試論電子檔案和傳統檔案在管理中的區別和聯系經驗談

董翠國

摘 要：市場經濟體制的深化改革，為社會各行業的穩定發展創造了有利的條件。在此形勢影響下，為了更好地搜集與管理檔案信息，全面提升檔案管理水平，需要注重電子檔案與傳統檔案管理的有效區別，明確二者之間的聯系?；诖耍疚木碗娮訖n案與傳統檔案在管理中的區別和聯系展開論述。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；管理水平；區別；聯系

根據實踐經驗及相關的參考資料，不斷加強電子檔案和傳統檔案在管理中的區別和聯系研究，有利于提升單位檔案整體管理水平，提高檔案信息利用效率，最大限度的發揮電子檔案在各項業務中的優勢，更好的適應時代的發展要求。因此，需要從不同的方面對電子檔案和傳統檔案在管理方面的區別和聯系進行深入的探討。

1 電子檔案與傳統檔案管理工作現狀分析及相關特征

結合檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結合電子檔案與傳統紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。

3 電子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系

電子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系表現在：（1）二者本質上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統紙質檔案信息；（2）電子檔案是對傳統紙質檔案的繼承，相比紙質檔案管理工作效率更高， 某些業務中也需要交叉使用電子檔案與紙質檔案；（3）電子檔案的發展與傳統紙質檔案密切相關，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

4 結束語

做好檔案管理工作，對于各類信息的保存至關重要。因此，需要對電子檔案與傳統檔案在管理方面的區別和聯系有著必要的研究，確保檔案管理水平能夠始終保持在更高的層面上。因此，未來各單位發展中應重視不同類型檔案管理模式及方式的轉變與優化，大力培養專業檔案管理人才，促使各類檔案信息能夠達到及時的保存。

參考文獻

[1]蘇晗.淺析傳統紙質檔案管理與電子檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2016，（21）.

[2]陳柳青.電子檔案證明力研究[D].福建師范大學，2015，（03）.

[3]齊正.現代企業人力資源檔案管理對策研究[D].黑龍江大學，2013，（05）.