新時期機要工作存在的問題及對策探析

摘要：本文論述了新時期機要工作存在的問題，并提出了加強新時期機要工作的對策。

關鍵詞：機要；工作；問題；對策

企業管理學中有個“細節不等式”，即1001≠99，而是1001=0。主要內涵是，1% 的錯誤會導致100% 的失敗。

細節不等式同樣適用于機要工作，即要百分之百的努力，去防止百分之一失誤的可能，從而保證機要工作的嚴肅性、時效性。

一、機要工作的內容

機要工作顧名思義就是做好涉密文件和普通文件的管理工作，包括文件的登記、流轉、查詢、保管、清退、銷毀、歸檔等工作。公文流轉中每一份文件都要經過若干環節和流程才能辦結。看似簡單的工作中，不光檢驗著從業人員的工作素質，更是直接影響著單位工作的效率和質量。

二、機要工作的重要性

機要工作管理的是國家秘密，泄露國家秘密會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。機要文件是各級單位傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要依據，是部署工作、發布規章制度的指向針。

機要工作出了問題，不僅會影響到機要秘書、單位領導的政治前途，更嚴重的是會對整個地區的保密系統帶來隱患，甚至給國家帶來危害。

所以，機要工作中一時也不能疏忽，要將機要工作作為維護黨和國家安全和利益的一項重要政治任務來抓。機要秘書要牢固樹立“保守機密，慎之又慎”的思想，做好機要文件的管理工作。

三、目前機要工作中存在的問題

（一）收文系統多

目前，各種電子政務系統已廣泛應用于收發文辦理過程中，使得發件人能夠根據批辦意見將文件同步推送到各收件人，收件人可以同時閱讀文件，領導也可以同時提出批辦意見。這樣既做好了政務公開工作，又第一時間完成了文件的有效下發，提高了工作效率、減少了工作量、節約行政成本。

但是目前存在收發文電子政務系統過多的現象，筆者曾經一個人同時使用四個非涉密收發文平臺，分別是本校電子政務平臺，省教育廳電子政務平臺、市委安全電子公文平臺、市政府電子政務平臺，每個平臺有各自的開發商、各自的安裝程序，機要秘書學習各種的使用流程，給機要秘書造成很大的困難。另外文件傳閱中要將文件從其他三個平臺分別下載轉換成pdf格式后再上傳到本校電子政務平臺，這一步驟中極易發生遺漏現象。

（二）辦公場所明密不分

有的單位囿于辦公條件的限制，存在機要室與其他科室共處一室的情況。以筆者為例，筆者所在的機要室與秘書科同在一個辦公室內，中間僅簡單的隔開；也沒有單獨的閱文室，閱文都是在機要室內；機要室還要承擔印章管理工作，導致機要室每天進出的人數眾多，存在著泄密隱患。

（三）機要秘書的保密意識淡薄

保密意識淡薄會導致失泄密事件發生，任何一個不小心可能就會出大問題。2016年某市機要秘書將文件直接放在電動車踏板上去清退導致文件丟失在路上，該機要秘書受到開除處理。還有的機要秘書將秘密文件隨意放在辦公桌上，導致進出的人都能看到秘密文件的內容，存在泄密隱患。

（四）機要保密工作重處罰輕獎勵

《中華人民共和國保密法》規定“發生重大泄密案件的，由有關機關、單位依法對直接負責的主管人員和其它直接責任人員給予處分；不適用處分的人員，由保密行政管理部門督促其主管部門予以處理”，但未對優秀的保密干部怎樣獎勵做出明文規定，存在著重處罰輕獎勵的不足之處。在實際工作中也是如此，一份秘密文件丟失，機要秘書就要受到處分，影響到個人的政治前途。這種獎勵措施與處罰措施的不平衡性，肯定會挫傷機要工作人員的工作積極性。

四、做好新時期機要工作的對策

（一）將電子政務平臺進行整合

例如由省教育廳牽頭，推廣各高校使用相同的電子政務平臺，實現文件在平臺內部流轉，直接簽收，從而避免文件先下載再上傳的步驟。市委、市政府的各種政務平臺也可推廣使用同一個平臺，既節省了資金，也方便了大家使用。

（二）改善機要工作的環境

改造或建立獨立的閱文室和機要室，改善基礎設施差，辦公場所不足的現狀，為機要工作創造安全環境。加大對機要工作的資金投入，對機要室安裝三鐵一器（鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器）和監控設備，加強機要室的安全防范管理。

（三）機要秘書仍要注重自身保密素養的提高

單位收到的密級文件都要在機要秘書這里收發匯總，機要秘書的保密素養是整個保密鏈條的關鍵一環。機要崗位的特殊性，決定了機要人員掌握著許多核心機密，這就要求機要人員必須樹立高度的保密觀念，遵守保密工作紀律，養成良好的保密習慣，培養自己嚴謹縝密的工作作風。工作中必須慎之又慎，來不得半點馬虎。領取或退還各類秘密文件，必須放在背包或挎包內，使用單位專車，不騎自行車或公共交通工具進行傳遞。不將機要保密場所當作會客室使用，不在其中接待其他無關人員。加強各種保密知識的學習，多讀保密違法案例，警示教育自己。

（四）建立各項規章制度實現規范化管理

建立健全機要保密制度是新形勢下做好機要工作的保障，各單位要重視建立和完善機要保密工作的相關制度，如《機要保密室保密工作制度》、《機要文件管理制度》、《機要文件借閱、查閱工作制度》、《機要保密文件傳閱工作制度》、《保密工作人員崗位職責》[1]。堅持以制度建設促進規范管理，以規范管理加強制度建設，構建長效機制。通過建章立制，做到傳閱規范，存放規范，借閱規范等，使各項工作操作有序，安全保密[2]，確保機要工作取得實實在在的成效。

（五）建立有效保密獎懲機制

機要工作是一項默默無聞的防范性的工作，工作要求高、任務重、責任重大、節奏快，機要秘書每天都要24小時待命，工作時間無節假日之分。國家應該建立有效的獎懲制度，對長期從事機要保密工作的人員和在機要保密工作中作出成績的人員，給與表彰與獎勵，以事業留人，以感情留人，對于違反規定造成泄密事故者，也要進行嚴肅查處。

五、結語

總之，從事機要工作，要有強烈的責任感和事業心，要多總結、多思考，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤。機要秘書仍需在實踐中不斷地摸索，提高機要工作管理水平。

參考文獻：

[1]吳瑋.提高機要文件管理工作質量途徑探討[J].經營管理者，2015（12）.

[2]楊麗霞.做好企業新時期機要工作的幾點思考[J].化工管理，2015（19）.

作者簡介：梁娉婷（1982-），山東聊城人，黃山學院辦公室助理政工師，研究方向為高校管理。