以檔案利用促進(jìn)宣傳工作

楊健

摘 要：檔案宣傳工作是增強(qiáng)社會意識、發(fā)展檔案事業(yè)的重要措施，是檔案工作做好的關(guān)鍵，立足檔案利用，做好檔案宣傳工作尤為重要。本文從檔案宣傳工作的現(xiàn)狀和原因分析檔案宣傳的制約因素，提出檔案宣傳工作應(yīng)突破創(chuàng)新的方案，促進(jìn)檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案宣傳；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

檔案宣傳工作是檔案工作的重要組成部分。我們要在“立足檔案、面向社會、增強(qiáng)社會檔案意識，為發(fā)展我國檔案事業(yè)服務(wù)”方針的指引下，以新思路、新觀念、新方法來加大檔案宣傳工作。檔案宣傳能使檔案部門擴(kuò)大檔案影響力，提升地位，促進(jìn)檔案利用的重要途徑。如何立足檔案利用，做好檔案宣傳工作，是需要思考和實(shí)踐的一個重要問題。

1 檔案宣傳工作現(xiàn)狀

檔案宣傳工作自新中國成立以來就沒有間斷過，然而宣傳模式單一，檔案部門職責(zé)界限模糊等一系列因素制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。目前來看，檔案宣傳效果并不明顯，全社會檔案意識依然相對薄弱。其具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.檔案意識模糊，很多人不了解檔案為何物，很多人認(rèn)為檔案只是對個人有用的材料，檔案工作不是特別重要。對檔案和檔案宣傳工作不理解，這是由歷史因素決定的，因?yàn)闄n案在歷史上曾是為統(tǒng)治階級服務(wù)的，長期以來只是統(tǒng)治階級才能查閱利用，帶著一種神秘不可靠近的色彩，這種心理因素導(dǎo)致很多人對檔案“駐足觀望”。

2.檔案意識單薄，人們在處理文件時很少考慮歸檔問題，很多情況下隨處丟放，不進(jìn)行分類整理，在頭腦中沒有意識到檔案是一種寶貴的財(cái)富。檔案唯我獨(dú)用，不愿集中歸檔統(tǒng)一管理，不能是檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

總之，正是由于檔案意識的薄弱造成了許多不利檔案事業(yè)發(fā)展的因素，因此，加強(qiáng)檔案宣傳工作增強(qiáng)全社會檔案意識，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展和社會進(jìn)步，迫在眉睫。

2 檔案利用形式的創(chuàng)新對檔案宣傳的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案利用形式主要是“陣地式”的，在閱覽室內(nèi)進(jìn)行的。檔案館通過開設(shè)檔案閱覽窗口供檔案利用者查閱需要的檔案。此外有時也采用出借檔案（大都為原件）、舉辦檔案展覽、制作檔案證明等形式的利用。改革開放以后，檔案編研工作因其提供的檔案內(nèi)容豐富系統(tǒng)、使用范圍廣泛、服務(wù)方式主動，被認(rèn)為是深化檔案利用工作的一種新舉措。由此可見閱覽室內(nèi)的查檔服務(wù)，檔案借閱，檔案展覽和檔案編研成為傳統(tǒng)檔案利用的幾種主要方式。

而近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和機(jī)關(guān)辦公自動化的推廣，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取信息的最重要的平臺之一，數(shù)字化成為檔案工作的大趨勢，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。如何適應(yīng)這種趨勢，做好檔案宣傳，使更多的檔案利用者通過網(wǎng)絡(luò)平臺利用檔案是檔案宣傳工作需要關(guān)注的重要問題之一。

3 檔案利用對象的變化對檔案宣傳的挑戰(zhàn)

以前檔案部門作為一個保密單位，檔案對公眾是一種神秘而遙遠(yuǎn)的事情，但是隨著我國社會的發(fā)展，人們更深入的政治經(jīng)濟(jì)生活，除了黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位外，社會各方面的對檔案的需求越來越多。檔案服務(wù)方向由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。如何應(yīng)對和諧社會建設(shè)條件下，社會對檔案快速的增長需求，成為檔案宣傳工作的又一個挑戰(zhàn)。

4 突破檔案宣傳自身的挑戰(zhàn)

