淺析商業(yè)銀行檔案外包的風險管理

趙古花

【摘要】本文通過對當前商業(yè)銀行檔案外包的背景、成因進行分析，探討商業(yè)銀行在檔案外包過程中存在的風險因素及風險管理重點，提出對風險因素控制的評價內容及準則，以防范商業(yè)銀行在檔案外包業(yè)務上可能產生的風險，供大家學習、參考、研究。

【關鍵詞】商業(yè)銀行檔案外包 風險管理 風險重點 風險控制

檔案是機關工作和生產活動中產生的文書材料和技術文件等在辦理完畢后，為了滿足日后查考利用的需要而歸檔保存的，并且任何檔案都是適應機關工作和生產的客觀需要形成的，不是人們憑主觀愿望隨意編寫的，更不是按照檔案人員的要求產生的。檔案在不同階段具有不同的價值形態(tài)，對社會具有不同的具體作用。

商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設備不足或管理成本不經濟條件下，整合利用外部優(yōu)質專業(yè)化檔案管理資源，將銀行檔案委托外包單位管理，從而達到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。

檔案外包商應具有以下特征：

第一，是一種實體性管理機構；

第二，是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機構；

第三，有較大的規(guī)模，服務對象也較多；

第四，對其保管的文件只有保管權，而無所有權；

第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；

第六，可以承擔文件管理咨詢與培訓的職能。

一、銀行檔案外包的背景

二戰(zhàn)后，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應運而生。1950年，美國《聯邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構。把使用次數不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里，受到人們的認可。

從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經營風險”的金融機構，以“經營風險”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業(yè)銀行的經營成敗。隨著業(yè)務發(fā)展和競爭加劇，商業(yè)銀行面臨的風險也呈現出復雜多變的特征，對這些風險進行識別、分析、計量、監(jiān)測并采取科學的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領先的風險管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風險管理目的。

二、商業(yè)銀行檔案外包的風險管理重點

風險是一個常用而寬泛的詞匯，頻繁出現在經濟、政治、社會等領域。就銀行風險的定義主要有以下三種：

一是風險是未來結果的不確定性（或稱變化）；

二是風險是損失的可能性；

三是風險是未來結果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展狀態(tài)。

從風險的定義上可以看到，風險是對未來結果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現銀行歷史面貌的憑證，為銀行經營、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務相伴產生的法律風險提供原始的憑證依據，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過程中可能產生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：

（一）檔案外包風險的評估

商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時，應當評估以下風險要素：

1.外包活動的戰(zhàn)略風險、法律風險、聲譽風險、合規(guī)風險、操作風險、國別風險等風險因素；

2.影響外包活動的外部因素，因外包供應商的過錯而造成的服務中斷或撤銷而引發(fā)的風險；

3.銀行對外包活動的風險管控能力；

4.外包供應商的技術能力、業(yè)務策略和業(yè)務規(guī)模、業(yè)務連續(xù)性及破產風險，風險控制能力及外包服務的集中度；

（二）外包供應商的盡職調查

1.外包供應商的主體資質、經營管理能力、經營聲譽、行業(yè)地位；

2.財務穩(wěn)健性、技術實力和服務質量、對銀行業(yè)的熟悉程度；

3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性；

4.外包供應商對突發(fā)事件的應對能力；

5.外包供應商的關聯關系；

（三）外包合同的審查要素

1.外包合同中的服務內容、范圍、標準、期限；

2.外包服務的業(yè)務連續(xù)性安排；

3.外包服務的保密性和安全性的安排；

4.外包服務的結算、支付方式；

5.外包服務的審計和檢查；

6.外包爭端的解決機制；

7.外包合同或協議變更或終止的過渡安排、違約責任；

8.外包供應商的應急管理；

三、商業(yè)銀行檔案外包的風險評價標準

商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發(fā)現早預防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能及時發(fā)現檔案外包風險，并在發(fā)現風險后及時采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。

日常工作中可采用平衡計分卡方式設計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業(yè)務檢查，檢查內容包括：

（一）外包供應商的評估：

1.資質：是否符合專業(yè)資質；

2.財務：收費是否合理，程序是否完善；

3.日常經營：是否出現異常；

4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過程中有無差錯發(fā)生；

5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領取、歸還，不存在遺失情況；

6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務需要的反應能迅速、及時、有效完成；

7.保密性：無違反保密原則，業(yè)務合作期間能保護好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；

8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開展外包監(jiān)督工作，及時報送外包工作情況；

9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據行為。

（二）外包人員的評估

1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；

2.外包業(yè)務人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；

3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內外勾結、惡意操作等措施規(guī)避銀行風險控制措施；

4.無擅自向客戶做出不實承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導性宣傳；

5.無假借銀行名義進行客戶約談行為，無冒用銀行商譽的行為；

6.無利用職務之便，竊取客戶資料等進行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；

（三）突發(fā)事件的應急預案及演練

1.是否事先制定建立檔案外包風險突發(fā)事件應急預案和機制，確保檔案外包業(yè)務活動的正常經營；

2.是否建立替代方案，尋求合同項下的保險安排等措施；

3.是否定期組織外包商開展演練，建立外包業(yè)務連續(xù)性計劃，確保業(yè)務活動的正常經營；

四、商業(yè)銀行檔案外包的前景及展望

銀行將部份檔案外包是彌補人手不夠，存儲場地、設備受限、管理成本不經濟的有效辦法，但外包不等于不管，恰恰相反，銀行檔案外包工作必須在銀行檔案室的控制下，以保證方向正確，成果符合要求。銀行檔案外包風險應對策略的目的是力圖將風險降低到可以接受和控制的程度。

自商業(yè)銀行誕生之初，風險就與之相伴。通過對銀行檔案外包風險的識別、計量、監(jiān)測、控制，采取分散、轉移、規(guī)避和補償等措旋，確保外包風險能及時發(fā)現。通過對風險誘因的分析，及時發(fā)現檔案外包中存在的問題，決定采取何種有效措施。通過識別和評估檔案外包風險，采用合理的技術、方法對檔案外包加以防范和控制，以最小的成本使檔案外包風險所致損失降到最低程度。銀行檔案外包做為銀行檔案管理的一個部份，是隨著銀行近年業(yè)務的發(fā)展而成長起來的新興行業(yè)，具有廣闊的市場前景。相信在銀行檔案工作者的辛勤努力下，將銀行檔案外包風險納入日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能做到早發(fā)現早預防，確保銀行檔案外包業(yè)務的連續(xù)性，為銀行檔案外包業(yè)務健康穩(wěn)定發(fā)展做出積極貢獻！

參考文獻

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