成人高考檔案管理中存在的問題及對策

李洪臣

摘 要：成人高等教育檔案管理工作中存在著管理手段不夠先進(jìn)、運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段能力不強(qiáng)、管理隊伍素質(zhì)不高、管理配套設(shè)施不齊全等問題，這些均直接影響成教檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，不利于我國成人高等教育事業(yè)的發(fā)展。為了適應(yīng)當(dāng)前成教迅速發(fā)展的形勢，必須“對癥下藥”，加快成教檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，保證成教事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)操作；管理人員素質(zhì)；硬件及配套設(shè)施；電子檔案

2016年菏澤市成人高考共報考13275人，其中專科起點(diǎn)本科類8222人，高中起點(diǎn)升本科類730人，高中起點(diǎn)升專科類4323人，涉及15個考試科目.科學(xué)管理成教檔案，既是成人教育管理的重要內(nèi)容，也是提高教學(xué)與學(xué)生管理水平的需要。作為專職成教管理工作者，科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、及時地搜集和歸納各種成教檔案，是我們應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，也是我國成教規(guī)模迅速擴(kuò)大形勢下迫在眉睫的首要任務(wù)。

1 盡早從傳統(tǒng)的純手工操作狀態(tài)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的現(xiàn)代化管理

近年來，雖然計算機(jī)的使用越來越普及，但在成教檔案管理領(lǐng)域，有些學(xué)校還未能擺脫或完全擺脫手工操作的狀態(tài)。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷邁進(jìn)，很多成人高校已充分意識到運(yùn)用現(xiàn)代化的計算機(jī)信息處理手段可以更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更及時、更省時地管理檔案，于是以計算機(jī)為核心的管理系統(tǒng)已逐步建立，成教檔案管理也將進(jìn)入一個全新的境界，許多以前不可能或者難以辦到的事情，通過計算機(jī)信息處理后，就可以輕而易舉地解決。從某種意義上說，檔案管理的過程就是信息處理的過程，管理者及工作人員每天都在運(yùn)用信息、加工信息、傳遞信息、儲存信息。所以，成教檔案管理工作要上新臺階，就要充分利用計算機(jī)來管理。

具體地說，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行包括學(xué)籍在內(nèi)的檔案管理，可以彌補(bǔ)純手工操作的書面材料易錯、易損、費(fèi)時、費(fèi)力等缺陷。比如說學(xué)籍檔案管理，必須以完整的原始信息、原始數(shù)據(jù)為依據(jù)，而原始材料的管理在學(xué)籍管理中一直是一件很令人頭疼的工作，既要防止出現(xiàn)手工的添加錯漏和人為的損毀，又要避免自然的損毀，如蟲蛀、霉?fàn)€、缺頁等，使用計算機(jī)管理以后就可以有效地避免這些問題。同時，為了防止原始材料的遺失，一般總要多備幾份以防不測，或者只需摘錄其中的部分信息以供不同人的需要，而完全靠工作人員手工抄寫。但使用計算機(jī)處理就不同了，它可以保證你隨時備份而前后材料完全統(tǒng)一，它也可以保證你篩選出所需要的信息而不需要花時間花精力去查詢、去核對。再如，成教生由于其特殊的工學(xué)性質(zhì)常常需要變更學(xué)習(xí)材料，如轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、免修免考、休學(xué)退學(xué)等等，這就意味著我們要不停地改動學(xué)籍材料，書面上的修改固然必要，但它卻無法承受反復(fù)修改而造成的書面的涂改，一次又一次的重新排列組合。使用計算機(jī)就簡單多了，你只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，或插入或刪除或拖拽或計算，一切在瞬間就實(shí)現(xiàn)了新的排列組合，清清爽爽，井然有序。又如年年要組織的英語計算機(jī)省級統(tǒng)考，本是一件相當(dāng)繁雜的工作，從學(xué)員報名、考場安排、準(zhǔn)考證制作到考試結(jié)果的查詢登記公布，單憑手工操作是又費(fèi)時又費(fèi)力，且極容易張冠李戴，但運(yùn)用了一套計算機(jī)軟件自動生成系統(tǒng)則使一切問題迎刃而解。

2 盡快適應(yīng)計算機(jī)操作的熟練化、專業(yè)化和規(guī)范化，提高成人教育檔案管理的現(xiàn)代化水平

盡管我們已充分意識到成教檔案工作要上新臺階必須利用計算機(jī)來管理 ，但也必須認(rèn)識到，計算機(jī)畢竟是一個工具，它最終要由人來操作，它不可能代替人。具體地說，進(jìn)入計算機(jī)的所有原始數(shù)據(jù)必須由人來提供和輸入，如果管理人員在操作過程中存在這樣那樣的不熟練或不專業(yè)的問題，導(dǎo)致在輸入或倒入過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或數(shù)據(jù)丟失等問題，則會造成原始數(shù)據(jù)庫不真實(shí)、不準(zhǔn)確，從而發(fā)生錯誤的連鎖反應(yīng)，使現(xiàn)代化的手段不能發(fā)揮其應(yīng)有的效用。另外，如果管理人員不懂計算機(jī)的操作知識，面對計算機(jī)手足無措、手忙腳亂，那再先進(jìn)的科技手段到這里也只能是“英雄無用武之地”，延誤“戰(zhàn)機(jī)”不說，還勞民傷財。所有這一切，都會造成不能有效地發(fā)揮計算機(jī)效應(yīng)反而給檔案管理工作帶來諸多不便的嚴(yán)重后果。所以，作為成教管理人員，必須盡快學(xué)會一整套計算機(jī)操作和管理的知識，并以科學(xué)、規(guī)范的態(tài)度對待計算機(jī)管理，以提高現(xiàn)代化管理水平。具體應(yīng)做好以下幾方面工作：

