教育信息化發(fā)展時(shí)代高校檔案信息化管理建設(shè)的研究

摘要：經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，教育環(huán)境也在發(fā)生著很大的變化，高校的檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展和改革時(shí)期。在教育信息化發(fā)展背景下，很多高校也逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案信息化管理和建設(shè)的重要性。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，因此需要認(rèn)真分析當(dāng)前教育信息化發(fā)展的形勢(shì)，對(duì)檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出可行化的發(fā)展策略。本文主要探討了新的發(fā)展時(shí)期，高校檔案信息化管理建設(shè)相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：教育信息化；高校檔案；信息化管理

教育信息化發(fā)展時(shí)代，高校檔案信息管理工作需要按照相關(guān)的文件規(guī)定，符檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。檔案信息管理和建設(shè)的內(nèi)容較多，在高校自身建設(shè)和發(fā)展中占有重要的地位，新的發(fā)展時(shí)期，要認(rèn)識(shí)到其建設(shè)管理的重要意義，并對(duì)當(dāng)前管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析，促進(jìn)高校檔案建設(shè)工作的開展。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

所謂的信息化建設(shè)，主要是在檔案管理工作中，為了檔案信息資源的有效利用，采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將文字、圖紙、表格等檔案資源進(jìn)行管理和開發(fā)，更好地為高校的發(fā)展服務(wù)。

高校檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)高校檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。近些年高校教育得到了很大程度的發(fā)展，信息化發(fā)展時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的信息化建設(shè)也是高校在發(fā)展中必須重視做好的工作，關(guān)系到高校信息資源的有效利用程度，也關(guān)系到高校內(nèi)部建設(shè)的成效，也是國(guó)家信息化建設(shè)的組成部分。必須以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，重視檔案信息資源的建設(shè)，加大對(duì)信息資源開發(fā)和利用的程度，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

2 當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，需要相關(guān)的硬件和專業(yè)軟件的支持，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案信息處理庫(kù)及相關(guān)的程序等。但是從當(dāng)前我國(guó)高校檔案信息管理現(xiàn)狀來(lái)看，還缺少相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，很多高校僅僅有電腦，并沒(méi)有相應(yīng)的掃描儀交換機(jī)、必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，在軟件建設(shè)方面，缺少配套的檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)及相應(yīng)的軟件程序建設(shè)等，我國(guó)很多高校檔案管理人員認(rèn)為有了電腦就算有了基本的條件，這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)影響到信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.2 信息化進(jìn)程緩慢

建立一套完整的高校檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)需要一個(gè)長(zhǎng)期的建設(shè)過(guò)程，高校的發(fā)展歷史一般較長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案信息資源多以紙質(zhì)化的形式出現(xiàn)和存在，因此，在數(shù)字化和信息化建設(shè)的過(guò)程中存在很大的難題。

2.3 缺乏科學(xué)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在高校檔案的建設(shè)管理過(guò)程中，需要一定的管理標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，既要包括高校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，也需要對(duì)相關(guān)的軟件應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案和電子文件等的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，此外，在高校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立過(guò)程中，還需要與當(dāng)?shù)氐臋n案資源庫(kù)相互聯(lián)系。但是從當(dāng)前發(fā)展來(lái)看，我國(guó)檔案信息信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，存在著一定的盲目性，缺少建設(shè)的長(zhǎng)期規(guī)劃，這樣長(zhǎng)期下去影響到檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校信息資源的共享發(fā)展等。

2.4 缺乏專業(yè)化化的檔案管理人才

當(dāng)前，高校檔案管理人才相對(duì)缺乏，很多高校的檔案管理人員多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，有的甚至是兼職做管理人員，缺乏對(duì)整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)，更不用說(shuō)加強(qiáng)對(duì)其科學(xué)化和信息化的管理。整體來(lái)講，高校檔案管理人員隊(duì)伍人才缺乏，這也制約著高校的檔案信息化建設(shè)水平的提升。

3 高校檔案信息化建設(shè)管理的策略探討

3.1 認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性

要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校工作中的重要作用，從思想上轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，這是做好檔案管理工作的前提。如高校領(lǐng)導(dǎo)要帶頭組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理方面的文件、法律等，學(xué)習(xí)上級(jí)檔案管理部門的相關(guān)要求，并結(jié)合高校工作的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案的建設(shè)和管理工作進(jìn)行研究。

3.2 重視檔案管理的硬件建設(shè)

高校在檔案管理工作中，要加大經(jīng)費(fèi)的投入，設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，為其現(xiàn)代化和信息化建設(shè)提供相關(guān)的硬件和軟件設(shè)備，如購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備，并開通校園內(nèi)部局域網(wǎng)，創(chuàng)建良好的建設(shè)條件。一些新的電子產(chǎn)品等，要及時(shí)更新?lián)Q代，積極采用新的設(shè)備和設(shè)施等，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)建良好的條件。

3.3 完善高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理

借助現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，建立和完善高校數(shù)據(jù)庫(kù)。要對(duì)高校的信息文件目錄進(jìn)行整理建設(shè)，進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便管理，并最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

3.4 做好隱私和安全工作

檔案信息具有安全性和保密性，在高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，需要注意數(shù)據(jù)的完整新、可用性及安全性等，這就需要采取相關(guān)的技術(shù)措施：（1）可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，在使用過(guò)程中對(duì)一些重要的或者敏感信息進(jìn)行加密處理，設(shè)置密碼，用戶在使用前需要輸入相應(yīng)的密匙后才能進(jìn)行解密；（2）設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)。高校可以對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，用戶在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)，需要進(jìn)行身份驗(yàn)證等，這樣可以防止無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入；（3）注意數(shù)據(jù)的備份處理。影響信息安全的因素較多，如一些病毒、黑客供貨價(jià)等，因此需要應(yīng)用信息和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)關(guān)鍵性的資源信息進(jìn)行備份，減少因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)資源數(shù)據(jù)造成的損害或丟失等。此外，要保證信息資源的安全性，還需要提高信息管理人員的安全意識(shí)，減少因人為因素引起的不安全行為等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著高校教育教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，高校檔案新華建設(shè)管理的環(huán)境也發(fā)生了很大的變化，當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中還存在著一些問(wèn)題，需要結(jié)合高校檔案建設(shè)管理工作的實(shí)際，建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高管理人員的管理水平等，采取措施推進(jìn)高校檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)高校更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳振國(guó).新時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（05）：44.

[2]李彩霞.數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化，2016，（05）：185186.

[3]王萍.數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：154155.

[4]韋曉青.基于信息化時(shí)代開展高校檔案管理創(chuàng)新建設(shè)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2011，（05）：154156.

[5]張佑祥.高校信息化體系建構(gòu)研究[D].湘潭大學(xué)，2005.

作者簡(jiǎn)介：譚果（1981），男，廣西鐘山縣人，本科。