檔案宣傳以往只靠檔案部門自身力量，宣傳內(nèi)容局限于檔案法制，檔案工作自身，檔案宣傳的覆蓋面局限于檔案工作人員，如何適應(yīng)檔案利用的變化，檔案利用者的變化，突破這些局限，讓檔案工作走出去，挑起了檔案宣傳工作另一挑戰(zhàn)。

5 面對挑戰(zhàn)，檔案宣傳策略的轉(zhuǎn)變

5.1 以發(fā)展和全局的眼光，制定中長期檔案宣傳規(guī)劃

檔案部門作為一級檔案管理行政部門對于檔案宣傳所面臨的挑戰(zhàn)需要以發(fā)展和全局的眼光制定一個中長期檔案宣傳意見，以幾年的時間在區(qū)域范圍內(nèi)普遍提高公眾的檔案法制意識，檔案保護(hù)意識、檔案利用意識。公眾的檔案意識不僅是檔案宣傳所要達(dá)到的目的，更是整個檔案工作所要達(dá)到的目的之一，只有著眼“群眾”，檔案工作才能得到“群眾”支持，在全社會普及檔案意識應(yīng)該成為檔案工作的重要內(nèi)容，而一個有有計(jì)劃的宣傳規(guī)劃，將會檔案意識的普及時間和普及范圍明確前景。

5.2 創(chuàng)新服務(wù)手段，擴(kuò)展檔案宣傳途徑

建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展在線服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門具有利用網(wǎng)絡(luò)開展在線服務(wù)的機(jī)會。檔案部門充分利用企事業(yè)單位的現(xiàn)有的網(wǎng)站，制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，檔案工作者可以在線為用戶提供更好的服務(wù)。通過主動服務(wù)，利用便捷，以實(shí)效來擴(kuò)大檔案宣傳范圍。

開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)，檔案部門不但要成為過去事件的權(quán)威保管者，更要成為現(xiàn)時政策信息的傳遞者。開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)就是實(shí)現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變的一種有效途徑。目前我國縣級以上絕大部門檔案局（館）都已設(shè)立現(xiàn)行文件閱覽中心，但也普通存在利用不足的現(xiàn)象。追究利用率低的原因，跟相關(guān)宣傳范圍和宣傳深入程度不夠大有關(guān)系。對此檔案部門也需突破閱覽中心相對封閉，待客上門的方式，而應(yīng)該走出去，成為文件制發(fā)者與文件利用者的優(yōu)秀信息溝通者，充分利用網(wǎng)絡(luò)和傳統(tǒng)媒體展開現(xiàn)行文件利用，在條件許可的情況下建立電子文件的閱覽、和網(wǎng)上閱覽室。只有為文件傳遞和文件利用者之間打開了一條有效的通道，現(xiàn)行文件中心的價值就會真正體現(xiàn)出來。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。檔案部門可以充分利用自己的資源優(yōu)勢，在這種資源共享的過程中發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用。

利用社會性公益性服務(wù)刊物，傳遞檔案利用信息。在美國，華盛頓的旅游部門把國家檔案館當(dāng)作一項(xiàng)重要的科學(xué)文化設(shè)施和參觀項(xiàng)目列入《首都地區(qū)旅游指南》進(jìn)行重點(diǎn)介紹。國家檔案館的每期展覽也在《指南》上刊登簡介。由于宣傳工作比較成功，到檔案館查找利用檔案的用戶絡(luò)繹不絕，利用檔案解決各自工作、學(xué)習(xí)和生活中的問題已成為眾多美國公民的自覺行動。我們可以充份借鑒這種方式，來宣傳檔案工作，利用本地區(qū)現(xiàn)已存在的、讀者面較廣的刊物進(jìn)行宣傳。

總之，必須將檔案宣傳納入到整個檔案工作過程中，立足檔案利用，以利用促宣傳，以宣傳來擴(kuò)大利用，在建設(shè)各諧社會的今天更是必須與時俱進(jìn)，開拓思路，突破傳統(tǒng)檔案宣傳的思維局限，讓檔案成為工作生活的重要組成部門，為和諧社會，為人類文明的發(fā)展發(fā)揮出檔案工作和檔案工作者的價值來。

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