淺析信息化背景下如何加強數字檔案管理

李倩梅

【摘要】檔案管理工作是企業、學校、政府開展日常管理工作的重要環節之一。在信息化背景下，加強數字檔案管理方式研究，將信息技術的應用優勢充分地發揮于檔案管理工作過程中，可以有效地提升檔案管理部門的時效性和實效性，為我國的企業、學校、政府的良好發展奠定穩定的基礎和提供強大的發展推動力。

【關鍵詞】信息化背景；檔案管理；數字檔案；高效性

隨著人們的思想觀念的不斷革新，人們對于信息技術應用的重視程度也在不斷提升。傳統的檔案管理模式使檔案查找工作的開展難度較高且效率較低。探究信息化背景下如何加強數字化檔案管理，將信息技術的應用與檔案管理工作的開展全面結合，可以有效地解決傳統的檔案管理工作開展進程中所存在的各種問題。

一、信息化背景下加強數字檔案管理的重要性

隨著經濟的不斷發展，人們的工作強度和工作效率也在逐步地上升，在這一背景下，紙質檔案已經不再適用于辦公室辦公。隨著數字技術的逐步發展，當下數字檔案管理模式已經被廣泛地應用于人們的辦公流程當中。

相比較于傳統的紙質辦公室檔案管理模式，數字檔案顯然更加具有科學性、系統性和安全性，并且數字檔案的應用，有效地實現了辦公室檔案內容的資源共享，提升了部門與部門之間的信息傳送速度和溝通交流強度，這無疑為企業、學校以及政府部門等等各項工作的正常運行提供了極大的便利。

但是人們在享受數字檔案管理方式帶來的便利的同時，也逐步發現，當下的數字檔案管理模式，在應用上仍然存在著很多不可忽視的問題。例如人們在進行檔案管理工作的過程中，數字檔案的應用也常常會產生文件丟失的情況，并且由于檔案的種類復雜且內容多，人們在應用數字檔案進行相關的資料的查詢時，仍然十分耗時耗力。

將信息技術全面應用于數字檔案管理模式中，可以進一步完善檔案傳遞、存儲、收集以及共享工作的開展。同時信息技術的有效應用，可以實現檔案管理平臺的有效建立，這一平臺的建立，可以提升檔案管理工作的力度和強度，有效地實現內部的資源共享、提升檔案查詢工作的實效性和時效性。

當下社會的發展速度逐步加快，無論是企業還是學校與政府，其所需要完成的工作量在不斷地增加，所面臨的發展壓力也在不斷地加劇。檔案管理工作的有效開展，是保障各項工作開展的系統性和秩序性的基本前提，檔案管理工作的開展狀況更是決定各項工作開展效率的關鍵性因素。加強信息化背景下數字檔案管理方式的探究，實現信息化環境下數字檔案管理模式的完善性和科學性的有效提升，其重要性不可忽視。

二、信息化背景下加強數字檔案管理的基本方向

根據當下信息技術的應用特點和數字檔案管理方式的應用模式，主要可以將加強數字檔案管理的工作的開展方向總結歸納為以下幾點：

（一）節約檔案管理成本的同時提升管理效率。在傳統的數字檔案管理工作中，進行檔案的歸類、整理和查找仍然需要耗費大量的人力資源和物力資源，不僅導致檔案管理工作效率得不到有效的保障，同時也使得部門的檔案管理工作的成本居高不下。將信息技術全面應用于數字檔案管理工作的開展進程中，可以有效地實現檔案的分類、整理以及查詢工作的一體化，不僅節約了部門大量的人力資源和物力資源，同時也是實現檔案管理工作的有效保障。因此節約檔案管理成本的同時提升管理效率，是信息化背景下加強數字檔案管理的重要方向之一。

（二）增強了檔案管理工作開展的智能性。在傳統的數字檔案應用模式中，工作人員進行檔案內容的檢索，需要不斷進行信息的篩選，才能夠真正地獲取自身所要查詢到的信息，消耗了檔案管理者大量的時間，使得檔案管理者根本無暇進行自身的檔案管理模式的思考和進一步的完善。將信息技術全面應用于數字檔案管理工作中，可以有效實現數字檔案管理系統智能性的全面提升，數字檔案系統會根據檔案用戶所需，實現檔案的智能性推薦，大大降低了檔案管理工作人員的工作強度，使得檔案管理人員具有更多時間進行自身工作模式、管理技術以及管理理念的進一步完善。因此增強了檔案管理工作開展的智能性，是信息化背景下加強數字檔案管理的關鍵性目標。