1.定期組織有關(guān)工作人員參加系統(tǒng)的計算機(jī)辦公自動化的輔導(dǎo)和培訓(xùn)，特別是加強(qiáng)計算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)的培訓(xùn)以及電子檔案的接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，并明確提出要求，所有管理者必須通過相應(yīng)的考核，取得相應(yīng)的專業(yè)證書，持證上崗。

2.辦公室需配齊配足必要的計算機(jī)辦公系統(tǒng)，特別是一些新軟件的引進(jìn)和開發(fā)要舍得投資，并要保證及時到位。

3.工作人員的科學(xué)意識要到位，不能過度依賴計算機(jī)。工作人員必須加強(qiáng)對計算機(jī)操作的監(jiān)督和檢查力度，要反復(fù)核對每個信息項(xiàng)，保證做到準(zhǔn)確無誤。

3 提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高成人教育檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平

過去人們一直認(rèn)為成教檔案就是學(xué)籍檔案，比較單一，其實(shí)成教檔案的內(nèi)容非常豐富、形式也多種多樣，這些都需要系統(tǒng)地搜集和整理，而且平時就要做好歸類立卷工作。其中有一部分材料是要交給學(xué)校綜合檔案室集中保管的，像學(xué)生的學(xué)籍卡、錄取名冊、驗(yàn)印名冊、學(xué)位審批表、轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)材料，其他材料則需要由成教主管部門或系部自己保管。一些管理人員主動服務(wù)意識不強(qiáng)，管理方法欠缺，不失時機(jī)地收集整理檔案的意識淡薄，不懂得合理安排好填寫、搜集、歸類、立卷、造冊登記的流程，不懂得哪些材料應(yīng)該歸檔、何時歸檔、歸在何處、歸檔期限，現(xiàn)有的材料不懂得及時歸類存放，甚至漫不經(jīng)心地丟失材料，到了歸檔時才發(fā)現(xiàn)好多材料不完整，該收集的沒收上來，不該收的倒收上來了，結(jié)果是亂七八糟地堆在一起，那么檔案的錯漏缺損、亂七八糟的現(xiàn)象就在所難免了。特別是計算機(jī)處理信息的時代，對檔案管理人員的要求更高了，能否熟練操作教務(wù)管理的軟件，及時接收、保管電子檔案，是擺在我們面前的嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

綜上所述，成教檔案管理工作必須大量引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)管理人才，對現(xiàn)有的參差不齊的人員要加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，認(rèn)真宣傳《中華人民共和國檔案法》，要引進(jìn)激勵機(jī)制，落實(shí)崗位責(zé)任制，要多鼓勵那些既熱心成教檔案事業(yè)又甘于寂寞、不計得失、不辭辛苦，既懂得檔案業(yè)務(wù)知識又熟悉信息處理技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理工作者。

4 加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，改善配套設(shè)施，努力改善成人教育檔案存放的條件

運(yùn)用現(xiàn)代化的計算機(jī)管理檔案的手段是今后成教檔案管理工作的主要手段，但同時有些檔案材料必須以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，比如加蓋印章的重要通知或文件、原始的查課記錄、學(xué)員的入學(xué)及畢業(yè)登記表、學(xué)位申報表、發(fā)給任課教師的教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必須形成紙質(zhì)檔案；有些材料是既需要?dú)w電子檔案，也需要保存紙質(zhì)檔案。所以，紙質(zhì)檔案的分類立卷、裝盒入柜存放就顯得特別重要，而計算機(jī)硬件設(shè)備也更需優(yōu)化。

建電子檔案最基礎(chǔ)的載體當(dāng)然是一整套完善的計算機(jī)設(shè)備，還有信能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并要有開發(fā)程序用的正版軟件，這些都需要舍得投資去購置，才能保證大容量信息的集中保存，保證信息渠道的暢通無阻，才能促進(jìn)成教檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

紙質(zhì)檔案的存放更需要優(yōu)越的環(huán)境。任何一個正規(guī)的成人高校，都應(yīng)該有通風(fēng)、防潮、防蛀、防火、保密性能好的專門的檔案存放地點(diǎn)，且應(yīng)配備專門的檔案柜、檔案盒、檔案標(biāo)簽及卷宗目錄，做到分類存放，分冊登記，這樣既可以避免亂堆亂放，又便于進(jìn)一步整理和快速查詢，還可以確保檔案的安全、完整。