電子化時代圖書館的文書資料管理之我見經驗談

詹玉龍

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，各種信息之間的相互交流日益密切，需要存儲的信息也在不斷的擴大，因此對于各個地區來說，圖書館的文書資料的管理工作就顯得尤為的重要，而傳統的文書管理的模式已經遠遠落后現代社會的需求。因此，為了更好得發揮各個地區文書資料管理的作用，本文將以山東省某縣的實驗中學的圖書館文書資料管理為例，深入探究在文書管理過程中總結的管理經驗。

關鍵詞：電子化時代；圖書館；文書資料管理；經驗

現如今，各個中學的圖書管理隨著科學技術的發展也在進行一些管理模式上的創新，而由于計算機的普及，圖書管理的工作由紙質化開始向電子化不斷轉變，而且許多的中學的文書資料不斷的進行公開化、透明化、大眾化，這也為圖書館文書資料管理工作帶來了許多的困難。因此，由于實行電子化時代圖書館的文書資料管理方式由于受到多種因素的影響，實際的效果還不是特別明顯，而研究當前的圖書館文書的電子化管理對于更加的管理文書資料顯得尤為的重要。

1 圖書館文書資料電子化

由社會的發展趨勢決定，我國的文書資料管理工作將必然實行電子化，也將是圖書館文書管理工作的必然結果。隨著科學技術的不斷更新換代，對于文書管理工作來書提出了新的要求，即根據文書資料所涉及的領域的不同、保存的特殊要求、保密級別等不同方面采用不同的管理方式，從而使得管理的方式真正的為資料本身帶來一定的效應。比如，圖書館的一般文書資料主要采用模擬的方式，對于文書的原始數據及實物樣品在膠卷的管理時使用羅馬數字進行記錄，目錄的編寫以英文字母為主，從而使得文書的分類更加的清楚，而且還有利于查找，對于較為復雜的資料采用復制、比例放縮的形式。近幾年，由于電子照相產品的不斷更新，相機的像素有了大幅的提高，這對于使用電子化保存和展示文書資料的完整性上都起到了非常大的幫助。采用電子化時代圖書館的文書管理方式不僅提高了文書資料的使用率，還保障了資料的完整性、準確性以及客觀性。

當前，各個學校的圖書館文書管理的方式主要采用傳統的紙質管理與電子化相結合的方式，從而實現資料的電子信息化管理，對于實物資料只要以做好目錄，同時及時的做好數據的收集、修訂、保存工作為主，從而達到數據與實物相匹配的效果，以使方便圖書館文書資料管理的有序進行。

然而，在實際的文書電子化實行的過程中，由于信息化水平的不斷提升，造成一部分的文書資料開始硬化。因此，為了更好的適應社會的發展以及文書管理周圍環境的變化，以使得文書資料能夠有效的保存下來，現今，最為普遍的文書資料管理的格式為Born Digital Contents，同時輔之實物和電子記錄資料的方式進行文書的保存。

2 文書資料電子化過程

當前，各個學校的文書資料管理工作，通過全面的與電子技術的結合，在地方學校、社會各類活動的廣告信息以及活動過程中產生的網絡信息資料和各類文書都在漸漸的采用電子化的數據信息資料管理方式，對于較為復雜的實物資料要做好目錄，從而實現資源數據與信息之間的無縫對接。當文書資料以WEB形式時，文件以HTML和時時圖像數據進行保存；進行數據的插入時根據OS及瀏覽器的依賴程度，在確保數據完整性和外部環境安全的基礎上實行插入和應用程序的管理。

而文書的的實際操作人員要實事求是，認真的學習電子化文書管理的操作規范，履行好正確填寫文書的責任，同時還要適當的使用錄音筆、PDA、數碼相機、便攜式打印機以及筆記本電腦等工作設備，從而有效的開展取證、資料采集、數據錄入、打印等工作。

因此，為了進一步的實行文書資料電子化，首先要根據國家的相關規定編寫文書資料管理的目錄，然后要進行資料的實地取證以及核實，同時將文書送至相關部門進行審批修訂并打印歸檔，然后由監管部門進行審查，落實文書的執行情況，從而做到責任到人，提前報錯，績效考核，最后對文書工作者的資格進行審查，并將個人的詳細情況上傳網絡，從而進行系統化的管理，最終實現文書資料電子化過程的透明化、科學化、規范化。

3 目錄數據的設計思路構架

文書的目錄主要包括檔案館的代號、分類號、縮微號、文件編號、題名、稿本、密級、保管期限、規格、類型、數量、關鍵詞等項。記錄的形式是以數碼的方式通過光盤、磁帶、磁盤等載體依賴計算機進行數據的閱讀、再處理，同時還可以實現數據的交互處理的文件保存。

例如目錄中包括的分類項目中有字段名FLH、類型CHAR、字節30、允許空NULL；題名項目字段名TM、類型VAR CHAR、字節120、允許空NULL；密級項字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規格字段名ZTGG、數量字段名ZTSL等。文件數據的保存格式為DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開；在進行文件的再次壓縮和重組時要同時移交相應的解壓縮、合并方法；檔案號應嚴格采用“全宗號—年號—目錄號—案卷號—頁號”的格式；縮微號由畫副號和盤號組成；文件的編號由機關代字、年度、順序號組成；文種分為決議、通知、會議紀要、任務書等；對于校級文件管理的密級度來說分為內部級NB、秘密級MM、機密級JM、絕密級UM。

4 結束語

現如今，隨著信息技術的不斷發展，人們的生活方式有了許多的變化，特別是在閱讀的習慣上。因此，圖書館文書資料的電子化管理已經成為了各個學校文書管理的重要組成部分，實行電子化的管理可以有效的促進文書資料的使用率，同時還能夠充分的發揮信息技術的優勢，從而不斷的提升我國電子化時代圖書館的文書資料管理的發展。

參考文獻

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