三、信息化背景下加強數字檔案管理方式探究

開展信息化背景下數字檔案管理方式探究，將具有針對性的改革方式和改革思想，全面應用于數字檔案管理，可以實現數字檔案管理方法、應用模式的進一步完善。在信息化背景下，加強數字檔案管理方式探究，主要可以將探究內容總結歸納為以下幾點：

（一）建立完善的、安全的數字檔案管理系統。檔案安全性的不足，是當下數字檔案管理方式應用過程中所存在的主要不足之處之一，容易引發重要文件的丟失問題。將信息技術中多媒體技術全面應用于數字檔案管理工作，可以實現不同格式的檔案的分類存儲，實現檔案管理安全性的有效提升。同時將多媒體技術的應用與數字檔案管理工作的開展進程有效結合，也可以實現不同格式和類型的數字檔案的有效播放，加強數字檔案的可視性，進而提升檔案利用者接收信息的全面性。因此應用信息技術建立完善的、安全的數字檔案管理系統，是加強數字檔案管理力度的重要方法之一。

（二）加深檔案管理工作的數字化程度。數字檔案數據庫的欠缺以及檔案數字化覆蓋率的不足等，也是當下數字檔案管理工作開展進程中所存在的關鍵性弊端。（下轉第45頁）（上接第38頁）隨著信息流通速度的逐步加快，傳統的數字信息存儲方式已經不能有效地滿足當下的時代發展所需，在這一大背景下，應當應用信息技術中的數據處理技術，建立完善的數字檔案管理數據庫，實現大量數據有效的、系統性的存儲。同時也應當逐步地提升部門在開展數字檔案管理工作過程中的數字覆蓋率，盡可能地實現檔案管理工作的數字化程度的進一步加深，有效提升數字檔案管理系統的信息存儲量的同時，實現檔案管理工作的先進性和科學性。綜上，加深檔案管理工作的數字化程度，也是實現信息化背景下數字檔案管理力度進一步提升的有效方式之一。

（三）建立模式多元化的數字檔案。隨著社會的不斷發展和信息、數據類型和種類的不斷增加，數字檔案的建立所需要存儲的檔案類型也逐步呈現出多樣性和復雜性，在這種情況下，傳統的數字檔案管理模式已不能夠真正滿足部門的信息管理需求。將信息技術的多元性充分發揮于數字檔案管理工作的開展進程中，可以有效地實現數字檔案管理模式的多元化。因此應用信息技術提升數字檔案的多元性，是實現信息化背景下加強數字檔案管理力度的重要環節之一。

（四）提升數字檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員自身的信息化意識，也是決定信息技術在數字檔案管理工作應用效果的重要因素之一。檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，應當盡可能地進行信息技術的學習，熟練應用信息技術。如此，可以逐步增強數字檔案管理力度。

（五）建立完善的信息技術應用模式。完善的信息技術應用模式的建立，可以實現檔案管理人員工作流程的方向性引導，促使檔案管理人員將信息技術全面應用于檔案管理工作的流程中，進而實現數字檔案管理工作的實效性和時效性的進一步有效提升。

開展信息化背景下加強數字檔案管理方式的探究可知，為了實現數字檔案管理系統的進一步完善，應當應用信息技術對于當下的數字檔案管理模式進行有針對性的調整。同時借助信息技術，實現“全數字化”檔案管理系統的有效建立。并且將信息技術的多元性和多樣性優勢充分地發揮于數字檔案模型建立當中，進一步實現數字檔案的管理覆蓋力度逐步增強。同時數字檔案管理人員的綜合素質和專業技術水平，也是影響檔案管理工作開展的效率和效果的關鍵性因素。提升數字檔案管理人員的信息化意識，建立完善的數字檔案管理人員的信息技術應用模式，可以有效促進數字檔案管理人員技能專業性進一步提升，進而實現信息化背景下數字檔案管理工作開展的效率和效果的全方位提升。

四、結語

開展信息化背景下加強數字檔案管理方式的探究，首先應當明確信息化背景下加強數字檔案管理方式探究的重要性，進而進行數字檔案管理方式應用優勢探究和信息化背景下加強數字檔案管理方式的思考。開展信息化背景下加強數字檔案管理方式研究，將信息技術的應用優勢充分地應用于檔案管理工作的開展進程中，可以實現數字檔案管理工作的實效性和時效性的有效提升，進而為檔案管理工作的發展提供強大的推動力。

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