些評價人員可以定期把分數進行整合，最后如果有表現非常突出的工作人員可以給予獎勵。通過完善評價機構，檔案管理工作人員可以煥發出很好的工作熱情，以更好的狀態迎接自己的工作，可以很好地提升計算機檔案管理工作效率，對提升計算機在檔案管理工作中的有效性有很大的幫助。

總而言之，計算機技術在檔案管理中的有效應用需要工作人員進行長期的努力，同時計算機技術在檔案管理中的應用也有著很大的發展前景，那么如何才能開發出計算機技術的這一潛力成為了下一個工作重點，工作人員要靈活應用計算機技術進行檔案管理，確保檔案管理的高效進行。

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