新形勢下社保業務檔案工作規范化建設研究

徐濱清

【摘要】本文主要是結合新形勢對社保業務的檔案工作進行分析，提出其問題所在，并且對其規范化的建設與實現提出幾點建議，使我國社保業務檔案工作能夠更好地適應新形勢的發展需要。

【關鍵詞】新形勢；社保業務；檔案工作；規范化建設

對于社會保障的檔案管理工作來說，社保業務的檔案工作是其中十分重要的組成部分之一，它作為社會保障相關事業的基礎與前提，能夠有效地確保其發展的健康性與順利性。因此，我們要對社保業務的檔案進行有效的管理，這同時也是做好我國社保業務及其檔案管理規范化工作的切入點，我們必須給予高度的重視。

一、目前社保業務的檔案工作存在與新形勢不符的問題

（一）社保業務的檔案工作，互相之間的融合性不強。社保業務檔案所涉及的方面是比較廣泛的，而且長期以來關于這類檔案的管理規范和方法是缺失的，一般都是有經驗的工作人員憑借以往的工作經驗和需要，同時參考和學習類似的綜合性類型檔案的管理，對自己所負責的檔案進行管理。社保業務檔案的每個工作人員都依照自己的方法來管理，長久以往，導致社保檔案的管理方法五花八門，系統內橫向和縱向溝通困難，互相之間的檔案資料難以共享 。

（二）社保業務的檔案管理工作不夠規范化。社保業務的檔案管理部門對建立全面、系統的管理制度的重視意識不高，有的部門對檔案管理設施建設的投資力度不夠，沒有成立專門的檔案管理室、沒有及時引入專用檔案柜、專用空調、掃描儀、除濕機、微機、復印打印等設備，檔案的管理中也沒有進行防火、防水、防塵、防潮、防有害氣體等全方位的預防措施，社保業務的檔案管理工作不夠規范化、管理制度不健全。

（三）負責社保業務的檔案管理工作人員整體素質較低。對從事社保業務的檔案管理工作的人員素質沒有一個具體的要求和規定，導致在崗人員工作技能不達標，或者崗位無人的問題。在一些基層地區甚至出現一人兼顧多個崗位的現象，使工作人員無法全身心地投入到檔案管理的工作中。目前許多在崗人員的素質已經無法適應新形勢下社保業務的檔案管理工作，急需相關部門進行培訓。

二、對社保業務的檔案工作進行規范化建設的建議

首先，做好其制度保障工作。這要從相關制度與條例的建立與完善這一角度出發，我們要確保社保業務的檔案工作能夠有章可循，在對檔案管理相關機構進行建立與完善的同時，結合相關的規定做好檔案管理人員的職責制度、保密制度、借閱制度以及檔案的庫房管理制度等的建立與完善工作，確保社保業務檔案工作能夠在制度化與專業化的管理下進行，同時，對于已有的管理制度，我們必須嚴格執行，責任到人，避免出現管理漏洞等，還要將其作為相關人員的考核內容，給予相應的考核獎懲，使之與評優相關，激發相關人員的主動性與積極性。

其次，要對檔案工作的相關人員進行素質培訓。因為社保業務的檔案管理具有很強的政策性與業務性，其主體就是進行檔案管理的工作人員，他們的專業素養與綜合素質對這些工作質量具有最為直接的影響，所以，我們要對檔案工作的相關人員進行素質培訓，例如進行業務培訓和相關法規法律知識培訓等，提高他們對檔案進行依法管理的意識，樹立其責任感，培養其自覺性。同時，還要引進優秀的管理方法，組織相關人員外出學習交流等，確保其與兄弟單位或者上級部門的溝通得以順利進行。還要對其進行專業技能的培訓，結合新時期的發展需求，組織他們學習計算機知識等現代化的辦公技術，提高他們的專業知識與管理能力，進而提高其工作質量與效率。

第三，確保其建設的規范化。要想維護社保業務各檔案內容的完整性、真實性與安全性，我們就必須對其實施規范化的管理，使各參保單位和個人的切身利益與合法權益能夠得到有效的保障。對整理與歸檔工作必須科學化而且規范化，我們要結合新時期的發展需要與如今的工作現狀來進行制定與完善，對于歸檔的范圍等，我們要進行細化，確保檔案整理工作的及時性與規范性。社保業務檔案是不可再生的，我們做好其安全保障工作，采取有效的管理措施，將檔案管理的相關措施落實到位，并且安排專人對其進行管理與維護。根據工作的實際情況，對社保業務的各種信息與資料進行分類、收集與整理等，確保其完整性與真實性。

第四，促進檔案管理的信息化建設。要想確保檔案管理工作的綜合性，我們必須使用現代化的信息管理技術，例如計算機技術與通信技術等，促進檔案管理的數字化與信息化建設。對此，我們要對其信息化的管理系統進行建立與完善，確保其規范化與科學化水平的提高，積極地對信息收集平臺、編輯處理平臺、查閱檢索平臺以及分析使用平臺進行綜合化的構建，使其信息資源能夠得到有效的共享。對相關信息進行數字化錄入，相關工作人員要盡量通過計算機網絡與專門的軟件來對相關的檔案信息進行錄入，并且做好其維護工作與管理工作，促進檔案工作服務水平的提高。

三、結語

現如今，社保業務的檔案工作日益重要，要想使社會保障的相關事業能夠適應新形勢的發展需求，我們必須堅持服務至上的工作理念，做好社保業務的檔案工作，確保其具有規范化與制度化。

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