學校人事檔案管理與利用淺談

曾艷

摘要：本文通過對單位人事檔案管理現狀進行分析，指出人事管理與利用中存在的問題，并提出幾點解決措施，以更好地發揮人事檔案的資源優勢。

關鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應對措施

中圖分類號：G632文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國國民黨元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創辦了漢民中學，并擔任校長。抗戰爆發后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續辦學，1945年抗戰勝利后再度遷回桂林重建學校。現屬于桂林市教育局直屬單位。現擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于辦公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識不強。為規范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發了由桂林市檔案監督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續、工資變動審核、干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

2.6檔案管理手段落后。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發展事業對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本校現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案"見證歷史"的作用。

3.5提高人事檔案管理的現代化水平。要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

參考資料：

[1]借鑒論文天下《淺析人事檔案管理與利用》http：//www.lunwentianxia.com/product.free.10017586.1/